De klant kan een e-mail schrijven en een of meer bijlagen aan de e-mail toevoegen. In de e-mail kan de klant de order definiëren. Bijvoorbeeld: 20 kopieën, boekje, proef-PDF verzenden voordat de productie start. De klant verzendt de e-mail naar de repro.
De beheerder configureert of u een order kunt maken vanuit Office 365 en Microsoft Outlook. Deze functionaliteit wordt alleen ondersteund voor Windows-besturingssystemen.
Open Microsoft Outlook of Office 365.
Selecteer een e-mail met bijlagen.
Alle bijlagen worden aan de order toegevoegd. U kunt niet een subset van de bijlagen selecteren.
Klik op de knop [Order maken met e-mail] in Microsoft Outlook of Office 365.
De [Orderverwerking] wordt geopend. De order gemaakt in Microsoft Outlook of Office 365 kan slechts één opdracht bevatten.
U kunt geen server of klant selecteren als u een nieuwe opdracht in Microsoft Outlook of Office 365 maakt.
Vul de orderbon in.
Op orderniveau worden de items door de zakelijke gegevens gedefinieerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de ordernaam, het bezorgadres, de factureringsinformatie etc.
Verplichte bonitems zijn gemarkeerd met een stip. U moet deze verplichte items invullen.
De volgende items worden uit de e-mail naar de order gekopieerd:
E-mailadres
De eerste 3000 tekens uit het e-mailbericht worden toegevoegd aan de uitvoerinstellingen in het gedeelte [Opdrachtdetails].
Klik op [Opdracht toevoegen].
In het rechterdeelvenster worden de producten weergegeven die beschikbaar zijn voor de operator.
Selecteer een product om de opdracht te maken. Welke bestandsopties en bonitems beschikbaar zijn voor de opdracht, is afhankelijk van het product dat is geselecteerd.
De nieuwe opdracht bevat de bijgevoegde bestanden van de e-mail.
Als de nieuwe opdracht meerdere bestanden bevat, dient u de volgorde van de bestanden te bepalen.
Vul de opdrachtbon in.
U kunt de waarden voor de beschikbare opdrachtbonitems opgeven. De opdrachtbon bevat de uitvoerinstellingen, het aantal exemplaren, enzovoort. De uitvoerinstellingen bepalen hoe de opdracht wordt geproduceerd. Gebruik de gegevens in de e-mail om de uitvoerinstellingen in te vullen.
Klik op [Verzenden].
Elk niet-PDF-bestand wordt door de toepassing automatisch geconverteerd naar een PDF-bestand. Als de opdracht meerdere bestanden bevat, worden de PDF-bestanden automatisch samengevoegd tot één document. Hoe de bestanden worden samengevoegd, hangt af van de volgorde van de bestanden.
De order en de bijbehorende opdracht worden gemaakt met [Communicatiestatus] = [Nieuw].