本主题介绍通过电子邮件发送记帐报告的完整配置。
您必须在 [配置] 工作流程中配置设置以通过电子邮件发送记帐报告。
启用记帐
您必须启用记帐以：
收集记帐信息。
启用 [通过电子邮件自动发送记帐报告] 对话框。禁用记帐时会隐藏此对话框。
配置设置以通过电子邮件自动发送记帐报告
配置默认电子邮件设置并创建计划任务。
选择要附加到电子邮件中的报告
选择和配置报告。您可以配置自定义电子邮件设置。
您可以在 [报告] 工作区中管理记帐报告。
单击 [系统] - [记帐和报告] - [记帐] - [记帐工作流程] 。
启用[启用记帐] 选项。
为 SQL 服务器配置凭据。
付款工作流程使用相同的 SQL 服务器，请参阅 [系统] - [连接] - [付款提供商] 。在该对话框中更改 SQL 服务器的设置时，也会在该对话框中更改这些设置，反之亦然。
定义[计算机名 \ 实例名：] 。
使用此选项，可以定义记帐数据库的存储位置。例如：SQL 服务器名称\SQL 服务器实例名称。
您必须定义 [订单处理] 如何连接到记帐数据库。身份验证类型取决于 SQL 服务器的位置：
|
SQL 服务器的位置 |
说明 |
|---|---|
|
本地 SQL 服务器 |
SQL 身份验证（推荐） 键入 SQL 服务器的现有登录帐户的帐户凭据。 |
|
域内部的远程 SQL 服务器 |
Windows 身份验证（推荐） 使用 Windows 用户凭据进行身份验证。提示用户输入用户名和密码。 |
|
域外部的 SQL 服务器 |
SQL 身份验证（强制） 键入客户为 SQL 服务器定义的帐户凭据。 |
键入用户 sa 的密码。安装 PRISMAdirect 时，已为用户 sa 定义了密码。
当用户在记帐数据库上具有系统管理权限时可收集记帐信息。
[测试连接]
单击此按钮以测试与 SQL 服务器的连接。
单击[保存] 。
在启用了记帐后，[通过电子邮件自动发送记帐报告] 对话框会变得可用。请参见上面的过程。
单击 [系统] - [记帐和报告] - [报告] - [通过电子邮件自动发送记帐报告] 。
配置默认电子邮件设置。
启用[通过电子邮件自动发送记帐报告] 选项。
定义默认电子邮件地址。这是报告收件人的电子邮件地址。
在添加多个电子邮件地址时，必须使用分号分隔这些地址。
[报告的文件格式：]
报告将转换为选定的格式。转换后的报告将附加到电子邮件中。
[报告周期 [月]：]
将通过电子邮件发送定义的报告周期的记帐报告。
创建计划任务。
单击[新触发器] 。
定义希望何时启动该任务。
您可以定义执行一次该任务，也可以设置一种循环模式。定义开始日期并启用或禁用该任务。
键入用户的用户名和密码。该用户将运行任务。
将在任务计划程序中创建[AutomaticReportsEmailSender] 任务。该任务是使用提供的凭据执行的。
该任务生成选定的报告，然后再通过电子邮件发送这些报告。通过计划任务生成的报告保存在服务器上的 "Asset" 文件夹中。您可以在 [记帐报告] 对话框中选择这些报告。
单击[保存] 。
单击 [系统] - [记帐和报告] - [报告] - [记帐报告] 。
为要附加到电子邮件的每个报告启用 [通过电子邮件发送报告] 选项。您可以选择一个或多个报告。
将在该对话框中显示报告文件名 (*.rpt)。不过，报告标题显示在 [报告] 工作区中。在创建新报告时，建议使用类似的报告文件名和标题。
单击报告以配置报告设置。
定义电子邮件地址。
[默认]
将报告发送给 [通过电子邮件自动发送记帐报告] 对话框中定义的收件人
[自定义]
定义收件人的自定义电子邮件地址。该自定义电子邮件地址会覆盖此报告的默认电子邮件地址。
在添加多个电子邮件地址时，必须使用分号分隔这些地址。
[附加报告]
报告将作为文件附加到电子邮件中。
[将报告超链接添加到电子邮件中]
将在电子邮件中添加一个链接。单击该链接以在服务器上打开报告。
[覆盖现有的报告]
您可以保留该报告的所有版本，也可以覆盖服务器上的任何现有报告。
[自动删除现有的报告]
启用该选项，以便在生成新报告时自动删除服务器上的报告。您可以在微调框中键入一个天数值。
单击[保存] 。