Egy ügyfél elküldött egy rendelést. Egy rendelés egy vagy több munkát tartalmazhat. Egy munka egy vagy több fájlt tartalmazhat. Az alkalmazás automatikusan átalakít minden nem-PDF fájlt PDF fájlformátumra. Ha a munka több fájlt tartalmaz, akkor a PDF fájlok automatikusan egyetlen dokumentummá lesznek összevonva. A fájlok sorrendje határozza meg az összevonás módját.
Ha az ügyfél kért egy ellenőrző PDF-et, akkor ezt az összevont dokumentumról el kell küldeni neki. Az ügyfél átnézheti az ellenőrző PDF-et, hogy az megfelelő-e. Megfelelő összevont dokumentum esetén az ügyfél elfogadja az ellenőrző PDF-et. Hibás összevont dokumentum esetén az ügyfél kapcsolatba léphet az operátorral, akinek ki kell javítania a dokumentumot.
Az ügyfél kérhet egy ellenőrző PDF-et a változó adatú dokumentumból. A változó adatú dokumentumok létrehozása a változó adatok adatforrásból vagy kézi bevitelből a [VDP dokumentum] -ba való alkalmazással történik. Az e-mail üzenetben küldött ellenőrző PDF méretét felügyelni lehet.
[Összes sor használata]
Alkalmazhatja az adatforrás összes sorát a VDP dokumentumban. Az ellenőrző PDF fájlmérete meghaladhatja az e-mail üzeneteknél a melléklethez engedélyezett fájlméretet.
MEGJEGYZÉS
A rendszergazda adja meg a változó adatú dokumentum maximális oldalszámát az [Ellenőrző PDF] -hez. Az ellenőrző PDF levágásra kerül a maximális oldalszámnál.
[Sorszám használata:]
A felhasználó alkalmazhatja az adatforrás összes kijelölt sorát a VDP dokumentumban.
Az ügyfél egy e-mail üzenetet kap. Az e-mail tartalmaz egy hivatkozást is. Az [Ellenőrző PDF] jóváhagyásához vagy elutasításához az ügyfél rákattinthat a hivatkozásra.
Azoknak a rendeléseknek és munkáknak a [Kommunikációs állapot] -a, amelyekhez az ellenőrző PDF-et el kell küldeni [Ellenőrző PDF elküldve] lesz. Azoknak a rendeléseknek és munkáknak a színe, amelyekhez az ellenőrző PDF-et el kell küldeni, a következő lesz: 
.
Ha az e-mail nem küldhető el, akkor a következő üzenetet fűzi a rendszer a kommunikációs állapothoz: (Az e-mailt nem sikerült elküldeni).
Javasoljuk, hogy várja meg, amíg az ügyfél elfogadja az ellenőrző PDF-et. Ha kívánja rákattinthat az [OK] gombra is a [Nem kívánok várni az ügyfél válaszára.] üzenetben. Ezután folytathatja a munka kinyomtatását.
Azoknak a rendeléseknek és munkáknak a [Kommunikációs állapot] -a, amelyekhez az ellenőrző PDFel lett küldve [Ellenőrző PDF elfogadva] lesz. Azoknak a rendeléseknek és munkáknak a színe, amelyekhez az ellenőrző PDF el lett küldve, a következő lesz: 
.