Senden der Kostenzuordnungsberichte per E-Mail

In diesem Thema wird die vollständige Konfiguration für die E-Mail-Konfiguration der Kostenzuordnungsberichte beschrieben.

Sie müssen die Einstellungen konfigurieren, um die Kostenzuordnungsberichte im Arbeitsablauf [Konfiguration] per E-Mail zu senden:

1. Aktivieren der Kostenzuordnung

   Sie müssen die Kostenzuordnung für Folgendes aktivieren:

   • Informationen zur Kostenzuordnung erfassen.

   • Das Dialogfeld [E-Mail-Kostenzuordnung meldet automatisch] aktivieren. Dieses Dialogfeld ist ausgeblendet, wenn die Kostenzuordnung deaktiviert ist.

2. Konfigurieren Sie die Einstellungen, um Kostenzuordnungsberichte automatisch per E-Mail zu senden.

   Konfigurieren Sie die Standard-E-Mail-Einstellungen, und erstellen Sie eine geplante Aufgabe.

3. Wählen Sie aus, welchen Berichte an die E-Mail angehängt werden sollen.

   Wählen und konfigurieren Sie die Berichte. Sie können benutzerdefinierte E-Mail-Einstellungen konfigurieren.

Im Arbeitsbereich [Berichterstellung] können Sie die Kostenzuordnungsberichte verwalten.

Aktivieren der Kostenzuordnung

1. Klicken Sie auf [System] - [Kostenzuordnung und Berichterstellung] - [Kostenzuordnung] - [Kostenzuordnungsarbeitsablauf].

2. Aktivieren Sie die Option [Kostenzuordnung aktivieren].

3. Konfigurieren Sie die Anmeldeinformationen für den SQL-Server.

   Für den Zahlungsarbeitsablauf wird derselbe SQL-Server verwendet. Informationen finden Sie unter [System] - [Konnektivität] - [Zahlungsanbieter]. Wenn Sie die Einstellungen für den SQL-Server in diesem Dialogfeld ändern, werden auch die Einstellungen in diesem Dialogfeld geändert und umgekehrt.

   1. Legen Sie die [Computername \ Instanzname:] fest.

      Mit dieser Option definieren Sie, wo die Kostenzuordnungsdatenbank gespeichert wird. Beispiel: SQL_Server_Name\SQL_Server_Instanz_Name.

   2. Sie müssen festlegen, wie die [Auftragsverarbeitung] die Verbindung zur Datenbank für die Kostenzuordnung herstellt. Der Authentifizierungstyp hängt vom Standort des SQL-Servers ab:

      Position des SQL-Servers	Beschriftung
      Lokaler SQL-Server	SQL-Authentifizierung (empfohlen) Geben Sie die Anmeldeinformationen eines vorhandenen Anmeldekontos für den SQL-Server ein.
      Remote-SQL-Server innerhalb der Domäne	Windows-Authentifizierung (empfohlen) Für die Authentifizierung werden die Windows-Anmeldeinformationen des Benutzers verwendet. Der Benutzer wird nicht zur Eingabe von Benutzername und Passwort aufgefordert.
      SQL-Server außerhalb der Domäne	SQL-Authentifizierung (obligatorisch) Geben Sie die Kontoanmeldeinformationen gemäß der Definition durch den Kunden für den SQL-Server ein.

   3. Geben Sie das Passwort von Benutzer sa ein. Sie haben das Passwort für den Benutzer sa definiert, als Sie PRISMAdirect installiert haben.

      Die Informationen zur Kostenzuordnung können erfasst werden, wenn der Benutzer über Systemadministratorrechte für die Kostenzuordnungsdatenbank verfügt.

   4. [Verbindung testen]

      Zum Testen der Verbindung zum SQL-Server klicken Sie auf diese Schaltfläche.

4. Klicken Sie auf [Speichern].

Konfigurieren Sie die Einstellungen, um Kostenzuordnungsberichte automatisch per E-Mail zu senden

Das Dialogfeld [E-Mail-Kostenzuordnung meldet automatisch] wird zur Verfügung gestellt, wenn Sie die Kostenzuordnung aktiviert haben. Siehe obige Prozedur.

1. Klicken Sie auf [System] - [Kostenzuordnung und Berichterstellung] - [Berichterstellung] - [E-Mail-Kostenzuordnung meldet automatisch].

2. Konfigurieren Sie die Standard-E-Mail-Einstellungen.

   1. Aktivieren Sie die Option [E-Mail-Kostenzuordnung meldet automatisch].

   2. Legen Sie die Standard-E-Mail-Adresse fest. Dies ist die E-Mail-Adresse des Empfängers der Berichte.

      Wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen hinzufügen, müssen Sie die Adressen jeweils durch ein Semikolon trennen.

   3. [Dateiformat für Bericht:]

      Die Berichte werden in das ausgewählte Format konvertiert. Die konvertierten Berichte werden an die E-Mail angehängt.

   4. [Berichtszeitraum [Monate]:]

      Die Kostenzuordnungsberichte für den festgelegten Berichtszeitraum werden per E-Mail gesendet.

3. Erstellen Sie eine geplante Aufgabe.

   • Klicken Sie auf [Neuer Auslöser].

   • Legen Sie fest, wann die Aufgabe gestartet werden soll.

     Sie können festlegen, dass die Aufgabe einmal ausgeführt wird, aber Sie können auch ein Muster für die Wiederholungen festlegen. Legen Sie das Startdatum fest, und aktivieren oder deaktivieren Sie die Aufgabe.

   • Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort für den Benutzer ein. Dieser Benutzer führt die Aufgabe aus.

     Die Aufgabe [AutomaticReportsEmailSender]  wird im Aufgabenplaner erstellt. Die Aufgabe wird mit den bereitgestellten Anmeldeinformationen ausgeführt.

     Die Aufgabe generiert die ausgewählten Berichte, bevor sie per E-Mail gesendet werden. Die mithilfe der geplanten Aufgabe generierten Berichte werden auf dem Server im Ordner "Asset" gespeichert. Sie können die Berichte im Dialogfeld [Kostenzuordnungsberichte] auswählen.

   • Klicken Sie auf [Speichern].

Wählen Sie aus, welchen Berichte an die E-Mail angehängt werden sollen

1. Klicken Sie auf [System] - [Kostenzuordnung und Berichterstellung] - [Berichterstellung] - [Kostenzuordnungsberichte].

2. Aktivieren Sie die Option [Bericht per E-Mail senden] für alle Berichte, die Sie an die E-Mail anhängen möchten. Sie können einen oder mehrere Berichte auswählen.

   Die Berichtsdateinamen (*.rpt) werden in diesem Dialogfeld angezeigt. Die Berichtstitel werden im Arbeitsbereich [Berichterstellung] angezeigt. Es wird empfohlen, dass sich Dateiname und Titel eines Berichts ähneln, wenn Sie einen neuen Bericht erstellen.

3. Klicken Sie auf den Bericht, um die Berichtseinstellungen zu konfigurieren.

   1. Legen Sie die E-Mail-Adresse fest.

      • [Standard] 

        Senden Sie den Bericht an den im Dialogfeld [E-Mail-Kostenzuordnung meldet automatisch] definierten Empfänger.

      • [Benutzerdefiniert] 

        Definieren Sie eine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse für den Empfänger. Die benutzerdefinierte E-Mail-Adresse überschreibt die Standard-E-Mail-Adresse für diesen Bericht.

      Wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen hinzufügen, müssen Sie die Adressen jeweils durch ein Semikolon trennen.

   2. [Bericht anhängen]

      Der Bericht wird als Datei an die E-Mail angehängt.

   3. [Hyperlink zum Bericht zur E-Mail hinzufügen]

      Der E-Mail wird ein Link hinzugefügt. Klicken Sie auf den Link, um den Bericht auf dem Server zu öffnen.

   4. [Vorhandenen Bericht überschreiben]

      Sie können alle Versionen dieses Berichts behalten oder vorhandene Berichte auf dem Server überschreiben lassen.

   5. [Vorhandenen Bericht automatisch löschen]

      Aktivieren Sie diese Option, um den Bericht auf dem Server automatisch zu löschen, wenn ein neuer Bericht generiert wird. Sie können einen Wert im Drehfeld für die Anzahl der Tage eingeben.

4. Klicken Sie auf [Speichern].