Questo argomento descrive la configurazione completa per inviare i rapporti dei centri di costo mediante un messaggio e-mail.
Per inviare i rapporti del centro di costo tramite messaggi e-mail nel flusso di lavoro [Configurazione] è necessario configurare le impostazioni:
Attivazione centri di costo
È necessario attivare il centro di costo per:
Raccogliere informazioni del centro di costo.
Attivare la finestra di dialogo [I rapporti centro di costo e-mail vengono generati automaticamente]. Quando il centro di costo è disabilitato questa finestra di dialogo è nascosta.
Configurazione delle impostazioni per inviare automaticamente i rapporti dei centri di costo tramite messaggio e-mail
Configurare le impostazioni e-mail predefinite e creare un'attività pianificata.
Selezionare i rapporti da allegare al messaggio e-mail.
Selezionare e configurare i rapporti. È possibile configurare le impostazioni e-mail personalizzate.
È possibile gestire i rapporti dei centri di costo nell'area di lavoro [Creazione di rapporti].
Fare clic su [Sistema] - [Centri di costo e creazione di rapporti] - [Contabilizzazione] - [Flusso di lavoro contabilizzazione].
Attivare l'opzione [Abilita centro di costo].
Configurare le credenziali per il server SQL.
Lo stesso server SQL viene utilizzato per il flusso di lavoro di pagamento. Vedere [Sistema] - [Connettività] - [Provider servizio di pagamento]. Quando si modificano le impostazioni per il server SQL in tale finestra di dialogo, le impostazioni cambieranno anche in questa finestra di dialogo e viceversa.
Specificare la [Nome computer \ nome istanza:].
Con questa opzione è possibile specificare il percorso di memorizzazione del database dei centri di costo. Ad esempio: SQL_server_nome\SQL_server_istanza_nome.
È necessario specificare la modalità di connessione di [Elaborazione ordini] al database dei centri di costo. Il tipo di autenticazione dipende dalla posizione del server SQL:
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Posizione del server SQL |
Descrizione |
|---|---|
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Server SQL locale |
Autenticazione SQL (consigliata) Digitare le credenziali di un account di accesso esistente per il server SQL. |
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Server SQL remoto all'interno del dominio |
Autenticazione Windows (consigliata) Le credenziali utente Windows vengono utilizzate per l'autenticazione. All'utente non è richiesto il nome e la password. |
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Server SQL all'esterno del dominio |
Autenticazione SQL (obbligatoria) Digitare le credenziali account definite dal cliente per il server SQL. |
Immettere la password dell'utente sa. La password sa per l'utente è stata definita al momento dell'installazione di PRISMAdirect.
Le informazioni sui centri di costo possono essere raccolte quando l'utente possiede i diritti di amministrazione del sistema sui database dei centri di costo.
[Verifica connessione]
Fare clic su questo pulsante per verificare la connessione al server SQL.
Fare clic su [Salva].
La finestra di dialogo [I rapporti centro di costo e-mail vengono generati automaticamente] diventa disponibile dopo che il centro di costo è stato attivato. Vedere la procedura precedente.
Fare clic su [Sistema] - [Centri di costo e creazione di rapporti] - [Creazione di rapporti] - [I rapporti centro di costo e-mail vengono generati automaticamente].
Configurare le impostazioni e-mail predefinite.
Attivare l'opzione [I rapporti centro di costo e-mail vengono generati automaticamente].
Definire l'indirizzo e-mail predefinito. Questo è l'indirizzo e-mail del destinatario dei rapporti.
Quando si aggiungono più indirizzi e-mail, utilizzare un punto e virgola per separare gli indirizzi.
[Formato file per rapporto:]
I rapporti vengono convertiti nel formato selezionato. I rapporti convertiti vengono allegati al messaggio e-mail.
[Periodo rapporto [mesi]:]
I rapporti del centro di costo per il periodo specificato vengono inviati per e-mail.
Creare un'operazione pianificata.
Fare clic su [Nuovo trigger].
Definire quando si desidera avviare l'attività.
È possibile definire che l'attività venga eseguita una volta oppure è possibile impostare un criterio di ricorrenza. Definire la data di inizio e attivare o disattivare l'attività.
Digitare il nome utente e la password per l'utente. Questo utente esegue l'attività.
L'attività [AutomaticReportsEmailSender] viene creata nel pianificatore attività. L'attività viene eseguita con le credenziali fornite.
L'attività genera i rapporti selezionati prima di inviarli tramite e-mail. I rapporti generati tramite l'attività pianificata vengono salvati sul server nella cartella "Asset". È possibile selezionare i rapporti nella finestra di dialogo [Rapporti centro di corso].
Fare clic su [Salva].
Fare clic su [Sistema] - [Centri di costo e creazione di rapporti] - [Creazione di rapporti] - [Rapporti centro di corso].
Attivare l'opzione [Inviare il rapporto tramite e-mail] per ogni rapporto che si desidera allegare all'e-mail. È possibile selezionare uno o più rapporti.
In questa finestra di dialogo vengono visualizzati i nomi file dei rapporti (*.rpt). Tuttavia, i titoli dei rapporti vengono visualizzati nell'area di lavoro [Creazione di rapporti]. È consigliabile che il nome file e il titolo del rapporto siano simili quando si crea un nuovo rapporto.
Fare clic sul rapporto per configurarne le impostazioni.
Definire l'indirizzo e-mail.
[Predefinito]
Inviare il rapporto al destinatario definito nella finestra di dialogo [I rapporti centro di costo e-mail vengono generati automaticamente]
[Personalizzato]
Specificare un indirizzo e-mail personalizzato per il destinatario. L'indirizzo e-mail personalizzato sostituisce l'indirizzo e-mail predefinito per il rapporto.
Quando si aggiungono più indirizzi e-mail, utilizzare un punto e virgola per separare gli indirizzi.
[Allega rapporto]
Il rapporto viene allegato come file all'e-mail.
[Aggiungi collegamento ipertestuale all'e-mail]
All'e-mail viene aggiunto un collegamento. Fare clic sul collegamento per aprire il rapporto sul server.
[Sovrascrivi rapporto esistente]
È possibile conservare tutte le versioni di questo rapporto oppure è possibile sovrascrivere qualsiasi rapporto esistente sul server.
[Elimina rapporto esistente automaticamente]
Attivare questa opzione per eliminare automaticamente il rapporto sul server quando viene generato un nuovo rapporto. È possibile immettere un valore nella casella di selezione per il numero di giorni.
Fare clic su [Salva].