В этом разделе содержится описание полной настройки процесса отправки по электронной почте отчетов системы учета.
Необходимо настроить параметры для отправки по электронной почте отчетов системы учета в потоке операций [Конфигурация]:
Включить систему учета
Необходимо включить систему учета:
Соберите информацию системы учета.
Включите диалоговое окно [Автоматически отправлять бухгалтерские отчеты по электронной почте]. Это диалоговое окно не отображается, если система учета отключена.
Настройка параметров для автоматической отправки по электронной почте отчетов системы учета
Настройте параметры электронной почты по умолчанию и создайте запланированную задачу.
Выберите отчеты для вложения в сообщение электронной почты.
Выберите и настройте отчеты. Вы можете задать собственные настройки электронной почты.
Можно управлять соответствующими отчетами об учете в рабочем пространстве [Представление отчета].
Щелкните [Система] — [Система учета и отчеты] — [Система учета] — [Рабочий процесс учета].
Включите параметр [Включить систему учета].
Настройте данные для входа для SQL-сервера.
Тот же самый сервер SQL используется для рабочего процесса выполнения платежей, см. [Система] — [Подключение] — [Поставщики платежных услуг]. При изменении настроек сервера SQL в этом диалоговом окне, настройки также изменятся в этом диалоговом окне, и наоборот.
Определите [Имя компьютера \ имя экземпляра:].
С помощью этого параметра определяется место сохранения базы данных учета. Например, имя_сервера_SQL\имя_экземпляра_сервера_SQL.
Необходимо определить способ подключения [Обработка заказа] к базе данных учета. Тип проверки подлинности зависит от местонахождения сервера SQL:
|
Местонахождение сервера SQL |
Описание |
|---|---|
|
Локальный сервер SQL |
Проверка подлинности SQL (рекомендуется) Введите регистрационные данные существующей учетной записи для сервера SQL. |
|
Удаленный сервер SQL внутри домена |
Проверка подлинности Windows (рекомендуется) Регистрационные данные о пользователе Windows используются для проверки подлинности. У пользователя не запрашивается ввод имени пользователя и пароля. |
|
Сервер SQL вне домена |
Проверка подлинности SQL (обязательная) Введите регистрационные данные учетной записи, как определено клиентом для сервера SQL. |
Введите пароль пользователя sa. Пароль пользователя sa задается во время установки PRISMAdirect.
Учетная информация может быть собрана при наличии у пользователя прав на администрирование системы в базе данных учета.
[Проверка подключения]
Щелкните эту кнопку , чтобы проверить соединение с SQL-сервером.
Щелкните [Сохранить].
Диалоговое окно [Автоматически отправлять бухгалтерские отчеты по электронной почте] становится доступным после включения системы учета. См. приведенную выше процедуру.
Щелкните [Система] — [Система учета и отчеты] — [Представление отчета] — [Автоматически отправлять бухгалтерские отчеты по электронной почте].
Настройте параметры электронной почты по умолчанию.
Включите параметр [Автоматически отправлять бухгалтерские отчеты по электронной почте].
Укажите адрес электронной почты по умолчанию. Это адрес электронной почты получателя отчетов.
При добавлении нескольких адресов электронной почты необходимо использовать в качестве разделителя точку с запятой.
[Формат файла отчета:]
Отчеты преобразовываются в выбранный формат. Преобразованные отчеты добавляются как вложения электронной почты.
[Отчетный период [мес.]:]
Выполняется отправка по электронной почте бухгалтерских отчетов для заданного отчетного периода.
Создайте запланированную задачу.
Щелкните [Новое условие].
Укажите, когда должно быть запущено задание.
Можно указать однократное выполнение задания или график выполнения задания. Укажите дату начала и включите/выключите задание.
Укажите имя пользователя и пароль для соответствующего пользователя. Этот пользователь выполняет задание.
Задача [AutomaticReportsEmailSender] создается в планировщике задач. Для выполнения задачи используются предоставленные учетные данные.
Задача создает заданные отчеты перед отправлением их по электронной почте. Отчеты, созданные с помощью запланированной задачи, сохраняются на сервере в папке "Asset". В этом диалоговом окне [Бухгалтерские отчеты] можно выбрать отчеты.
Щелкните [Сохранить].
Щелкните [Система] — [Система учета и отчеты] — [Представление отчета] — [Бухгалтерские отчеты].
Установите флажок [Отправить отчет по эл. почте] для каждого отчета, который хотите вложить в сообщение электронной почты. Можно выбрать один или несколько отчетов.
Имена файлов с отчетами (*.rpt) отображаются в этом диалоговом окне. Однако заголовки отчетов отображаются в рабочем пространстве [Представление отчета]. Рекомендуется при создании нового отчета указывать одинаковые названия для файла и заголовка отчета.
Нажмите отчет для настройки параметров отчета.
Укажите адрес электронной почты.
[По умолчанию]
Отправка отчета получателю, указанному в диалоговом окне [Автоматически отправлять бухгалтерские отчеты по электронной почте]
[Настраиваемый]
Укажите пользовательский адрес электронной почты получателя. Пользовательский адрес электронной почты перезапишет адрес электронной почты, установленный по умолчанию для этого отчета.
При добавлении нескольких адресов электронной почты необходимо использовать в качестве разделителя точку с запятой.
[Приложить отчет]
Отчет прикрепляется к электронному письму в виде файла.
[Добавить к эл. письму гиперссылку на отчет]
В сообщение электронной почты добавляется ссылка. Щелкните ссылку, чтобы открыть отчет на сервере.
[Перезаписать существующий отчет]
Вы можете сохранять все версии этого отчета или перезаписывать любые имеющиеся отчеты на сервере.
[Удалить существующий отчет автоматически]
Включите эту опцию, чтобы автоматически удалять отчет на сервере при создании нового отчета. Количество дней можно выбрать в списке-счетчике.
Щелкните [Сохранить].