Enviar por correo electrónico los informes de contabilidad

En este tema, se describe toda la configuración para enviar por correo electrónico los informes de contabilidad.

Para enviar los informes de contabilidad por correo electrónico, debe configurar los ajustes del flujo de trabajo [Configuración]:

1. Activar contabilidad

   Tiene que habilitar la contabilidad para:

   • Recopilar información sobre la contabilidad.

   • Activar el cuadro de diálogo [Enviar por correo electrónico automáticamente los informes de contabilidad]. Este cuadro de diálogo está oculto cuando la contabilidad está desactivada.

2. Configurar los ajustes para enviar automáticamente los informes de contabilidad por correo electrónico

   Configure los ajustes de correo electrónico predeterminados y cree una tarea programada.

3. Seleccionar qué informes se van a adjuntar al correo electrónico

   Seleccione y configure los informes. Puede configurar el correo electrónico con ajustes personalizados.

Puede administrar los informes de contabilidad en el área [Informes].

Activar contabilidad

1. Haga clic en [Sistema] - [Contabilidad e informes] - [Contabilidad] - [Flujo de trabajo de contabilidad].

2. Habilite la opción [Habilitar contabilidad].

3. Configure las credenciales del servidor SQL.

   Este mismo servidor SQL Server se utiliza en el flujo de trabajo de pago (consulte [Sistema] - [Conectividad] - [Proveedores de pago] ). Si cambia la configuración del servidor SQL Server en ese cuadro de diálogo, también se modificarán los ajustes en este cuadro, y viceversa.

   1. Defina la [Nombre de ordenador \ nombre de instancia:].

      Con esta opción, se define la ubicación en la que se almacena la base de datos de contabilidad. Por ejemplo: nombre_servidor_SQL\nombre_instancia_servidor_SQL.

   2. Debe especificar el modo en que [Procesamiento de pedidos] se conecta a la base de datos de contabilidad. El tipo de autenticación depende de la ubicación del servidor SQL Server:

      Ubicación del servidor SQL Server	Descripción
      Servidor SQL Server local	Autenticación de SQL (recomendado) Escriba las credenciales de una cuenta de inicio de sesión existente para el servidor SQL Server.
      Servidor SQL remoto dentro del dominio	Autenticación de Windows (recomendado) Para la autenticación, se utilizan las credenciales de usuario de Windows. No se le solicita al usuario su nombre de usuario ni su contraseña.
      Servidor SQL Server ajeno al dominio	Autenticación de SQL (obligatorio) Especifique las credenciales de cuenta definidas por el cliente para el servidor SQL Server.

   3. Escriba la contraseña del usuario sa. La contraseña del usuario sa se definió al instalar PRISMAdirect.

      la información de contabilidad se puede recopilar cuando el usuario tiene derechos de administración del sistema en la base de datos de contabilidad.

   4. [Comprobación de la conexión]

      Haga clic en este botón para comprobar la conexión con el servidor SQL.

4. Haga clic en [Guardar].

Configurar los ajustes para enviar automáticamente los informes de contabilidad por correo electrónico

El cuadro de diálogo [Enviar por correo electrónico automáticamente los informes de contabilidad] se activa cuando se habilita la contabilidad. Consulte el procedimiento anterior.

1. Haga clic en [Sistema] - [Contabilidad e informes] - [Informes] - [Enviar por correo electrónico automáticamente los informes de contabilidad].

2. Configure los ajustes predeterminados del correo electrónico.

   1. Habilite la opción [Enviar por correo electrónico automáticamente los informes de contabilidad].

   2. Especifique la dirección de correo electrónico predeterminada. Esta será la dirección de correo electrónico del destinatario de los informes.

      Al agregar varias direcciones de correo electrónico, debe usar un punto y coma para separar las direcciones.

   3. [Formato de archivo del informe:]

      Los informes se convierten al formato seleccionado. Los informes convertidos se adjuntan al correo electrónico.

   4. [Periodo de notificación [meses]:]

      Los informes de contabilidad para el período de notificación definido se envían por correo electrónico.

3. Cree una tarea programada.

   • Haga clic en [Nuevo desencadenador].

   • Especifique cuándo desea iniciar la tarea.

     Puede establecer que la tarea se ejecute una sola vez o un patrón de recurrencia. Defina la fecha de inicio y habilite o deshabilite la tarea.

   • Escriba el nombre de usuario y la contraseña. Este usuario ejecuta la tarea.

     La tarea [AutomaticReportsEmailSender]  se crea en el programador de tareas. La tarea se ejecuta con las credenciales suministradas.

     La tarea genera los informes seleccionados antes de enviarlos por correo electrónico. Los informes generados por la tarea programada se guardan en la carpeta "Asset" del servidor. Puede seleccionar los informes en el cuadro de diálogo [Informes de contabilidad].

   • Haga clic en [Guardar].

Seleccionar qué informes se van a adjuntar al correo electrónico

1. Haga clic en [Sistema] - [Contabilidad e informes] - [Informes] - [Informes de contabilidad].

2. Habilite la opción [Enviar el informe por correo electrónico] en cada uno de los informes que desee adjuntar al correo electrónico. Puede seleccionar uno o varios informes.

   Los nombres de archivo de los informes (*.rpt) se muestran en este cuadro de diálogo. Sin embargo, los títulos de los informes se muestran en el área [Informes]. Cuando cree un nuevo informe, es conveniente que el nombre de archivo y el título sean parecidos.

3. Haga clic en el informe para configurar sus ajustes.

   1. Especifique la dirección de correo electrónico.

      • [Predeterminado] 

        Envíe el informe al destinatario definido en el cuadro de diálogo [Enviar por correo electrónico automáticamente los informes de contabilidad].

      • [Personalizado] 

        Defina una dirección de correo electrónico personalizada para el destinatario. La dirección de correo electrónico personalizada invalidará la dirección de correo electrónico predeterminada de este informe.

      Al agregar varias direcciones de correo electrónico, debe usar un punto y coma para separar las direcciones.

   2. [Adjuntar el informe]

      El informe se adjunta como archivo al correo electrónico.

   3. [Agregar hipervínculo del informe en el correo electrónico]

      Se añade un vínculo al correo electrónico. Haga clic en el vínculo para abrir el informe del servidor.

   4. [Sobrescribir informe existente]

      Puede guardar todas las versiones del informe o sobrescribir el informe del servidor existente.

   5. [Eliminar informes existentes automáticamente]

      Habilite esta opción para que el informe del servidor se elimine automáticamente cuando se genere un nuevo informe. Puede especificar un valor en el cuadro del número de días.

4. Haga clic en [Guardar].