En kunde har sendt en ordre. En ordre kan inneholde én eller flere jobber. En jobb kan inneholde én eller flere filer. Programmet konverterer automatisk alle filer som ikke har PDF-format, til PDF-filer. Hvis jobben inneholder flere filer, flettes PDF-filene til ett enkelt dokument automatisk. Rekkefølgen på filene avgjør hvordan filene flettes.
Når kunden har bedt om en prøve-PDF, må du sende en prøve-PDF av det flettede dokumentet til kunden. Kunden kan sjekke at prøve-PDF-en er riktig. Hvis det flettede dokumentet er riktig, godtar kunden prøve-PDF-en. Hvis det flettede dokumentet er feil, kan kunden kontakte deg slik at du kan rette opp det flettede dokumentet.
Kunden kan be om et PDF-utkast av et dokument med variable data. Dokumentet med variable data opprettes ved å bruke de variable dataene fra datakilden eller de manuelle inndataene i [VDP-dokument]. Du kan regulere filstørrelsen til PDF-utkastet i e-postmeldingen.
[Bruk alle rader]
Du kan bruke alle radene i datakilden i VDP-dokumentet. Filstørrelsen til PDF-utkastet kan overskride begrensningene for e-postvedlegg.
MERK
Systemadministratoren definerer det maksimale antallet sider i et dokument med variable data for [PDF-utkast til korrektur]. PDF-utkastet reduseres til det maksimale antallet sider.
[Bruk radnummer:]
Du kan bruke en bestemt rad i datakilden i VDP-dokumentet.
En e-post sendes til kunden. E-postmeldingen inneholder en kobling. Kunden kan klikke på koblingen for å godta eller avvise [PDF-utkast til korrektur].
[Kommunikasjonsstatus] til ordren og jobbene som det må sendes prøve-PDF for, blir [PDF-utkast sendt til gjennomsyn]. Ordren og jobbene som det må sendes prøve-PDF for, fargemerkes: 
.
Hvis e-postmeldingen ikke kan sendes, blir følgende melding føyd til kommunikasjonsstatusen: (E-posten ble ikke sendt).
Det anbefales at du venter til kunden godkjenner prøve-PDF-en. Du kan også klikke på [OK] -knappen i meldingen [Jeg venter ikke på svaret fra kunden.]. Deretter kan du fortsette å skrive ut jobben.
[Kommunikasjonsstatus] til ordren og jobbene som det har blitt sendt prøve-PDF for, blir [PDF-utkast godkjent]. Ordren og jobbene som det har blitt sendt prøve-PDF for, fargemerkes: 
.