Lähetä laskutusraportit sähköpostitse

Tämä osio sisältää ohjeet, joilla voit määrittää laskutusraporttien lähettämisen sähköpostitse.

Sinun täytyy määrittää laskutusraporttien sähköpostitse lähettämisen asetukset työnkulussa [Määrittely]:

1. Laskutuksen käyttöönotto

   Sinun täytyy ottaa kirjanpito käyttöön, jotta voit

   • kerätä laskutustietoja

   • ottaa käyttöön valintaikkunan [Sähköpostita laskutusraportit automaattisesti], Sillä tämä valintaikkuna on piilotettu, kun kirjanpito on poissa käytöstä.

2. Määritä asetukset siten, että laskutusraportit lähetetään automaattisesti sähköpostitse

   Määritä oletussähköpostiasetukset ja luo ajoitettu tehtävä.

3. Valitse, mitkä raportit haluat liittää sähköpostiin

   Valitse ja määritä raportit. Voit määrittää mukautetut sähköpostiasetukset.

Voit hallinnoida laskutusraportteja työtilassa [Raportointi].

Laskutuksen käyttöönotto

1. Valitse [Järjestelmä] - [Laskutus ja raportointi] - [Laskutus] - [Kirjanpidon työnkulku].

2. Ota [Laskutuksen käyttöönotto] -asetus käyttöön.

3. Määritä SQL-palvelimen tunnistetiedot.

   Samaa SQL-palvelinta käytetään maksun työnkulkuun. Katso [Järjestelmä] - [Liitettävyys] - [Maksupalveluiden tarjoajat]. Kun muutat SQL-palvelimen asetuksia kyseisessä valintaikkunassa, asetukset muuttuvat myös tässä valintaikkunassa ja päinvastoin.

   1. Määritä [Tietokoneen nimi \ ilmentymän nimi:].

      Tässä asetuksessa voit määrittää laskutustietokannan sijainnin. Esimerkki: SQL_server_name\SQL_server_instance_name.

   2. Sinun on määritettävä, miten [Tilausten käsittely] muodostaa yhteyden laskutustietokantaan. Todennustyyppi määräytyy SQL-palvelimen sijainnin perusteella:

      SQL-palvelimen sijainti	Kuvaus
      Paikallinen SQL-palvelin	SQL-todennus (suositus) Kirjoita SQL-palvelimen aiemmin luodun kirjautumistilin tunnistetiedot.
      SQL-etäpalvelin toimialueella	Windows-todennus (suositus) Todennukseen käytetään Windows-käyttäjän tunnistetietoja. Käyttäjältä ei kysytä käyttäjätunnusta ja salasanaa.
      SQL-palvelin toimialueen ulkopuolella	SQL-todennus (pakollinen) Kirjoita asiakkaan SQL-palvelimelle määrittämät tilin tunnistetiedot.

   3. Anna käyttäjän sa salasana. Olet määrittänyt käyttäjän sa salasanan, kun asensit PRISMAdirectin.

      Laskutustietoja voidaan kerätä, kun käyttäjällä on järjestelmänvalvojan oikeudet laskutustietokantaan.

   4. [Testaa yhteys]

      Napsauttamalla tätä painiketta voit testata yhteyden SQL-palvelimeen.

4. Napsauta [Tallenna].

Määritä asetukset siten, että laskutusraportit lähetetään automaattisesti sähköpostitse

Valintaikkuna [Sähköpostita laskutusraportit automaattisesti] on käytettävissä, kun olet ottanut kirjanpidon käyttöön. Saat lisätietoja ohjeista yllä.

1. Valitse [Järjestelmä] - [Laskutus ja raportointi] - [Raportointi] - [Sähköpostita laskutusraportit automaattisesti].

2. Määritä oletussähköpostiasetukset.

   1. Ota [Sähköpostita laskutusraportit automaattisesti] -asetus käyttöön.

   2. Määritä oletussähköpostiosoite. Tämä on raporttien vastaanottajan sähköpostiosoite.

      Jos lisäät enemmän kuin yhden sähköpostiosoitteen, erota ne toisistaan puolipisteellä.

   3. [Raportin tiedostomuoto:]

      Raportit muunnetaan valittuun muotoon. Järjestelmä liittää muunnetut raportit sähköpostiin liitetiedostoina.

   4. [Raportointijakso [kuukausina]:]

      Järjestelmä lähettää määritetyn raportointijakson laskutusraportit sähköpostitse.

3. Luo ajoitettu tehtävä.

   • Napsauta [Uusi käynnistin].

   • Määritä, milloin haluat tehtävän alkavan.

     Voit määrittää, että tehtävä suoritetaan kerran tai toistuvasti. Määritä aloituspäivä ja ota tehtävä käyttöön tai poista se käytöstä.

   • Kirjoita käyttäjän käyttäjätunnus ja salasana. Tämä käyttäjä suorittaa tehtävän.

     [AutomaticReportsEmailSender] -tehtävä muodostuu tehtävien ajastimeen. Tehtävä suoritetaan annetuilla tunnistetiedoilla.

     Tehtävä luo valitut raportit ennen niiden lähettämistä sähköpostitse. Ajoitetun tehtävän luomat raportit tallennetaan palvelimelle kansioon "Asset". Voit valita raportit valintaikkunassa [Laskutusraportit].

   • Napsauta [Tallenna].

Valitse, mitkä raportit haluat liittää sähköpostiin

1. Valitse [Järjestelmä] - [Laskutus ja raportointi] - [Raportointi] - [Laskutusraportit].

2. Ota asetus [Lähetä raportti sähköpostitse] käyttöön kaikille raporteille, jotka haluat liittää sähköpostiin. Voit valita yhden raportin tai useita raportteja.

   Raporttien tiedostonimet (*.rpt) näytetään tässä valintaikkunassa. Raporttien otsikot näytetään työtilassa [Raportointi]. Kun luot uutta raporttia, on suositeltavaa, että sen otsikko ja tiedostonimi vastaavat toisiaan.

3. Määritä raporttiasetukset napsauttamalla raporttia.

   1. Määritä sähköpostiosoite.

      • [Oletus] 

        Lähetä raportti vastaanottajalle, joka on määritetty valintaikkunassa [Sähköpostita laskutusraportit automaattisesti] 

      • [Mukautettu] 

        Määritä vastaanottajan mukautettu sähköpostiosoite. Mukautettu sähköpostiosoite korvaa tämän raportin oletussähköpostiosoitteen.

      Jos lisäät enemmän kuin yhden sähköpostiosoitteen, erota ne toisistaan puolipisteellä.

   2. [Liitä raportti]

      Raportti liitetään sähköpostiviestiin liitetiedostona.

   3. [Lisää sähköpostiin hyperlinkki raporttiin]

      Sähköpostiviestiin lisätään linkki. Avaa raportti palvelimella napsauttamalla linkkiä.

   4. [Korvaa aiemmin luotu raportti]

      Voit säilyttää kaikki tämän raportin versiot tai korvata palvelimella olevan version tallentamalla uuden version sen päälle.

   5. [Poista aiemmin luotu raportti automaattisesti]

      Ota tämä valinta käyttöön, kun haluat poistaa raportin vanhan version automaattisesti aina, kun uusi raportti luodaan. Voit kirjoittaa päivien määrän askellusruutuun.

4. Napsauta [Tallenna].