Een klant heeft een order verzonden. Een order kan één of meer opdrachten bevatten. Een opdracht kan één of meer bestanden bevatten. Elk niet-PDF-bestand wordt door de toepassing automatisch geconverteerd naar een PDF-bestand. Als de opdracht meerdere bestanden bevat, worden de PDF-bestanden automatisch samengevoegd tot één document. Hoe de bestanden worden samengevoegd, hangt af van de volgorde van de bestanden.
Als de klant een proef-PDF heeft aangevraagd, moet u een proef-PDF van het samengevoegde document naar de klant sturen. De klant kan de proef-PDF controleren om te kijken of het in orde is. Als het samengevoegde document in orde is, accepteert de klant de proef-PDF. Als het samengevoegde document niet naar wens is, kan de klant contact opnemen met u om het samengevoegde document te verbeteren.
De klant kan om een proef-PDF van een document met variabele data verzoeken. Het document met variabele data wordt gemaakt door de variabele data uit de gegevensbron of de handmatige invoer toe te passen op het [VDP-document]. U kunt de bestandsgrootte van de proef-PDF in het e-mailbericht beheren.
[Alle rijen gebruiken]
U kunt alle rijen van de gegevensbron toepassen op het VDP-document. De bestandsgrootte van de proef-PDF kan de beperkingen voor e-mailbijlagen overschrijden.
OPMERKING
De systeembeheerder geeft het maximumaantal pagina's van een document met variabele data voor de [Proef-PDF] op. De proef-PDF wordt bijgesneden tot het maximumaantal pagina's.
[Rijnummer gebruiken:]
U kunt een bepaalde rij van de gegevensbron toepassen op het VDP-document.
Er wordt een e-mailbericht naar de klant gestuurd. Het e-mailbericht bevat een koppeling. De klant kan op de koppeling klikken om de [Proef-PDF] goed te keuren of af te wijzen.
De [Communicatiestatus] van de order en de opdrachten waarvoor een proef-PDF moet worden verzonden, wordt [Proef-PDF is verzonden]. De order en de opdrachten waarvoor een proef-PDF moet worden verzonden, zijn met een kleur gemarkeerd: 
.
Als de e-mail niet kan worden verzonden, wordt het volgende bericht toegevoegd aan de communicatiestatus: (De e-mail is niet verzonden).
Het wordt aangeraden om te wachten tot de klant de proef-PDF heeft geaccepteerd. U kunt ook klikken op de knop [OK] in het bericht [Ik wacht niet op antwoord van de klant.]. Vervolgens kunt u doorgaan met het afdrukken van de opdracht.
De [Communicatiestatus] van de order en de opdrachten waarvoor een proef-PDF is verzonden, wordt [Proef-PDF is geaccepteerd]. De order en de opdrachten waarvoor een proef-PDF is verzonden, zijn met een kleur gemarkeerd: 
.