O cliente pode criar um e-mail e anexar um ou mais ficheiros ao e-mail. No e-mail, o cliente pode definir a encomenda. Por exemplo: 20 cópias, livro e envie-me um PDF para revisão antes de iniciar a produção. O cliente envia o e-mail para o centro de impressão.
O administrador configura se o utilizador pode criar uma encomenda a partir do Office 365 e do Microsoft Outlook. Esta funcionalidade apenas é suportada em sistemas operativos Windows.
Abra o Microsoft Outlook ou o Office 365.
Seleccionar um e-mail com anexos.
Todos os anexos são adicionados à encomenda. Não pode seleccionar um subconjunto dos anexos.
Clique no botão [Criar encomenda a partir de e-mail] no Microsoft Outlook ou no Office 365.
A janela [Processamento de pedidos] abre-se. A encomenda criada a partir do Microsoft Outlook ou do Office 365 apenas pode conter um trabalho.
Não pode selecionar um servidor nem um cliente quando cria um trabalho novo a partir do Microsoft Outlook ou do Office 365.
Preencha a folha de trabalho da encomenda.
Ao nível da encomenda, os itens definem as informações comerciais. Por exemplo, o nome da encomenda, o endereço para entrega, as informações para facturação, etc.
Itens de folha de trabalho obrigatórios são marcados com um ponto. Terá de preencher estes itens obrigatórios.
Os seguintes itens são copiados do e-mail para a encomenda:
Endereço de e-mail
Os primeiros 3000 carateres da mensagem de e-mail são adicionados às definições de saída na secção [Detalhes do trabalho].
Clique em [Adicionar trabalho].
O painel da direita apresenta os produtos que estão disponíveis para o operador.
Seleccione um produto para criar o trabalho. O produto selecionado determina as opções de ficheiro disponíveis e os itens de folha de trabalho do trabalho.
O trabalho acabado de criar contém os ficheiros anexos do e-mail.
Se o trabalho novo contiver vários ficheiros, terá de determinar a ordem dos ficheiros.
Preencha a folha de trabalho.
Pode definir os valores dos itens disponíveis na folha de trabalho. A folha de trabalho contém as definições de saída, o número de cópias, etc. As definições de saída determinam a forma como o trabalho é produzido. Utilize as informações do e-mail para preencher as definições de saída.
Clique em [Enviar].
A aplicação converte automaticamente todos os ficheiros não-PDF em ficheiros PDF. Se o trabalho contiver vários ficheiros, os ficheiros PDF são intercalados automaticamente num só documento. A ordem dos ficheiros determina a forma como os ficheiros são intercalados.
A encomenda e o respetivo trabalho são criados com o [Estado de comunicação] = [Novo].