Cette rubrique décrit la configuration complète pour envoyer les rapports de comptabilité par messagerie électronique.
Vous devez configurer les paramètres pour envoyer les rapports de comptabilité par messagerie électronique dans le cycle de traitement [Configuration] :
Activer la gestion des comptes
Vous devez activer la comptabilité pour :
collecter des informations de comptabilité.
Activez la boîte de dialogue [Envoyer les rapports de comptabilité automatiquement par e-mail]. Cette boîte de dialogue est masquée lorsque la comptabilité est désactivée.
Configurer les paramètres pour envoyer automatiquement les rapports de comptabilité par messagerie électronique
Configurez les paramètres de messagerie électronique par défaut et créez une tâche planifiée.
Sélectionnez les rapports que vous voulez joindre à l'e-mail
Sélectionnez et configurez les rapports. Vous pouvez configurer les paramètres de messagerie électronique personnalisés.
Vous pouvez gérer les rapports de comptabilité dans l'espace de travail [Rapports].
Cliquez sur [Système] - [Comptabilité et reporting] - [Comptabilité] - [Cycle de traitement de la comptabilité].
Activez l'option [Activer la gestion des comptes].
Configuration des informations d'identification pour le serveur SQL.
Le même serveur SQL est utilisé pour le workflow du paiement, voir [Système] - [Connectivité] - [Fournisseurs de paiement]. Lorsque vous modifiez les paramètres du serveur SQL dans cette boîte de dialogue, ils seront également modifiés dans cette boîte de dialogue et vice-versa.
Définissez l'option [Nom ordinateur \ nom instance :].
Grâce à cette option, vous définissez l'emplacement de stockage de la base de données de comptabilité. Par exemple : SQL_server_name\SQL_server_instance_name.
Vous devez définir la façon dont [Traitement des commandes] se connecte à la base de données de gestion. Le type d’authentification dépend de l’emplacement de SQL server :
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Emplacement du serveur SQL |
Description |
|---|---|
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Serveur SQL local |
Authentification SQL (recommandée) Entrez les informations d’identification de compte d’un compte de connexion existant pour le serveur SQL. |
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Serveur SQL distant à l’intérieur du domaine |
Authentification Windows (recommandée) Les informations d’identification de l’utilisateur Windows sont utilisées pour l’authentification. L'utilisateur n'est pas invité à entrer un nom d'utilisateur et un mot de passe. |
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Serveur SQL en dehors du domaine |
Authentification SQL (obligatoire) Entrez les informations d’identification de compte telles que définies par le client pour le serveur SQL. |
Saisissez le mot de passe de l’utilisateur sa. Vous avez défini le mot de passe pour l’utilisateur sa lorsque vous avez installé PRISMAdirect.
Les informations de gestion peuvent être collectées lorsque l'utilisateur dispose des droits d'administration sur la base de données de gestion.
[Test de connexion]
Cliquez sur ce bouton pour tester la connexion au serveur SQL.
Cliquez sur [Enregistrer].
La boîte de dialogue [Envoyer les rapports de comptabilité automatiquement par e-mail] devient disponible lorsque vous avez activé la comptabilité. Reportez-vous à la procédure ci-dessus.
Cliquez sur [Système] - [Comptabilité et reporting] - [Rapports] - [Envoyer les rapports de comptabilité automatiquement par e-mail].
Configurez les paramètres de messagerie électronique par défaut.
Activez l'option [Envoyer les rapports de comptabilité automatiquement par e-mail].
Définissez l'adresse e-mail par défaut. Il s’agit de l’adresse e-mail du destinataire des rapports.
Lorsque vous ajoutez plusieurs adresses e-mail, vous devez utiliser un point-virgule pour séparer les adresses.
[Format du fichier pour le rapport :]
Les rapports sont convertis au format sélectionné. Les rapports convertis sont joints à l'email.
[Période de reporting [mois] :]
Les rapports de comptabilisation pour la période de déclaration définie ont été envoyés par e-mail.
Créez une tâche programmée.
Cliquez sur [Nouveau déclencheur].
Définissez quand vous voulez que la tâche démarre.
Vous pouvez indiquer si la tâche sera exécutée une fois ou vous pouvez définir un modèle de récurrence. Définissez la date de début et activez ou désactivez la tâche.
Tapez le nom d'utilisateur et le mot de passe de l'utilisateur. Cet utilisateur exécute la tâche.
La tâche [AutomaticReportsEmailSender] est créée dans le programmateur de tâches. La tâche est exécutée avec les informations d'identification fournies.
La tâche génère les rapports sélectionnés avant l'envoi des rapports par messages électroniques. Les rapports générés par la tâche programmée sont enregistrés sur le serveur dans le dossier "Asset". Vous pouvez sélectionner les rapports dans la boîte de dialogue [Rapports de comptabilité].
Cliquez sur [Enregistrer].
Cliquez sur [Système] - [Comptabilité et reporting] - [Rapports] - [Rapports de comptabilité].
Activez l’option [Envoyer le rapport par email] pour chaque rapport que vous voulez joindre à la messagerie électronique. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs rapports.
Les noms de fichiers du rapport (*.rpt) s'affichent dans cette boîte de dialogue. Toutefois, les titres des rapports sont affichés dans l'espace de travail [Rapports]. Il est conseillé que le nom du fichier et le titre du rapport soient similaires lorsque vous créez un nouveau rapport.
Cliquez sur le rapport pour configurer les paramètres du rapport.
Définissez l'adresse e-mail.
[Par défaut]
Envoyez le rapport au destinataire défini dans la boîte de dialogue [Envoyer les rapports de comptabilité automatiquement par e-mail]
[Personnalisé]
Définissez une adresse de messagerie électronique personnalisée pour le destinataire. L’adresse de messagerie électronique personnalisée remplace l’adresse de messagerie par défaut pour ce rapport.
Lorsque vous ajoutez plusieurs adresses e-mail, vous devez utiliser un point-virgule pour séparer les adresses.
[Joindre le rapport]
Le rapport est joint en tant que fichier à l'email.
[Ajouter un hyperlien vers le rapport vers l'email]
Un lien est ajouté au message électronique. Cliquez sur le lien pour ouvrir le rapport sur le serveur.
[Ecraser le rapport existant]
Vous pouvez conserver toutes les versions de ce rapport ou vous pouvez écraser les rapports existants sur le serveur.
[Supprimer le rapport existant automatiquement]
Activez cette option pour supprimer automatiquement le rapport sur le serveur lorsqu'un nouveau rapport est généré. Vous pouvez taper une valeur dans le bouton fléché pour le nombre de jours.
Cliquez sur [Enregistrer].