Een printer kan scannen wanneer de licentie voor scannen naar bestanden op de printer is geïnstalleerd en scannen is ingeschakeld.
Tijdens het scannen worden papieren documenten omgezet in digitale documenten. Dit digitale document wordt gegenereerd op basis van de gescande bitmaps en de opdrachtinstellingen. Het digitale document wordt verzonden naar de bestemming die de gebruiker heeft opgegeven.
Voor het configureren van de adressen voor scannen naar e-mail kunt u een lijst met gereserveerde adressen gebruiken. Dit is een CSV-bestand dat de combinaties van identificatiecodes en e-mailadressen bevat.
De gebruiker kan digitale documenten naar verschillende bestemmingen verzenden.
Voor scannen naar bestand wordt het digitale document in PRISMAsync Print Server via FTP naar de FTP-server geüpload.
Voor scannen naar SMB wordt het digitale document in PRISMAsync Print Server via SMB naar de SMB-server geüpload.
Voor scannen naar WebDAV wordt het digitale document in PRISMAsync Print Server via WebDAV naar de WebDAV-server geüpload.
Voor scannen naar e-mail wordt het digitale document in PRISMAsync Print Server geüpload naar de e-mailserver waar het digitale document wordt gekoppeld aan een e-mail naar het opgegeven adres.
Voor scannen naar USB wordt het digitale document in PRISMAsync Print Server opgeslagen op een USB-stick.
SJT-scanopdrachttype: een verzameling sjablonen (of profielen) voor scannen naar bestand waaruit de gebruiker kan kiezen. Zie verder OTS 04912 (specificatie van scanopdrachttypen voor gebruik met DDS-producten die functionaliteit voor scannen naar bestand bieden).
Digitale documenten worden gebufferd in PRISMAsync Print Servertotdat ze naar de bestemming worden geüpload. In PRISMAsync Print Server worden digitale documenten verwijderd die niet binnen 48 uur na het maken zijn geüpload. Operators kunnen hun scanopdrachten verwijderen via het bedieningspaneel en Remote Manager. Wanneer de printer wordt afgesloten, blijven de digitale documenten beschikbaar.
OPMERKING
De gegenereerde digitale documenten voor scannen naar USB worden tijdens het afsluiten van de controller verwijderd.
Om te kunnen scannen naar SMB, FTP, WebDAV en e-mail, moet u de bijbehorende serverinstellingen configureren.
Scanprofielen
De printer beschikt over een aantal standaardsjablonen. Wanneer u regelmatig kopieer- of scanopdrachten met dezelfde instellingen uitvoert, kunt u aangepaste sjablonen maken om de instellingen voor deze opdrachten op te slaan.
Het SJT-bestand kan worden geüpload en gedownload via HTTP/HTTPs en Settings Editor.
In het gedeelte voor kopiëren/scannen van het bedieningspaneel van de printer worden sjablonen weergegeven die toegang bieden tot kopieer- en scanfuncties. De kopieersjablonen zijn standaardsjablonen. Als u scansjablonen wilt gebruiken, moet u op de PRISMAsync-controller eerst profielen voor scannen naar bestand en scannen naar e-mail maken in het bestand met scanprofielen (sjt.csv). Ga als volgt verder:
• Download het bestand via Settings Editor (Workflow -> Scanprofielen -> Scanprofielen downloaden).
• Bewerk het bestand, bijvoorbeeld in Microsoft® Excel®.
• Upload het bestand via Settings Editor (Workflow -> Scanprofielen -> Scanprofielen uploaden).
Elk scanprofiel bestaat uit een combinatie van afzonderlijke instellingen voor specifieke scanopdrachten (scannen naar bestand of scannen naar e-mail). De weergavenaam die u voor een scanprofiel opgeeft, wordt weergegeven in het gedeelte voor kopiëren/scannen op het bedieningspaneel van de printer.
Het scanprofiel moet een koptekstregel (verplicht) en minstens één regel met een scanprofiel bevatten.
De items in een record worden door een ',' of ';' gescheiden.
Records worden gescheiden door <CR> of <LF>.
De record met de koptekst bevat de items die het scanprofiel gebruikt (dispname, format, ilc, pre-fix,
minnr, maxnr, name_nr_title, cfname, subfolder, postfix, OrigOrientation, OrigDuplex,
OrigKind, OrigZoom, OrigFormat, DestFormat, DestQual, DestColor).
Een profielrecord bevat de unieke instellingen voor verschillende typen scanopdrachten. Hiervan zijn dispname, format,
ilc, prefix, minnr, maxnr, name_nr_title en cfname verplicht. De andere recorditems zijn
optioneel. Raadpleeg de gebruikershandleiding voor de gedetailleerde beschrijving van deze items.
56
Open Settings Editor en ga naar:.
Gebruik de optie [Verbinding met FTP-server testen] om te controleren of de functie voor scannen naar bestand correct is geconfigureerd.
[Gebruik van de scanfunctie]
Gebruik [Gebruik van de scanfunctie] om de scanfunctie in te schakelen.
[Hostnaam/IP-adres]
De naam of het IP-adres van de FTP-server die de scanopdrachten ontvangt.
[Poort]
Het TCP-poortnummer van de FTP-server. De standaardwaarde is 21.
[Verbinding met FTP-server]
Geef op hoe de verbinding met de FTP-server wordt beveiligd.
[Gebruikersnaam]
De gebruikersnaam die wordt gebruikt om toegang tot de FTP-server te krijgen wanneer scanopdrachten worden verzonden.
[Wachtwoord]
Het wachtwoord dat hoort bij de gebruikersnaam.
[Bestemmingsmap]
De map op de FTP-server waarnaar de scanopdrachten worden verzonden.
[Scannen naar USB]
Gebruik de optie [Scannen naar USB] om de functie voor scannen naar USB in te schakelen.
[Voorvoegsel van de bestemmingsmap voor scannen naar USB]
Het voorvoegsel dat wordt gebruikt bij het verzenden van scanopdrachten naar een USB-apparaat.
De systeembeheerder moet SMB-shares toevoegen ([Workflow] -> [SMB-shares] ). Het maximumaantal SMB-shares is 3. Er wordt een scanopdracht verzonden naar de geselecteerde SMB-share. De gebruiker kan opgeven naar welke submap (SMB-map) de scans moeten worden verzonden. Als de submap nog niet bestaat, wordt deze direct gemaakt. Het maximum aantal submappen per share is 250. Als geen submap is opgegeven, worden de scans opgeslagen in de hoofdmap van de SMB-share.
Open Settings Editor en ga naar:.
[Naam]
De naam van de SMB-share.
[Beschrijving]
De beschrijving van de SMB-share.
[Netwerkbestemming]
Kies [Domein] of [Werkgroep].
[Domeinnaam]
Naam van het domein.
[Gebruikersnaam]
De gebruikersnaam die wordt gebruikt om toegang tot de SMB-server te krijgen wanneer scanopdrachten worden verzonden.
[Wachtwoord]
Het wachtwoord dat hoort bij de gebruikersnaam.
[Pad]
De locatie van de share op de server.
[Vereisen een versleutelde verbinding]
Als SMB-versleuteling is ingeschakeld, worden scanopdrachten via een beveiligde SMB-verbinding verzonden.
OPMERKING
SMB-versleuteling wordt alleen ondersteund door SMB v3.0. Dit wordt ondersteund door Windows 8-clients of hoger, Linux-clients met kernel 4.11 of hoger en macOS-clients met versie 10.11 of hoger.
OPMERKING
De server moet correct worden geconfigureerd om een versleutelde verbinding tot stand te kunnen brengen.
Op de pagina met het overzicht van SMB-shares wordt voor scanopdrachten die via een versleutelde verbinding zijn verzonden een klein pictogram van een sleutel weergegeven, naast de scanopdracht in de kolom met het pad.
Open Settings Editor en ga naar:.
[Naam]
De naam van de WebDAV-share.
[Beschrijving]
De beschrijving van de WebDAV-share.
[Netwerkbestemming]
Kies [Domein] of [Werkgroep].
[Domeinnaam]
Naam van het domein.
[Gebruikersnaam]
De gebruikersnaam voor toegang tot de share.
[Wachtwoord]
Het wachtwoord voor toegang tot de share.
[Pad]
De locatie van de share op de server.
In de onderstaande tabel worden de instellingen beschreven die de systeembeheerder moet configureren in Settings Editor. Ga naar .
|
De instelling [E-mailserver] |
Omschrijving |
|---|---|
|
[Verbinding met e-mailserver testen] |
Klik op [Verbinding testen] om te controleren of de functie voor scannen naar e-mail correct is geconfigureerd. |
|
[Hostnaam/IP-adres van mailserver] |
De naam of het IP-adres van de SMTP-server die de e-mailberichten met de scanopdrachten verwerkt. |
|
[Poort] |
Het TCP-poortnummer van de SMTP-server. De standaardwaarde is 25. |
|
[Verbinding met e-mailserver] |
|
|
[Gebruikersnaam] |
De gebruikersnaam die wordt gebruikt om toegang tot de SMTP-server te krijgen wanneer scanopdrachten worden verzonden. |
|
[Wachtwoord] |
Het wachtwoord dat hoort bij de gebruikersnaam. |
|
[Afzender] |
De naam die wordt weergegeven als de afzender van het e-mailbericht met de scanopdracht. |
|
De instelling [Scannen naar e-mail] |
Omschrijving |
|
[Adresboekbestand uploaden] |
Klik op [Verbinding testen] om te controleren of de functie voor scannen naar e-mail correct is geconfigureerd. |
|
[Adresboekbestand downloaden] |
De naam of het IP-adres van de SMTP-server die de e-mailberichten met de scanopdrachten verwerkt. |
|
[Maximale grootte van bijlage] |
De toegestane maximumgrootte voor de bijgevoegde scanopdracht in MB. U kunt een waarde tussen 0 - 2147483647 in stappen van 1 invoeren. De waarde 0 staat voor 'onbeperkt'. De standaardwaarde is 5 MB. |
|
[Meerdere ontvangers] |
Wanneer deze optie is ingeschakeld, kunt u de scanopdracht naar één of meerdere e-mailadressen verzenden. U moet het e-mailadres invoeren op het bedieningspaneel. Scheid de e-mailadressen met ';'. |
|
[Domein van ontvangers] |
Geef op of gebruikers gescande documenten mogen verzenden naar ontvangers uit alle domeinen. |
|
[Domeinnaam invoeren] |
De naam van het domein. |
|
[Persoonlijk gebruik van scannen naar e-mail] |
Geef op of gebruikers gescande documenten mogen verzenden naar andere e-mailadressen die niet naar het e-mailadres van de huidige gebruiker verwijzen. |
U kunt de e-mailadressen op verschillende manieren opgeven:
Voer het e-mailadres in.
Voer een LDAP-gebruikerscode in.
Selecteer het e-mailadres in een lijst met adressen.
Als de functie voor scannen naar e-mail is ingeschakeld, is een lijst met gebruikerscodes en bijbehorende e-mailadressen vereist. Wanneer een gebruiker zijn of haar unieke code invoert op het bedieningspaneel van de printer, wordt de scanopdracht verzonden naar het bijbehorende e-mailadres.
De lijst met gebruikerscodes en bijbehorende e-mailadressen kan op de volgende plaatsen beschikbaar zijn:
Op een LDAP-server, indien beschikbaar
Als er geen LDAP-server beschikbaar is: in een adreslijstbestand (standaardnaam: ral.csv), dat moet worden geüpload naar PRISMAsync Print Server via Settings Editor.
Wanneer een gebruiker de gebruikerscode invoert, wordt eerst gezocht naar een bijbehorend e-mailadres in de LDAP-database. Wanneer hierin geen bijbehorend e-mailadres wordt gevonden of wanneer er geen LDAP-server beschikbaar is, wordt het adreslijstbestand (ral.csv) gecontroleerd op een bijbehorend e-mailadres.
Wanneer een gebruiker de gebruikerscode invoert, wordt eerst gezocht naar een bijbehorend e-mailadres in de LDAP-database. Wanneer hierin geen bijbehorend e-mailadres wordt gevonden of wanneer er geen LDAP-server beschikbaar is, wordt het adreslijstbestand (ral.csv) gecontroleerd op een bijbehorend e-mailadres.
Als er geen LDAP-server beschikbaar is: in een adreslijstbestand (standaardnaam: ral.csv), dat moet worden geüpload naar de PRISMAsync-controller via Settings Editor ([Configuratie] -> [Connectiviteit] ).
Als de functie voor scannen naar e-mail is ingeschakeld, is een lijst met gebruikerscodes en bijbehorende e-mailadressen vereist. Wanneer een gebruiker zijn of haar unieke code invoert op het bedieningspaneel van de printer, wordt de scanopdracht verzonden naar het bijbehorende e-mailadres.
Als er geen LDAP-server beschikbaar is, moet u een extern adreslijstbestand (ral.csv) gebruiken voor scannen naar e-mail. Dit bestand moet de unieke gebruikerscodes en bijbehorende e-mailadressen bevatten. Het adreslijstbestand wordt opgeslagen in de PRISMAsync-controller. Ga als volgt verder:
Download het bestand via Settings Editor ([Configuratie] -> [Connectiviteit], schuif omlaag naar het LDAP-gedeelte -> [Adresboekbestand downloaden] ).
Bewerk het bestand, bijvoorbeeld in Microsoft® Excel®.
Upload het bestand via Settings Editor ([Configuratie] -> [Connectiviteit], schuif omlaag naar het LDAP-gedeelte -> [Adresboekbestand uploaden] ).
Het adreslijstbestand moet een koptekstregel (verplicht) en minstens één regel met een e-mailontvanger bevatten.
De items in een record worden door een ',' of ';' gescheiden.
Records worden gescheiden door <CR> of <LF>.
De record met de koptekst bevat de velden die de adreslijst gebruikt (ruid,address,comment).
Een profielrecord bevat de unieke gebruikerscodes en overeenkomende e-mailadressen. ruid en address zijn verplicht. comment is optioneel.
|
Recorditem |
Omschrijving |
|---|---|
|
ruid |
Een unieke gebruikerscode, bijvoorbeeld een werknemer- of telefoonnummer. Maximaal 20 cijfers. Voorloopnullen zijn toegestaan. |
|
address |
Het e-mailadres dat bij de gebruikerscode hoort. Maximaal 40 tekens. Gebruik de tekens <CR>, <LF>, ',' en ';' niet. |
|
comments |
Aanvullende informatie, indien nodig. |
OPMERKING
Wijzig de koptekstgegevens niet.
01234,gebruikerA@bedrijfX.com
56789,gebruikerB@organisatieY.com