Sende konteringsrapporterne via e-mail

I dette emne beskrives hele konfigurationen for afsendelse af konteringsrapporterne via e-mail.

Du skal konfigurere indstillingerne for at sende konteringsrapporterne via e-mail i arbejdsgangen [Konfiguration]:

1. Aktivere kontering

   Du skal aktivere kontering for at:

   • Indsamle konteringsoplysninger.

   • Aktivere dialogboksen [Send automatisk rapporter om kontostyring på e-mail]. Denne dialogboks er skjult, når kontering er deaktiveret.

2. Konfigurere indstillingerne for at sende konteringsrapporterne via e-mail automatisk

   Konfigurer standardindstillingerne for e-mail, og opret en planlagt opgave.

3. Vælge, hvilke rapporter du vil vedhæfte til e-mailmeddelelsen

   Vælg og konfigurer rapporterne. Du kan konfigurere brugerdefinerede indstillinger for e-mail.

Du kan administrere konteringsrapporterne i arbejdsområdet [Rapportering].

Aktivere kontering

1. Klik på [System] - [Kontering og rapportering] - [Kontering] - [Konteringsarbejdsgang].

2. Aktiver indstillingen [Aktiver kontering].

3. Konfigurer legitimationsoplysningerne for SQL-serveren.

   Den samme SQL-server bruges til betalingsarbejdsgangen. Se [System] - [Tilslutning] - [Betalingsudbydere]. Når du ændrer indstillingerne for SQL-serveren i denne dialogboks, ændres indstillingerne også i denne dialogboks og omvendt.

   1. Angiv [Computernavn \ navn på forekomst:].

      Med denne indstilling definerer du, hvor konteringsdatabasen lagres. Eksempel: SQL_server_name\SQL_server_instance_name.

   2. Du skal definere, hvordan [Ordrebehandling] opretter forbindelse til konteringsdatabasen. Godkendelsestypen afhænger af placeringen af SQL-serveren:

      Placering af SQL-server	Beskrivelse
      Lokal SQL-server	SQL-godkendelse (anbefales) Indtast kontolegitimationsoplysningerne for en eksisterende logonkonto for SQL-serveren.
      Ekstern SQL-server i domænet	Windows-godkendelse (anbefales) Windows-legitimationsoplysninger bruges til godkendelse. Brugeren bliver ikke bedt om et brugernavn og en adgangskode.
      SQL-server uden for domænet	SQL-godkendelse (obligatorisk) Skriv legitimationsoplysningerne, som defineret af kunden for SQL server.

   3. Indtast adgangskoden for brugeren sa. Du definerede adgangskoden for brugeren sa, da du installerede PRISMAdirect.

      Konteringsoplysninger kan indsamles, når brugeren har systemadministrationsrettigheder til konteringsdatabasen.

   4. [Teste forbindelse]

      Klik på denne knap for at teste forbindelsen til SQL-serveren.

4. Klik på [Gem].

Konfigurere indstillingerne for at sende konteringsrapporterne via e-mail automatisk

Dialogboksen [Send automatisk rapporter om kontostyring på e-mail] bliver tilgængelig, når du har aktiveret kontering. Se proceduren ovenfor.

1. Klik på [System] - [Kontering og rapportering] - [Rapportering] - [Send automatisk rapporter om kontostyring på e-mail].

2. Konfigurer standardindstillingerne for e-mail.

   1. Aktiver indstillingen [Send automatisk rapporter om kontostyring på e-mail].

   2. Definer standard-e-mailadressen. Det er e-mailadressen til modtageren af rapporterne.

      Når du tilføjer mere end en e-mailadresse, skal du bruge semikolon til at separere adresserne.

   3. [Filformat for rapport:]

      Rapporterne konverteres til det valgte format. De konverterede rapporter vedhæftes til e-mailmeddelelsen.

   4. [Rapporteringsperiode [måneder]:]

      Konteringsrapporterne for den definerede rapporteringsperiode sendes via e-mail.

3. Opret en planlagt opgave.

   • Klik på [Ny udløser].

   • Definer, hvor opgaven skal starte.

     Du kan definere, at opgaven udføres én gang, eller du kan indstille et gentagelsesmønster. Definer startdatoen, og aktiver eller deaktiver opgaven.

   • Skriv brugernavnet og adgangskoden for brugeren. Denne bruger kører opgaven.

     Opgaven [AutomaticReportsEmailSender]  oprettes i opgaveplanlægningen. Opgaven udføres med de leverede legitimationsoplysninger.

     Opgaven genererer de valgte rapporter, før rapporterne sendes på mail. De rapporter, der er oprettet via den planlagte opgave, er gemt på serveren i mappen "Asset". Du kan vælge rapporterne i dialogboksen [Kontostyringsrapporter].

   • Klik på [Gem].

Vælge, hvilke rapporter du vil vedhæfte til e-mailmeddelelsen

1. Klik på [System] - [Kontering og rapportering] - [Rapportering] - [Kontostyringsrapporter].

2. Aktiver indstillingen [Send rapporten på e-mail] for de rapporter, du vil vedhæfte til e-mailen. Du kan vælge en eller flere rapporter.

   Rapportfilnavne (*.rpt) vises i denne dialogboks. Rapporttitlerne vises imidlertid i arbejdsområdet [Rapportering]. Det anbefales, at filnavnet og titlen på rapporten ligner hinanden, når du opretter en ny rapport.

3. Klik på rapporten for at konfigurere rapportindstillingerne.

   1. Definer e-mailadressen.

      • [Standard] 

        Send rapporten til den modtager, der er defineret i dialogboksen [Send automatisk rapporter om kontostyring på e-mail] 

      • [Brugerdefineret] 

        Definer en brugerdefineret e-mailadresse til modtageren. Den brugerdefinerede e-mailadresse tilsidesætter standard-e-mailadressen for denne rapport.

      Når du tilføjer mere end en e-mailadresse, skal du bruge semikolon til at separere adresserne.

   2. [Vedhæft rapporten]

      Rapporten er vedhæftet denne e-mail som en fil.

   3. [Føj hyperlink til rapporten til e-mail]

      Der er føjet et link til e-mailen. Klik på linket for at åbne rapporten på serveren.

   4. [Overskriv eksisterende rapport]

      Du kan gemme alle versioner af denne rapport, eller du kan overskrive eventuelle eksisterende rapporter på serveren.

   5. [Slet eksisterende rapport automatisk]

      Aktivér denne indstilling for automatisk at slette rapporten på serveren, når der genereres en ny rapport. Du kan indtaste en værdi i skalafeltet for antal dage.

4. Klik på [Gem].