このトピックでは、アカウント レポートを電子メールで送信するための完全な設定について説明します。
アカウント レポートを電子メールで送信するための設定は、「[設定] 」ワークフローで定義する必要があります。
アカウンティングの有効化
次のことを行うには、アカウンティングを有効にする必要があります。
アカウント情報を収集する。
「[アカウント レポートを自動的にメールで送信] 」ダイアログ ボックスを有効にする。アカウンティングが無効の場合、このダイアログ ボックスは表示されません。
アカウント レポートを自動的に電子メールで送信するための設定を行う
デフォルトの電子メール設定を定義し、スケジュールされたタスクを作成します。
電子メールに添付するレポートを選択する
レポートを選択して設定します。カスタムの電子メール設定を定義できます。
「[レポート] 」ワークスペースでアカウント レポートを管理できます。
「[システム] 」-「[会計とレポート] 」-「[アカウンティング] 」-「[アカウンティング設定] 」をクリックします。
「[アカウンティングを有効化する] 」オプションを有効にします。
SQL サーバーの資格情報を設定します。
同じSQL サーバーが支払いワークフローのために使用されます。[システム] - [接続性] - [支払いプロバイダー] を参照してください。そのダイアログ ボックスの中で SQL サーバーに対する設定を変更すると、その設定はこのダイアログ ボックスの中でも変更されます (その逆も同様)。
「[コンピュータ名 \\ インスタンス名:] 」を定義します。
このオプションでは、アカウント データベースの格納場所を定義します。例：SQL_server_name\SQL_server_instance_name
[受注処理] がどのようにアカウント データベースに接続するかを定義する必要があります。認証タイプは SQL サーバーの場所に依存します：
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SQL サーバーの場所 |
説明 |
|---|---|
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ローカル SQL サーバー |
SQL 認証不要（推奨） SQL サーバーに対する既存のログイン アカウントのアカウント資格情報を入力します。 |
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ドメイン内のリモート SQL サーバー |
Windows 認証（推奨） Windows ユーザーの資格情報が認証に使用されます。ユーザーは、ユーザー名とパスワードの入力を促されることはありません。 |
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ドメイン外の SQL サーバー |
SQL 認証（必須） SQL サーバーに対して顧客によって定義された通りのアカウント資格情報を入力します。 |
ユーザー sa のパスワードを入力します。ユーザー sa のパスワードは、PRISMAdirect のインストール時に定義したものです。
ユーザーがアカウント データベースでシステム管理者権限を持っている場合に、アカウント情報が収集できます。
[接続のテスト]
このボタンをクリックして、SQL サーバーへの接続をテストします。
「[保存] 」をクリックします。
アカウンティングを有効にすると、「[アカウント レポートを自動的にメールで送信] 」ダイアログ ボックスが使用可能になります。上の手順を参照してください。
「[システム] 」-「[会計とレポート] 」-「[レポート] 」-「[アカウント レポートを自動的にメールで送信] 」をクリックします。
デフォルトの電子メール設定を定義します。
「[アカウント レポートを自動的にメールで送信] 」オプションを有効にします。
デフォルトの電子メール アドレスを定義します。これは、レポートの受取人の電子メール アドレスです。
2 つ以上の E メール アドレスを追加する場合、アドレスを区別するためセミコロンを使用する必要があります。
[レポートのファイル形式:]
レポートは選択したフォーマットに変換されます。変換されたレポートは E メールに添付されます。
[レポート期間 [月数]:]
定義したレポート期間のアカウント レポートが E メールで送信されます。
スケジュールされたタスクを作成します。
「[新しいトリガー] 」をクリックします。
いつタスクを開始するかを定義します。
タスクが 1 回のみ実行されるように定義するか、繰り返されるパターンを設定できます。開始日を定義し、タスクを有効または無効にします。
ユーザーのユーザー名とパスワードを入力します。このユーザーがタスクを実行します。
[AutomaticReportsEmailSender] タスクがタスク スケジューラで作成されます。指定した資格情報を使用してタスクが実行されます。
タスクでは、レポートを E メールで送信する前に、選択したレポートが生成されます。スケジュールされたタスクによって生成されるレポートはサーバーの "Asset" フォルダに保存されます。「[会計レポート設定] 」ダイアログ ボックスでレポートを選択できます。
「[保存] 」をクリックします。
「[システム] 」-「[会計とレポート] 」-「[レポート] 」-「[アカウント レポート] 」をクリックします。
電子メールに添付するレポートごとに、「[レポートをメールで送信] 」オプションを有効にします。1 つ以上のレポートを選択できます。
レポートのファイル名 (*.rpt) がこのダイアログ ボックスに表示されます。ただし、「[レポート] 」ワークスペースにはレポートのタイトルが表示されます。新しいレポートを作成するときは、レポートのファイル名とタイトルが同様になることをお勧めします。
レポートをクリックして、レポート設定を定義します。
E メール アドレスを定義します。
[デフォルト]
「[アカウント レポートを自動的にメールで送信] 」ダイアログ ボックスで定義した受取人にレポートを送信します。
[カスタム]
受取人のカスタムの電子メール アドレスを指定します。カスタムの電子メール アドレスはレポートのデフォルトの電子メール アドレスよりも優先されます。
2 つ以上の E メール アドレスを追加する場合、アドレスを区別するためセミコロンを使用する必要があります。
[レポートの添付]
レポートは E メールにファイルとして添付されます。
[レポートへのハイパーリンクをメールに追加]
E メールにリンクが追加されます。サーバー上のレポートを開くには、このリンクをクリックします。
[既存のレポートを上書き]
このレポートのすべてのバージョンを維持することも、サーバー上の既存のレポートを上書きすることもできます。
[既存のレポートを自動的に削除]
このオプションを有効にした場合、新しいレポートが生成されると、サーバー上のレポートが自動的に削除されます。日数のスピンボックスに値を入力できます。
「[保存] 」をクリックします。