Der Kunde kann eine E-Mail erstellen und eine oder mehrere Dateien an die E-Mail anhängen. In der E-Mail kann der Kunde die Bestellung definieren. Beispiel: 20 Kopien, Broschüre und Senden einer Test-PDF vor dem Beginn der Produktion. Der Kunde sendet die E-Mail an die Druckzentrale.
Der Administrator konfiguriert, ob Sie eine Bestellung über Office 365 und Microsoft Outlook erstellen können. Diese Funktionalität wird nur für Windows-Betriebssysteme unterstützt.
Öffnen Sie Microsoft Outlook oder Office 365.
Wählen Sie eine E-Mail mit Anhängen aus.
Alle Anhänge werden zur Bestellung hinzugefügt. Sie können nicht nur einen Teil der Anhänge auswählen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Auftrag aus E-Mail erstellen] in Microsoft Outlook oder Office 365.
Der [Auftragsverarbeitung] wird geöffnet. Die über Microsoft Outlook oder Office 365 erstellte Bestellung kann nur einen einzelnen Auftrag enthalten.
Sie können weder einen Server noch einen Kunden auswählen, wenn Sie einen neuen Auftrag über Microsoft Outlook oder Office 365 erstellen.
Füllen Sie das Bestellungs-Ticket aus.
Auf Bestellungsebene werden durch die Elemente die Handelsinformationen definiert. Dazu gehören z. B. der Bestellungsname, die Lieferadresse, die Abrechnungsdaten usw.
Obligatorische Ticketelemente sind mit einem Punkt gekennzeichnet. Sie müssen diese obligatorischen Elemente ausfüllen.
Die folgenden Elemente werden von der E-Mail in die Bestellung kopiert:
E-Mail-Adresse
Die ersten 3000 Zeichen der E-Mail-Nachricht werden zu den Ausgabeeinstellungen im Bereich [Jobdetails] hinzugefügt.
Klicken Sie auf [Job hinzufügen].
Die für den Bediener verfügbaren Produkte werden im rechten Fensterbereich angezeigt.
Wählen Sie ein Produkt aus, um den Auftrag zu erstellen. Das ausgewählte Produkt bestimmt die verfügbaren Dateioptionen und Ticketelemente für den Auftrag.
Der neu erstellte Auftrag enthält die angehängten Dateien der E-Mail.
Wenn der neue Auftrag mehrere Dateien enthält, müssen Sie die Reihenfolge der Dateien festlegen.
Füllen Sie das Job-Ticket aus.
Sie können die Werte für die verfügbaren Job Ticket-Elemente definieren. Das Job-Ticket enthält die Ausgabeeinstellungen, die Anzahl der Kopien usw. Die Ausgabeeinstellungen bestimmen, wie der Auftrag erstellt wird. Verwenden Sie die Informationen aus der E-Mail, um die Ausgabeeinstellungen auszufüllen.
Klicken Sie auf [Senden].
Die Anwendung wandelt alle Nicht-PDF-Dateien automatisch in PDF-Dateien um. Wenn der Auftrag mehrere PDF-Dateien enthält, werden die Dateien automatisch zu einem einzelnen Dokument zusammengeführt. Die Reihenfolge der Dateien bestimmt, wie die Dateien zusammengeführt werden.
Die Bestellung und der zugehörige Auftrag werden mit [Kommunikationsstatus] = [Neu] erstellt.