Sende rapporteringsoversikter via e-post

Dette emnet beskriver den fullstendige konfigurasjonen for å sende rapporteringsoversikter via e-post.

Du må konfigurere innstillingene for å sende rapporteringsoversikter via e-post i arbeidsflyten [Konfigurasjon]:

1. Aktivere rapportering

   Du må aktivere rapportering for å

   • hente rapporteringsinformasjon

   • aktivere dialogboksen [Send rapporter automatisk med e-post]. Denne dialogboksen er skjult når rapportering er deaktivert.

2. Konfigurere innstillingene for å sende rapporteringsoversikter automatisk via e-post

   Konfigurer standardinnstillingene for e-post, og opprett en planlagt oppgave.

3. Velge rapportene du vil legge ved e-postmeldingen

   Velg og konfigurer rapportene. Du kan konfigurere egendefinerte e-postinnstillinger.

Du kan administrere rapporteringsoversikten i arbeidsområdet [Rapportering].

Aktivere rapportering

1. Klikk på [System] - [Rapportering og oversikter] - [Rapportering] - [Arbeidsflyt for rapportering].

2. Aktiver alternativet [Aktiver rapportering].

3. Konfigurer påloggingsinformasjon for SQL-serveren.

   Den samme SQL-serveren brukes til arbeidsflyten for betaling – se [System] – [Tilkobling] – [Betalingsleverandører]. Når du endrer innstillingene for SQL-serveren i dialogboksen for betaling, endres også innstillingene i denne dialogboksen – og omvendt.

   1. Definer [Datamaskinnavn \ forekomstnavn:].

      Med dette alternativet kan du definere hvor rapporteringsdatabasen lagres. Eksempler: SQL_server_name\SQL_server_instance_name.

   2. Du må angi hvordan [Ordrebehandling] skal koble seg til rapporteringsdatabasen. Godkjenningstypen avhenger av SQL-serverens plassering:

      SQL-serverens plassering	Beskrivelse
      Lokal SQL-server	SQL-godkjenning (anbefales) Skriv inn påloggingsinformasjonen til en eksisterende påloggingskonto på SQL-serveren.
      Ekstern SQL-server innenfor domenet	Windows-godkjenning (anbefales) Windows-påloggingsinformasjonen brukes til godkjenning. Brukeren blir ikke bedt om brukernavn og passord.
      SQL-server utenfor domenet	SQL-godkjenning (obligatorisk) Skriv inn påloggingsinformasjonen som kunden har angitt for SQL-serveren.

   3. Skriv inn passordet for brukeren sa. Du angav passordet for brukeren sa da du installerte PRISMAdirect.

      Rapporteringsinformasjon kan samles inn når brukeren har systemadministreringsrettighter til rapporteringsdatabasen.

   4. [Teste tilkobling]

      Klikk på denne knappen for å teste tilkoblingen til SQL-serveren.

4. Klikk på [Lagre].

Konfigurere innstillingene for å sende rapporteringsoversikter automatisk via e-post

Dialogboksen [Send rapporter automatisk med e-post] blir tilgjengelig når du har aktivert rapportering. Se prosedyren ovenfor.

1. Klikk på [System] - [Rapportering og oversikter] - [Rapportering] - [Send rapporter automatisk med e-post].

2. Konfigurer standardinnstillingene for e-post.

   1. Aktiver alternativet [Send rapporter automatisk med e-post].

   2. Angi standard e-postadresse. Dette er e-postadressen til mottakeren av rapportene.

      Når du legger til mer enn én e-postadresse, må du bruke et semikolon til å skille adressene fra hverandre.

   3. [Filformat for rapport:]

      Rapportene konverteres til det valgte formatet. De konverterte rapportene legges ved e-postmeldingen.

   4. [Rapporteringsperiode [måneder]:]

      Rapportene for den angitte rapportperioden blir sendt med e-post.

3. Opprett en planlagt oppgave.

   • Klikk på [Ny utløser].

   • Angi når du ønsker at oppgaven skal starte.

     Du kan angi at oppgaven skal utføres én gang, eller du kan angi at den skal utføres flere ganger. Angi startdato, og aktiver eller deaktiver oppgaven.

   • Skriv brukernavn og passord for brukeren. Denne brukeren utfører oppgaven.

     Oppgaven [AutomaticReportsEmailSender]  blir opprettet i oppgaveplanleggeren. Oppgaven utføres med den oppgitte påloggingsinformasjonen.

     Oppgaven genererer de valgte rapportene og sender dem deretter via e-post. Rapportene som genereres gjennom planlagte oppgaver, lagres på serveren i mappen "Asset". Du kan velge rapporter i dialogboksen [Rapporteringsoversikter].

   • Klikk på [Lagre].

Velge rapportene du vil legge ved e-postmeldingen

1. Klikk på [System] - [Rapportering og oversikter] - [Rapportering] - [Rapporteringsoversikter].

2. Aktiver alternativet [Send rapporten via e-post] for hver rapport du vil legge ved e-postmeldingen. Du kan velge én eller flere rapporter.

   Rapportfilnavnene (*.rpt) vises i dialogboksen . Rapporttitlene vises imidlertid i arbeidsområdet [Rapportering]. Vi anbefaler at filnavn og tittel på rapporten er like når du oppretter rapporter.

3. Klikk på rapporten hvis du vil konfigurere innstillingene for rapporten.

   1. Angi e-postadresse.

      • [Standard] 

        Send rapporten til mottakeren som er angitt i dialogboksen [Send rapporter automatisk med e-post] 

      • [Egendefinert] 

        Angi en egendefinert e-postadresse for mottakeren. Den egendefinerte e-postadressen overstyrer standard e-postadresse for denne rapporten.

      Når du legger til mer enn én e-postadresse, må du bruke et semikolon til å skille adressene fra hverandre.

   2. [Legg ved rapporten]

      Rapporten legges ved e-posten som fil.

   3. [Legg til hyperkobling til rapporten i e-postmeldingen]

      Det legges til en kobling i e-posten. Klikk på koblingen for å åpne rapporten på serveren.

   4. [Overskriv eksisterende rapport]

      Du kan beholde alle versjoner av denne rapporten, eller du kan overskrive eventuelle eksisterende rapporter på serveren.

   5. [Slett eksisterende rapport automatisk]

      Aktivert dette alternativet hvis du vil slette den eksisterende rapporten på serveren automatisk når det opprettes en ny rapport. Du kan skrive en verdi i tallboksen for antall dager.

4. Klikk på [Lagre].