Odeslání účetních sestav e-mailem

Toto téma popisuje úplnou konfiguraci odesílání účetních sestav e-mailem.

Je nutné nakonfigurovat nastavení odesílání účetních sestav e-mailem [Konfigurace].

1. Povolení účtování

   Musíte povolit následující nastavení účtování:

   • Sběr informací o účtování.

   • Povolte dialogové okno [Odesílat účetní sestavy automaticky e-mailem]. Když je účtování zakázáno, je tento dialog skrytý.

2. Konfigurace nastavení automatického odesílání účetních sestav

   Konfigurace výchozího nastavení e-mailu a vytvoření plánovaného úkolu.

3. Vyberte, které sestavy chcete připojit k e-mailu.

   Vyberte a nakonfigurujte sestavy. Lze konfigurovat vlastní nastavení e-mailu.

Účetní sestavy můžete spravovat v pracovní oblasti [Hlášení výsledků].

Povolení účtování

1. Klepněte na [Systém] - [Účtování a zprávy] - [Účtování] - [Postup účtování].

2. Zapněte volbu [Povolit účetnictví].

3. Nakonfigurujte přihlašovací údaje pro server SQL.

   Stejný server SQL se používá pro pracovní postup platby, viz možnost [Systém] – [Připojení] – [Poskytovatelé plateb]. Když změníte nastavení serveru SQL v uvedeném dialogovém okně, změní se také nastavení v tomto dialogovém okně a naopak.

   1. Určete položku [Název počítače \ název instance:].

      Pomocí této volby určíte, kde je uložena databáze účtování. Příklad: Název_serveru_SQL\Název_instance_SQL.

   2. Musíte určit, jak se aplikace [Zpracování objednávek] připojuje k databázi účtování. Typ ověřování závisí na umístění serveru SQL:

      Umístění serveru SQL	Popis
      Místní server SQL	Ověření SQL (doporučeno) Zadejte přihlašovací údaje k existujícímu přihlašovacímu účtu serveru SQL.
      Vzdálený server SQL uvnitř domény	Ověření Windows (doporučeno) Přihlašovací údaje uživatele systému Windows se použijí pro ověření. Uživatel není vyzván k zadání uživatelského jména a hesla.
      Vzdálený server SQL mimo doménu	Ověření SQL (povinné) Zadejte přihlašovací údaje účtu, které zákazník určil pro server SQL.

   3. Pro uživatele sa zadejte heslo. Při instalaci aplikace PRISMAdirect jste zadali heslo pro uživatele sa.

      Informace o účtování lze shromáždit, pokud má uživatel pro databázi účtování práva správce systému.

   4. [Vyzkoušet připojení]

      Klepnutím na toto tlačítko otestujte připojení k serveru SQL.

4. Klepněte na tlačítko [Uložit].

Konfigurace nastavení automatického odesílání účetních sestav

Dialogové okno [Odesílat účetní sestavy automaticky e-mailem] bude k dispozici, když povolíte účtování. Viz výše uvedený postup.

1. Klepněte na [Systém] - [Účtování a zprávy] - [Hlášení výsledků] - [Odesílat účetní sestavy automaticky e-mailem].

2. Konfigurace výchozího nastavení e-mailu.

   1. Zapněte volbu [Odesílat účetní sestavy automaticky e-mailem].

   2. Zadejte výchozí e-mailovou adresu. Jedná se o e-mailovou adresu příjemce sestav.

      Pokud zadáváte více než jednu e-mailovou adresu, všechny adresy je třeba oddělit středníkem.

   3. [Formát souboru pro sestavu:]

      Sestavy se převedou do vybraného formátu. Převedené sestavy se připojí jako přílohy e-mailu.

   4. [Období sestavy [měsíce]:]

      Účetní sestavy za nastavené období sestavy budou odeslány e-mailem.

3. Vytvoření naplánované úlohy.

   • Klepněte na tlačítko [Nová aktivační událost].

   • Určete, kdy má být úkol zahájen.

     Můžete určit, že úkol bude spuštěn jednou, nebo můžete nastavit pravidlo opakování. Určete počáteční datum a povolte nebo zakažte úkol.

   • Zadejte uživatelské jméno a heslo pro daného uživatele. Tento uživatel spouští úkol.

     Úloha [AutomaticReportsEmailSender]  je vytvořena v plánovači úloh. Úloha se provede se zadanými přihlašovacími údaji.

     Úloha vygeneruje vybrané sestavy a poté je odešle e-mailem. Sestavy vygenerované pomocí naplánované úlohy jsou uloženy na server do složky "Asset". Sestavy můžete vybrat v dialogovém okně [Účetní sestavy].

   • Klepněte na tlačítko [Uložit].

Vyberte, které sestavy chcete připojit k e-mailu.

1. Klepněte na [Systém] - [Účtování a zprávy] - [Hlášení výsledků] - [Účetní sestavy].

2. U všech sestav, které chcete připojit k e-mailu, povolte možnost [Odeslat zprávu e-mailem]. Můžete vybrat jednu nebo více sestav.

   V tomto okně jsou zobrazeny názvy souborů sestav (*.rpt). Nicméně v pracovní oblasti [Hlášení výsledků] jsou zobrazovány názvy sestav. Doporučujeme, abyste při vytváření nové sestavy zadali název souboru a název sestavy, které si budou podobné.

3. Klepnutím na sestavu můžete konfigurovat nastavení sestavy.

   1. Zadejte e-mailovou adresu.

      • [Výchozí] 

        Odeslat sestavu příjemci definovanému v dialogovém okně [Odesílat účetní sestavy automaticky e-mailem] 

      • [Vlastní] 

        Zadejte jako příjemce specifickou e-mailovou adresu. Tato e-mailová adresa přepíše výchozí e-mailovou adresu pro tuto sestavu.

      Pokud zadáváte více než jednu e-mailovou adresu, všechny adresy je třeba oddělit středníkem.

   2. [Připojit zprávu]

      Sestava je připojena k e-mailu jako soubor.

   3. [Přidat do e-mailu hypertextový odkaz na zprávu]

      Do e-mailu je přidán odkaz. Klepnutím na odkaz otevřete sestavu na serveru.

   4. [Přepsat existující zprávu]

      Můžete ponechat všechny verze této sestavy, nebo můžete přepsat jakékoli existující verze na serveru.

   5. [Automaticky odstranit existující zprávu]

      Povolením této volby se při generování nové sestavy automaticky odstraní sestava na serveru. Počet dní můžete zadat v poli se šipkami.

4. Klepněte na tlačítko [Uložit].