Ein Drucker kann scannen, wenn die Lizenz zum Scannen in Datei auf dem Drucker installiert und das Scannen aktiviert ist.
Beim Scannen von Papierdokumenten werden diese in digitale Dokumente umgewandelt. Dieses digitale Dokument wird aus den gescannten Bitmaps und den Auftragseinstellungen generiert. Das digitale Dokument wird an das vom Benutzer angegebene Ziel übermittelt.
Zum Konfigurieren der Adressen für das Scannen in E-Mail kann eine reservierte Adressliste (RAL) verwendet werden. Dies ist eine CSV-Datei, die die Kombinationen aus Identifikationscode und E-Mail-Adressen enthält.
Der Benutzer kann digitale Dokumente an mehrere Empfänger senden.
Für Scannen in Datei lädt PRISMAsync Print Server das digitale Dokument über FTP auf den FTP-Server hoch.
Für Scannen in SMB lädt PRISMAsync Print Server das digitale Dokument über SMB auf den SMB-Server hoch.
Für Scannen nach WebDAV lädt PRISMAsync Print Server das digitale Dokument über WebDAV auf den WebDAV-Server hoch.
Für Scannen in E-Mail lädt PRISMAsync Print Server das digitale Dokument auf den Mailserver hoch, von wo aus das digitale Dokument an eine E-Mail für die angegebene Adresse angehängt wird.
Für Scannen nach USB speichert PRISMAsync Print Server das digitale Dokument auf einem USB-Stick.
SJT-Scan-Auftragstyp: Eine Reihe von Schablonen (oder Profilen) für das Scannen in Datei, aus denen der Benutzer auswählen kann. Siehe auch OTS 04912 (Spezifikation der Scan-Auftragstypen für die Verwendung mit DDS-Produkten, die die Funktion zum Scannen in Datei bieten).
Digitale Dokumente werden auf PRISMAsync Print Server gepuffert, bis sie zum Ziel hochgeladen werden. PRISMAsync Print Server löscht digitale Dokumente, die 48 Stunden nach der Erstellung nicht hochgeladen wurden. Bediener können ihre Scan-Aufträge über das Bedienfeld und Remote Manager löschen. Wenn der Drucker heruntergefahren wird, bleiben die digitalen Dokumente verfügbar.
HINWEIS
Die für das Scannen nach USB generierten digitalen Dokumente werden beim Herunterfahren vom Controller entfernt.
Um Scannen nach SMB, Scannen nach FTP, Scannen nach WebDAV und Scannen in E-Mail zu verwenden, müssen die entsprechenden Servereinstellungen festgelegt sein.
Scan-Profile
Das Drucksystem verfügt über eine Reihe von Standardvorlagen. Wenn Sie regelmäßig Kopier- oder Scanjobs mit den gleichen Einstellungen ausführen, erstellen Sie benutzerdefinierte Vorlagen, um die Einstellungen für diese Jobs zu speichern.
Die SJT-Datei kann über HTTP/HTTPs und über den Settings Editor hoch- und heruntergeladen werden.
Der Abschnitt 'Kopieren/Scannen' auf dem Bedienfeld des Druckers zeigt die Schablonen an, die den Zugriff auf Kopier- und Scan-Funktionen bieten. Die Kopierschablonen sind werkseitige Standardschablonen. Damit Sie Scan-Schablonen verwenden können, müssen Sie zuerst Profile für 'Scannen in Datei' und 'Scannen in E-Mail' in der Scan-Profildatei (sjt.csv) auf dem PRISMAsync-Controller erstellen. Gehen Sie folgendermaßen vor:
• Laden Sie die Datei herunter über den Settings Editor ('Arbeitsablauf' -> 'Scan-Profil' -> 'Scan-Profile herunterladen').
• Bearbeiten Sie die Datei in einer Anwendung wie Microsoft® Excel®.
• Laden Sie die Datei hoch über den Settings Editor ('Arbeitsablauf' -> 'Scan-Profil' -> 'Scan-Profile hochladen').
Jedes Scan-Profil besteht aus einer Kombination von individuellen Einstellungen für bestimmte Scan-Aufträge, entweder 'Scannen in Datei' oder 'Scannen in E-Mail'. Der von Ihnen für ein Scan-Profil definierte Anzeigename wird auf dem Bedienfeld des Druckers im Bereich 'Kopieren/Scannen' angezeigt.
Die Scan-Profildatei muss eine Header-Zeile (obligatorisch) und mindestens eine Zeile mit einem Scan-Profil enthalten.
Die Einträge in einem Datensatz werden durch "," oder ";" getrennt.
Datensätze werden durch <CR> oder <LF> getrennt.
Der Header-Datensatz zeigt die Einträge an, die vom Scan-Profil verwendet werden (dispname, format, ilc, pre-fix,
minnr, maxnr, name_nr_title, cfname, subfolder, postfix, OrigOrientation, OrigDuplex,
OrigKind, OrigZoom, OrigFormat, DestFormat, DestQual, DestColor).
Ein Profil-Datensatz enthält die eindeutigen Einstellungen für verschiedene Scan-Auftragstypen: dispname, format,
ilc,prefix, minnr, maxnr, name_nr_title und cfname sind obligatorisch. Die anderen Datensatzeinträge sind
optional. Die ausführliche Beschreibung dieser Einträge finden Sie im Benutzerhandbuch.
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Öffnen Sie den Settings Editor und wechseln Sie zu:.
Verwenden Sie die Option [Verbindung zum FTP-Server testen], um zu prüfen, ob die Funktion 'Scannen in Datei' ordnungsgemäß konfiguriert ist.
[Verwenden der Scan-Funktion]
Verwenden Sie die Funktion [Verwenden der Scan-Funktion], um die Scan-Funktion zu aktivieren.
[Hostname/IP-Adresse]
Der Name oder die IP-Adresse des FTP-Servers, der die Scan-Aufträge empfängt.
[Anschluss]
Die TCP-Anschluss-Nummer des FTP-Servers. Der Standardwert ist 21.
[Verbindung mit FTP-Server]
Wählen Sie aus, wie die Verbindung mit dem FTP-Server geschützt wird.
[Benutzername]
Der Benutzername, der beim Senden von Scan-Aufträgen für den Zugriff auf den FTP-Server verwendet wird.
[Passwort]
Das Passwort, das zum Benutzernamen gehört.
[Zielverzeichnis]
Das Verzeichnis auf dem FTP-Server, in das die Scan-Aufträge gesendet werden.
[Scannen auf USB]
Verwenden Sie die Option [Scannen auf USB], um die Funktion zum Scannen nach USB zu aktivieren.
[Präfix des Zielverzeichnisses für Scannen auf USB]
Das Präfix, das beim Senden von Scan-Aufträgen an ein USB-Gerät verwendet wird.
Der Systemadministrator muss SMB-Freigaben hinzufügen ([Arbeitsablauf] -> [SMB-Freigaben] ). Die maximale Anzahl von SMB-Freigaben beträgt 3. Es wird ein Scan-Auftrag an die ausgewählte SMB-Freigabe gesendet. Der Benutzer kann einen Unterordner (SMB-Verzeichnis) angeben, an den die Scans gesendet werden sollen. Wenn der Unterordner nicht vorhanden ist, wird er sofort erstellt. Die maximale Anzahl von Unterordnern pro Freigabe beträgt 250. Wenn kein Unterordner angegeben wird, werden die Scans im Stammordner der SMB-Freigabe gespeichert.
Öffnen Sie den Settings Editor und wechseln Sie zu:.
[Name]
Der Name der SMB-Freigabe.
[Beschreibung]
Die Beschreibung der SMB-Freigabe.
[Netzwerkziel]
Wählen Sie [Domäne] oder [Arbeitsgruppe] aus.
[Domänenname]
Der Name der Domäne.
[Benutzername]
Der Benutzername, der beim Senden von Scan-Aufträgen für den Zugriff auf den SMB-Server verwendet wird.
[Passwort]
Das Passwort, das zum Benutzernamen gehört.
[Pfad]
Die Position der Freigabe auf dem Server.
[Eine verschlüsselte Verbindung erforderlich]
Wenn die SMB-Verschlüsselung aktiviert ist, werden Scan-Aufträge über eine sichere SMB-Verbindung gesendet.
HINWEIS
Die SMB-Verschlüsselung wird nur von SMB v3.0 unterstützt. Dies wird von Windows 8-Clients oder höher, Linux-Clients mit Kernel 4.11 oder höher sowie von macOS-Clients mit Version 10.11 oder höher unterstützt.
HINWEIS
Der Server muss ordnungsgemäß konfiguriert werden, um eine verschlüsselte Verbindung herzustellen.
Auf der Übersichtsseite der SMB-Freigaben werden über eine verschlüsselte Verbindung gesendete Scan-Aufträge mit einem kleinen Schlüsselsymbol gekennzeichnet, das neben dem Scan-Auftrag in der Spalte "Pfad" angezeigt wird.
Öffnen Sie den Settings Editor und wechseln Sie zu:.
[Name]
Der Name der WebDAV-Freigabe.
[Beschreibung]
Die Beschreibung der WebDAV-Freigabe.
[Netzwerkziel]
Wählen Sie [Domäne] oder [Arbeitsgruppe] aus.
[Domänenname]
Der Name der Domäne.
[Benutzername]
Der Benutzername für den Zugriff auf die Freigabe.
[Passwort]
Das Passwort für den Zugriff auf die Freigabe.
[Pfad]
Die Position der Freigabe auf dem Server.
In der nachfolgenden Tabelle sind die Einstellungen beschrieben, die vom Systemadministrator im Settings Editor konfiguriert werden müssen. Wechseln Sie zu .
|
Einstellung [Mail-Server] |
Beschriftung |
|---|---|
|
[Verbindung zum Mail-Server testen] |
Klicken Sie auf [Verbindungstest], um zu prüfen, ob die Funktion 'Scannen in E-Mail' ordnungsgemäß konfiguriert ist. |
|
[Hostname/IP-Adresse des E-Mail-Servers] |
Der Name oder die IP-Adresse des SMTP-Servers, der die E-Mails verarbeitet, die Scan-Aufträge enthalten. |
|
[Anschluss] |
Die TCP-Anschluss-Nummer des SMTP-Servers. Der Standardwert ist 25. |
|
[Verbindung mit Mail-Server] |
|
|
[Benutzername] |
Der Benutzername, der beim Senden von Scan-Aufträgen für den Zugriff auf den SMTP-Server verwendet wird. |
|
[Passwort] |
Das Passwort, das zum Benutzernamen gehört. |
|
[Absender] |
Der Name, der als Absender der E-Mail angezeigt wird, die den Scan-Auftrag enthält. |
|
Einstellung [Scannen in E-Mail] |
Beschriftung |
|
[Adressbuchdatei hochladen] |
Klicken Sie auf [Verbindungstest], um zu prüfen, ob die Funktion 'Scannen in E-Mail' ordnungsgemäß konfiguriert ist. |
|
[Adressbuchdatei herunterladen] |
Der Name oder die IP-Adresse des SMTP-Servers, der die E-Mails verarbeitet, die Scan-Aufträge enthalten. |
|
[Max. Anhangsgröße] |
Die maximal zulässige Größe für den angehängten Scan-Auftrag in MB. Sie können einen Wert zwischen 0-2147483647 in Schritten von 1 eingeben. Der Wert '0' bedeutet 'unbeschränkt'. Der Standardwert ist 5 MB. |
|
[Mehrere Empfänger] |
Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie den Scan-Auftrag an eine oder mehrere E-Mail-Adressen senden. Die E-Mail-Adresse ist auf Bedienfeld einzugeben. Trennen Sie die E-Mail-Adressen durch ein Semikolon (;) voneinander. |
|
[Domäne der Empfänger] |
Geben Sie an, ob Benutzer gescannte Dokumente an Empfänger aus beliebigen Domänen senden können. |
|
[Domänenname eingeben] |
Der Name der Domäne. |
|
[Persönliche Nutzung von Scannen in E-Mail] |
Geben Sie an, ob Benutzer gescannte Dokumente an andere E-Mail-Adressen senden dürfen, die nicht auf die E-Mail-Adresse des aktuellen Benutzers verweisen. |
Es gibt verschiedene Methoden, um die E-Mail-Adressen einzugeben:
Geben Sie die E-Mail-Adresse ein.
Geben Sie einen LDAP-Benutzercode ein.
Wählen Sie die E-Mail-Adresse aus einer Adressliste aus.
Wenn die Funktion 'Scannen in E-Mail' aktiviert ist, ist eine Liste mit Benutzercodes und den dazugehörigen E-Mail-Adressen erforderlich. Wenn ein Benutzer seinen eindeutigen Code über das Bedienfeld eingibt, wird der Scan-Auftrag an die entsprechende E-Mail-Adresse gesendet.
Die Liste der Benutzercodes und der entsprechenden E-Mail-Adressen steht wie folgt zur Verfügung:
Auf einem LDAP-Server, falls verfügbar.
In einer Adresslistendatei, wenn kein LDAP-Server verfügbar ist (Standardname: ral.csv), die über den Settings Editor auf den PRISMAsync Print Server hochgeladen werden muss.
Wenn ein Benutzer den Benutzercode eingibt, sucht das System zuerst in der LDAP-Datenbank nach einer passenden E-Mail-Adresse. Wenn das System dort keine übereinstimmende E-Mail-Adresse findet oder der LDAP-Server nicht verfügbar ist, dann sucht das System in der Adresslistendatei (ral.csv) nach der geeigneten E-Mail-Adresse.
Wenn ein Benutzer den Benutzercode eingibt, sucht das System zuerst in der LDAP-Datenbank nach einer passenden E-Mail-Adresse. Wenn das System dort keine übereinstimmende E-Mail-Adresse findet oder der LDAP-Server nicht verfügbar ist, dann sucht das System in der Adresslistendatei (ral.csv) nach der geeigneten E-Mail-Adresse.
In einer Adresslistendatei, wenn kein LDAP-Server verfügbar ist (Standardname: ral.csv), die über den Settings Editor auf den PRISMAsync-Controller hochgeladen werden muss ([Konfiguration] -> [Konnektivität] ).
Wenn die Funktion 'Scannen in E-Mail' aktiviert ist, ist eine Liste mit Benutzercodes und den dazugehörigen E-Mail-Adressen erforderlich. Wenn ein Benutzer seinen eindeutigen Code über das Bedienfeld eingibt, wird der Scan-Auftrag an die entsprechende E-Mail-Adresse gesendet.
Wenn kein LDAP-Server verfügbar ist, müssen Sie eine Remote-Adresslisten-Datei (ral.csv) für 'Scannen in E-Mail' verwenden. Diese Datei muss die eindeutigen Benutzercodes und die zugehörigen E-Mail-Adressen enthalten. Der PRISMAsync-Controller speichert die Adresslistendatei. Gehen Sie folgendermaßen vor:
Laden Sie die Datei über den Settings Editor herunter ([Konfiguration] -> [Konnektivität], nach unten zum LDAP-Bereich navigieren -> [Adressbuchdatei herunterladen] ).
Bearbeiten Sie die Datei in einer Anwendung wie Microsoft® Excel®.
Laden Sie die Datei über den Settings Editor hoch ([Konfiguration] -> [Konnektivität], nach unten zum LDAP-Bereich navigieren -> [Adressbuchdatei hochladen] ).
Die Adresslistendatei muss eine Header-Zeile (obligatorisch) und mindestens eine Zeile mit einem E-Mail-Empfänger enthalten.
Die Einträge in einem Datensatz werden durch "," oder ";" getrennt.
Datensätze werden durch <CR> oder <LF> getrennt.
Der Header-Datensatz zeigt die Felder an, die von der Adresslistendatei (ruid,address,comment) verwendet werden.
Ein Profildatensatz enthält die eindeutigen Benutzercodes und die zugehörigen E-Mail-Adressen. ruid und address sind obligatorisch. comment ist optional.
|
Datensatzeintrag |
Beschriftung |
|---|---|
|
ruid |
Ein eindeutiger Benutzercode, z. B. eine Mitarbeiternummer oder Telefonnummer. Maximal 20 Ziffern. Führende Nullen sind zulässig. |
|
address |
Die E-Mail-Adresse, die zum Benutzercode gehört. Maximal 40 Zeichen. Die Zeichen <CR>, <LF>, „,“ und „;“ dürfen nicht verwendet werden. |
|
comments |
Zusätzliche Informationen, falls erforderlich. |
HINWEIS
Ändern Sie nicht die Header-Informationen.
01234,benutzerA@firmaX.com
56789,benutzerB@firmaY.com