Skicka redovisningsrapporterna via e-post

Det här avsnittet beskriver den fullständiga konfigurationen för att skicka redovisningsrapporterna via e-post.

Du använder arbetsflödet [Konfiguration] för att konfigurera inställningarna för att skicka redovisningsrapporterna via e-post:

1. Aktivera kontoföring

   Du måste aktivera kontoföring till:

   • Samla in redovisningsinformation.

   • Aktivera dialogrutan [E-postredovisningsrapporter automatiskt]. Den här dialogrutan är dold när redovisning har inaktiverats.

2. Konfigurera inställningarna för att automatiskt skicka redovisningsrapporterna via e-post

   Konfigurera standardinställningarna för e-post och skapa en schemalagd uppgift.

3. Välj vilka rapporter du vill bifoga i e-postmeddelandet

   Välj och konfigurera rapporterna. Du kan konfigurera anpassade e-postinställningar.

Du kan hantera redovisningsrapporterna på arbetsytan [Rapportering].

Aktivera kontoföring

1. Klicka på [System] - [Redovisning och rapporter] - [Administration] - [Arbetsflöde för redovisning].

2. Aktivera alternativet [Aktivera redovisning].

3. Konfigurera SQL-serverns inloggningsuppgifter.

   Samma SQL-server används i betalningsarbetsflödet – se [System] - [Anslutning] - [Betalningsleverantörer]. Om du ändrar inställningarna för SQL-servern i den dialogrutan ändras även inställningarna i den här dialogrutan och vice versa.

   1. Ange [Datornamn \ instansnamn:].

      Med det här alternativet anger du var redovisningsdatabasen finns. Exempelvis: SQL_servernamn\SQL_server_instansnamn.

   2. Du måste ange hur [Bearbetning av beställning] ansluter till administrationsdatabasen. Autentiseringstypen beror på SQL-serverns plats:

      SQL-serverns plats	Beskrivning
      Lokal SQL-server	SQL-autentisering (rekommenderas) Skriv in inloggningsuppgifterna från ett befintligt inloggningskonto för SQL-servern.
      SQL-fjärrserver inom domänen	Windows-autentisering (rekommenderas) Användaruppgifterna för Windows används för autentiseringen. Användaren uppmanas inte att ange ett användarnamn och ett lösenord.
      SQL-server utanför domänen	SQL-autentisering (obligatoriskt) Skriv in de kontouppgifter som har angetts av kunden för SQL-servern.

   3. Ange lösenordet för användaren sa. Du definierade lösenordet för användaren sa när du installerade PRISMAdirect.

      Redovisningsinformation kan samlas in när användaren har rättigheter för systemadministration i redovisningsdatabasen.

   4. [Testa anslutning]

      Klicka på den här knappen för att testa anslutningen till SQL-servern.

4. Klicka på [Spara].

Konfigurera inställningarna för att automatiskt skicka redovisningsrapporterna via e-post

Dialogrutan [E-postredovisningsrapporter automatiskt] blir tillgänglig när du har aktiverat redovisning. Se proceduren ovan.

1. Klicka på [System] - [Redovisning och rapporter] - [Rapportering] - [E-postredovisningsrapporter automatiskt].

2. Konfigurera standardinställningarna för e-post.

   1. Aktivera alternativet [E-postredovisningsrapporter automatiskt].

   2. Ange den e-postadress som används som standard. Det här är den e-postadress som rapporterna skickas till.

      När du lägger till mer än en e-postadress måste du ange ett semikolon för att separera adresserna.

   3. [Filformat för rapport:]

      Rapporterna konverteras till valt format. De konverterade rapporterna bifogas till e-postmeddelandet.

   4. [Rapporteringsperiod [månader]:]

      Redovisningsrapporter för definierad rapportperiod e-postas.

3. Skapa en schemalagd uppgift.

   • Klicka [Ny utlösare].

   • Ange när du vill att uppgiften ska starta.

     Du kan ange att uppgiften utförs en gång, eller kan du ställa in ett återkommande mönster. Ange startdatum och aktivera eller inaktivera uppgiften.

   • Ange användarens användarnamn och lösenord. Den här användaren kör uppgiften.

     Uppgiften [AutomaticReportsEmailSender]  skapas i uppgiftsplaneraren. Uppgiften verkställs med angivna uppgifter.

     Uppgiften genererar de valda rapporterna innan de skickas med e-post. Rapporterna som genereras via den schemalagda uppgiften sparas i mappen "Asset" på servern. Du kan välja rapporterna i dialogrutan [Redovisningsrapporter].

   • Klicka på [Spara].

Välj vilka rapporter du vill bifoga i e-postmeddelandet

1. Klicka på [System] - [Redovisning och rapporter] - [Rapportering] - [Redovisningsrapporter].

2. Aktivera alternativet [E-posta rapporten] för varje rapport du vill bifoga i e-postmeddelandet. Du kan välja en eller flera rapporter.

   Rapporternas filnamn (*.rpt) visas i den här dialogrutan. Namnet på rapporterna visas emellertid på arbetsytan [Rapportering]. Vi rekommenderar att rapportens filnamn och namn liknar varandra när du skapar en ny rapport.

3. Konfigurera rapportinställningarna genom att klicka på rapporten.

   1. Ange e-postadressen.

      • [Standard] 

        Skicka rapporten till den mottagare som definierades i dialogrutan [E-postredovisningsrapporter automatiskt] 

      • [Anpassad] 

        Definiera en anpassad e-postadress för mottagaren. Den anpassade e-postadressen åsidosätter den e-postadress som används som standard för den här rapporten.

      När du lägger till mer än en e-postadress måste du ange ett semikolon för att separera adresserna.

   2. [Bifoga rapporten]

      Rapporten bifogas som en fil i e-postmeddelandet.

   3. [Lägg till en hyperlänk till rapporten i e-postmeddelandet]

      En länk läggs till i e-postmeddelandet. Klicka på länken om du vill öppna rapporten på servern.

   4. [Skriv över den befintliga rapporten]

      Du kan behålla alla versioner av den här rapporten, men du kan även ersätta eventuella befintliga rapporter på servern.

   5. [Ta bort en befintlig rapport automatiskt]

      Välj det här alternativet om du vill radera rapporten på servern automatiskt när en ny rapport genereras. Du kan ange antalet dagar i rutan.

4. Klicka på [Spara].