In dit onderwerp wordt de volledige configuratie voor het e-mailen van accountingrapporten beschreven.
U moet de instellingen voor het e-mailen van de accountingrapporten instellen in de workflow [Configuratie]:
Accounting inschakelen
U moet accounting inschakelen om het volgende te doen:
Accountinggegevens verzamelen.
Het dialoogvenster [Accountingrapporten automatisch e-mailen] inschakelen. Dit dialoogvenster is verborgen wanneer accounting is uitgeschakeld.
De instellingen configureren om de accountingrapporten automatisch te e-mailen
Configureer de standaard-e-mailinstellingen en maak een geplande taak.
De rapporten selecteren die u aan de e-mail wilt toevoegen
Selecteer en configureer de rapporten. U kunt aangepaste e-mailinstellingen configureren.
U kunt de accountingrapporten beheren in de werkruimte [Rapporteren].
Klik op [Systeem] - [Accounting en rapportage] - [Accounting] - [Werkstroom voor accounting].
Schakel de optie [Accounting inschakelen] in.
Configureer de referenties voor de SQL-server.
Dezelfde SQL-server wordt gebruikt voor de betalingsworkflow. Zie hiervoor [Systeem] - [Connectiviteit] - [Betalingsproviders]. Wanneer u de instellingen voor de SQL-server in dat dialoogvenster wijzigt, worden de instellingen in dit dialoogvenster ook gewijzigd. Dit geldt andersom ook.
Geef het [Computernaam \ instantienaam:] op.
Via deze optie kunt u opgeven waar de accountingdatabase wordt opgeslagen. Bijvoorbeeld: SQL_servernaam\SQL_server_instantienaam.
Geef op hoe [Orderverwerking] verbinding maakt met de accountingdatabase. Het verificatietype is afhankelijk van de locatie van de SQL-server:
|
Locatie van de SQL-server |
Omschrijving |
|---|---|
|
Lokale SQL-server |
SQL-verificatie (aanbevolen) Geef de accountreferenties van een bestaande aanmeldingsaccount voor de SQL-server op. |
|
Externe SQL-server in het domein |
Windows-verificatie (aanbevolen) De referenties van de Windows-gebruiker worden gebruikt voor de verificatie. De gebruiker wordt niet gevraagd om een gebruikersnaam en wachtwoord. |
|
SQL-server buiten het domein |
SQL-verificatie (verplicht) Geef de accountreferenties gedefinieerd door de klant op voor de SQL-server. |
Typ het wachtwoord van de gebruiker sa. U hebt het wachtwoord voor de gebruiker sa opgegeven toen u PRISMAdirect installeerde.
Als de gebruiker systeembeheerrechten heeft voor de accountingdatabase, kunnen accountinggegevens worden verzameld.
[Verbinding testen]
Klik op deze knop om de verbinding met de SQL-server te testen.
Klik op [Opslaan].
Het dialoogvenster [Accountingrapporten automatisch e-mailen] wordt beschikbaar als u accounting hebt ingeschakeld. Zie de bovenstaande procedure.
Klik op [Systeem] - [Accounting en rapportage] - [Rapporteren] - [Accountingrapporten automatisch e-mailen].
Configureer de standaard-e-mailinstellingen.
Schakel de optie [Accountingrapporten automatisch e-mailen] in.
Geef het standaard-e-mailadres op. Dit is het e-mailadres van de ontvanger van de rapporten.
Als u meer dan een e-mailadres opgeeft, moet u een puntkomma gebruiken om de adressen te scheiden.
[Bestandsindeling voor rapport:]
De rapporten worden omgezet naar de geselecteerde indeling. De omgezette rapporten worden als bijlage aan de e-mail toegevoegd.
[Rapportageperiode [maanden]:]
De accountingrapporten voor de opgegeven rapportageperiode worden per e-mail verzonden.
Maak een geplande taak.
Klik op [Nieuwe trigger].
Geef op wanneer de taak moet worden gestart.
U kunt opgeven dat de taak één keer wordt uitgevoerd of u kunt een herhalingspatroon instellen. Geef de begindatum op of schakel de taak uit.
Typ de gebruikersnaam en het wachtwoord voor de gebruiker. Deze gebruiker voert de taak uit.
De taak [AutomaticReportsEmailSender] wordt gemaakt in de taakplanning. De taak wordt uitgevoerd met de opgegeven referenties.
Met de taak worden de geselecteerde rapporten gegenereerd voordat ze per e-mail worden verzonden. De rapporten die via de geplande taak worden gegenereerd, worden op de server opgeslagen in de map "Asset". U kunt de rapporten selecteren in het dialoogvenster [Accountingrapporten].
Klik op [Opslaan].
Klik op [Systeem] - [Accounting en rapportage] - [Rapporteren] - [Accountingrapporten].
Schakel de optie [Het rapport per e-mail verzenden] in voor elk rapport dat u als bijlage wilt toevoegen aan de e-mail. U kunt een of meer rapporten selecteren.
De bestandsnamen (*.rpt) van rapporten weergegeven in dit dialoogvenster. De rapporttitels worden echter weergegeven in de werkruimte [Rapporteren]. U wordt aangeraden een vergelijkbare bestandsnaam en rapporttitel te gebruiken wanneer u een nieuw rapport maakt.
Klik op het rapport om de rapportinstellingen te configureren.
Geef het e-mailadres op.
[Standaard]
Het rapport verzenden naar de ontvanger die is opgegeven in het dialoogvenster [Accountingrapporten automatisch e-mailen]
[Eigen]
Geef een aangepast e-mailadres voor de ontvanger op. Het aangepaste e-mailadres overschrijft het standaard-e-mailadres voor dit rapport.
Als u meer dan een e-mailadres opgeeft, moet u een puntkomma gebruiken om de adressen te scheiden.
[Het rapport bijvoegen]
Het rapport wordt als bestandsbijlage toegevoegd aan de e-mail.
[Hyperlink naar rapport toevoegen aan de e-mail]
Er wordt een koppeling toegevoegd aan de e-mail. Klik op de koppeling om het rapport te openen op de server.
[Bestaand rapport overschrijven]
U kunt alle versies van het rapport houden, maar u kunt ook de bestaande rapporten op de server overschrijven.
[Bestaand rapport automatisch verwijderen]
Schakel deze optie in als het rapport op de server automatisch moet worden verwijderd wanneer er een nieuw rapport wordt gegenereerd. U kunt een waarde opgeven in het draaivak voor het aantal dagen.
Klik op [Opslaan].