Un administrador puede configurar que se requieran datos de contabilidad para los trabajos de impresión y para los trabajos de copia/captura.
Cuando se requieren datos de contabilidad para un trabajo, el usuario debe proporcionar dichos datos.
Para los trabajos de copia/captura, el usuario debe proporcionar los datos de contabilidad en el panel de control antes de copiar o capturar.
Para los trabajos de impresión, las aplicaciones de envío de trabajos y los drivers pueden preguntar a la impresora si se requieren datos de contabilidad. Si son necesarios, pueden obligar al usuario a facilitar esos datos. Así lo hacen Publisher Express, PRISMAproduce Tech y Driver Select for Microsoft Windows. Driver Express for Adobe Postscript no lo hace.
Si se requieren datos de contabilidad y la impresora recibe un trabajo sin datos de contabilidad, el trabajo se mantiene en la Smart Inbox y la impresora indica que faltan datos de contabilidad para el trabajo. A continuación, el usuario puede editar el trabajo en la Smart Inbox, especificar los datos de contabilidad y, por último, imprimir el trabajo.
En esta sección se describe el flujo de trabajo para imponer el uso de datos de contabilidad en trabajos de impresión, copia y captura.
Para poder imprimir mediante Driver Select for Microsoft Windows, Publisher Express o PRISMAproduce Tech, antes hay que suministrar datos de contabilidad.
Para copiar, capturar o imprimir desde USB, hay que suministrar datos de contabilidad en el panel de control antes de iniciar el trabajo.