In dit onderwerp wordt de volledige configuratie voor het e-mailen van accountingrapporten beschreven.
U moet de instellingen voor het e-mailen van de accountingrapporten instellen in de workflow [Configuratie]:
Accounting inschakelen
U moet accounting inschakelen om het volgende te doen:
Accountinggegevens verzamelen.
Het dialoogvenster [Accountingrapporten automatisch e-mailen] inschakelen. Dit dialoogvenster is verborgen wanneer accounting is uitgeschakeld.
De instellingen configureren om de accountingrapporten automatisch te e-mailen
Configureer de standaard-e-mailinstellingen en maak een geplande taak.
De rapporten selecteren die u aan de e-mail wilt toevoegen
Selecteer en configureer de rapporten. U kunt aangepaste e-mailinstellingen configureren.
U kunt de accountingrapporten beheren in de werkruimte [Rapporteren].
Klik op [Systeem] - [Accounting en rapportage] - [Accounting] - [Werkstroom voor accounting].
Schakel de optie [Accounting inschakelen] in.
Configureer de referenties voor de SQL-server.
Dezelfde SQL-server wordt gebruikt voor de betalingsworkflow. Zie hiervoor [Systeem] - [Connectiviteit] - [Betalingsproviders]. Wanneer u de instellingen voor de SQL-server in dat dialoogvenster wijzigt, worden de instellingen in dit dialoogvenster ook gewijzigd. Dit geldt andersom ook.
Geef het [Computernaam \ instantienaam:] op.
Via deze optie kunt u opgeven waar de accountingdatabase wordt opgeslagen. Bijvoorbeeld: SQL_servernaam\SQL_server_instantienaam.
Geef op hoe [Orderverwerking] verbinding maakt met de accountingdatabase. Het verificatietype is afhankelijk van de locatie van de SQL-server:
|
Locatie van de SQL-server |
Omschrijving |
|---|---|
|
Lokale SQL-server |
SQL-verificatie (aanbevolen) Geef de accountreferenties van een bestaande aanmeldingsaccount voor de SQL-server op. |
|
Externe SQL-server in het domein |
Windows-verificatie (aanbevolen) De referenties van de Windows-gebruiker worden gebruikt voor de verificatie. De gebruiker wordt niet gevraagd om een gebruikersnaam en wachtwoord. |
|
SQL-server buiten het domein |
SQL-verificatie (verplicht) Geef de accountreferenties gedefinieerd door de klant op voor de SQL-server. |
Typ het wachtwoord van de gebruiker sa. U hebt het wachtwoord voor de gebruiker sa opgegeven toen u PRISMAdirect installeerde.
Als de gebruiker systeembeheerrechten heeft voor de accountingdatabase, kunnen accountinggegevens worden verzameld.
[Verbinding testen]
Klik op deze knop om de verbinding met de SQL-server te testen.
Klik op [Opslaan].
Het dialoogvenster [Accountingrapporten automatisch e-mailen] wordt beschikbaar als u accounting hebt ingeschakeld. Zie de bovenstaande procedure.
Klik op [Systeem] - [Accounting en rapportage] - [Rapporteren] - [Accountingrapporten automatisch e-mailen].
Configureer de standaard-e-mailinstellingen.
Schakel de optie [Accountingrapporten automatisch e-mailen] in.
Geef het standaard-e-mailadres op. Dit is het e-mailadres van de ontvanger van de rapporten.
Als u meer dan een e-mailadres opgeeft, moet u een puntkomma gebruiken om de adressen te scheiden.
[Bestandsindeling voor rapport:]
De rapporten worden omgezet naar de geselecteerde indeling. De omgezette rapporten worden als bijlage aan de e-mail toegevoegd.
[Rapportageperiode [maanden]:]
De accountingrapporten voor de opgegeven rapportageperiode worden per e-mail verzonden.
Maak een geplande taak.
Klik op [Nieuwe trigger].
Geef op wanneer de taak moet worden gestart.
U kunt opgeven dat de taak één keer wordt uitgevoerd of u kunt een herhalingspatroon instellen. Geef de begindatum op of schakel de taak uit.
Typ de gebruikersnaam en het wachtwoord voor de gebruiker. Deze gebruiker voert de taak uit.
De taak AutomaticReportsEmailSender wordt gemaakt in de taakplanning. De taak wordt uitgevoerd met de opgegeven referenties.
Met de taak worden de geselecteerde rapporten gegenereerd voordat ze per e-mail worden verzonden. De rapporten die worden gegenereerd via de geplande taak, worden op de server opgeslagen in de map "Asset". U kunt de rapporten selecteren in het dialoogvenster [Accountingrapporten].
Klik op [Opslaan].
Klik op [Systeem] - [Accounting en rapportage] - [Rapporteren] - [Accountingrapporten].
Schakel de optie [Het rapport per e-mail verzenden] in voor elk rapport dat u als bijlage wilt toevoegen aan de e-mail. U kunt een of meer rapporten selecteren.
De bestandsnamen (*.rpt) van rapporten weergegeven in dit dialoogvenster. De rapporttitels worden echter weergegeven in de werkruimte [Rapporteren]. U wordt aangeraden een vergelijkbare bestandsnaam en rapporttitel te gebruiken wanneer u een nieuw rapport maakt.
Klik op het rapport om de rapportinstellingen te configureren.
Geef het e-mailadres op.
[Standaard]
Het rapport verzenden naar de ontvanger die is opgegeven in het dialoogvenster [Accountingrapporten automatisch e-mailen]
[Eigen]
Geef een aangepast e-mailadres voor de ontvanger op. Het aangepaste e-mailadres overschrijft het standaard-e-mailadres voor dit rapport.
Als u meer dan een e-mailadres opgeeft, moet u een puntkomma gebruiken om de adressen te scheiden.
[Het rapport bijvoegen]
Het rapport wordt als bestandsbijlage toegevoegd aan de e-mail.
[Hyperlink naar rapport toevoegen aan de e-mail]
Er wordt een koppeling toegevoegd aan de e-mail. Klik op de koppeling om het rapport te openen op de server.
[Bestaand rapport overschrijven]
U kunt alle versies van het rapport houden, maar u kunt ook de bestaande rapporten op de server overschrijven.
[Bestaand rapport automatisch verwijderen]
Schakel deze optie in als het rapport op de server automatisch moet worden verwijderd wanneer er een nieuw rapport wordt gegenereerd. U kunt een waarde opgeven in het draaivak voor het aantal dagen.
Klik op [Opslaan].