Le client peut créer un message électronique et y joindre un ou plusieurs fichiers. Le client peut définir la commande dans le message électronique. Par exemple : 20 copies, brochure et m'envoyer une épreuve PDF avant le début de la production. Le client envoie le message électronique à la salle d'impression.
L'administrateur configure si vous pouvez créer une commande à partir de Office 365 et de Microsoft Outlook. Cette fonctionnalité n'est prise en charge que pour les systèmes d'exploitation Windows.
Ouvrez Microsoft Outlook ou Office 365.
Sélectionnez un email avec des pièces jointes.
Toutes les pièces jointes sont ajoutées à la commande. Vous ne pouvez pas sélectionner un sous-jeu des pièces jointes.
Cliquez sur le bouton [Créer une commande à partir de l'email] dans Microsoft Outlook ou Office 365.
Le [Traitement des commandes] s'ouvre. La commande créée à partir de Microsoft Outlook ou d'Office 365 ne peut contenir qu'un seul travail.
Vous ne pouvez pas sélectionner de serveur ni de client lorsque vous créez un travail à partir de Microsoft Outlook ou d'Office 365.
Remplissez le ticket de commande.
Au niveau de la commande, les éléments définissent les informations commerciales. Par exemple, le nom de la commande, l'adresse de livraison, les informations de facturation, etc.
Les éléments du ticket obligatoires sont indiqués par un point. Vous devez obligatoirement renseigner ces éléments.
Les éléments suivants sont copiés de l'email vers la commande :
Adresse électronique
Les 3000 premiers caractères du message électronique sont ajoutés aux paramètres de sortie dans la section [Détails du travail].
Cliquez sur [Ajouter un travail].
Les produits disponibles pour l'opérateur apparaissent dans le volet droit.
Sélectionnez un produit pour créer le travail. Le produit sélectionné détermine les options de fichier et les éléments de ticket disponibles pour le travail.
Le travail récemment créé contient les fichiers joints de la messagerie électronique.
Si le nouveau travail contient des fichiers multiples, vous devez déterminer leur ordre.
Remplissez le ticket de travail.
Vous pouvez définir les valeurs des éléments du ticket de travail disponibles. Le ticket de travail contient les paramètres de sortie, le nombre de copies, etc. Les paramètres de sortie déterminent la façon dont le travail est produit. Utilisez les informations du message électronique pour renseigner les paramètres de sortie.
Cliquez sur [Soumettre].
L'application convertit automatiquement tous les fichiers non PDF en fichiers au format PDF. Si le travail contient plusieurs fichiers, les fichiers PDF sont automatiquement fusionnés dans un seul document. L'ordre des fichiers détermine la façon dont les fichiers ont été fusionnés.
La commande et ses travaux sont créés avec [Etat de la communication] = [Nouveau].