本主题介绍了电子邮件工作流程的完整配置。
您必须在 [配置] 工作区中配置电子邮件设置：
配置打印室的 SMTP 服务器和电子邮件设置
创建默认电子邮件
您可以为客户、审批人等创建默认电子邮件。在处理订单时，可以在多个阶段发送电子邮件。还可以在工作流程的某些阶段发送电子邮件，例如，预算控制。
允许操作员将额外的文件附加到电子邮件中
允许操作员在发送电子邮件之前对其进行编辑
您还必须配置是否向客户、审批人等发送默认电子邮件。
单击 [系统] - [连接] - [电子邮件设置] 。
键入打印室的电子邮件地址。
如果为网上商店键入不同的电子邮件地址，将覆盖该电子邮件地址。请参阅：[网上商店] - <网上商店> - [联系信息] - [联系信息] 。
键入将在电子邮件的“发件人”字段中使用的名称。例如：“打印室”。
键入任何抄送地址。您可以输入多个电子邮件地址，用分号 (;) 分隔。
如果启用了 [允许操作员添加抄送地址] 选项，操作员可以在“抄送”字段中添加或删除电子邮件地址。
配置 SMTP 服务器。
键入电子邮件服务器的地址和端口号。SMTP 的默认端口号为 25。
向 IT 部门咨询以了解详细信息。
单击 [测试连接] 按钮以测试与电子邮件服务器的连接。
配置 SMTP 身份验证。
[启用 SSL]
如果要创建安全 SMTP 连接，请选择此选项。您必须更新端口号。受 SSL 保护的 SMTP 连接的默认端口号是 587。
向 IT 部门咨询以了解详细信息。
您可以允许对安全连接使用自签名证书。
SMTP 服务器可以将自签名证书视同不受信任 CA 颁发的证书。根据其政策，它们可能会断开该连接或决定不管怎样也发送电子邮件。
配置发送者的身份验证。
该选项的值取决于客户端如何配置 SMTP 服务器。
|
设置 |
说明 |
|---|---|
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[匿名] |
如果不需要使用 SMTP 服务器进行身份验证，请选择该值。 |
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[自定义身份验证] |
有些 SMTP 服务器要求对发送者进行身份验证。键入有效的 PRISMAdirect 用户及其密码。 可以使用[测试连接] 按钮检查输入的凭据。 |
建议您发送测试电子邮件以检查 SMTP 服务器的配置。
单击[保存] 。
单击 [订单处理] - [工作流程配置] - [电子邮件模板] 。
选择要配置的电子邮件模板。
单击一种语言以使用该语言配置电子邮件。可用的语言显示在主题字段的正上方。可用的语言相当于 PRISMAdirect 的活动语言。请参阅：[系统] - [系统的活动语言].
创建电子邮件。
键入文本。使用图标可以使用不同的字体类型、字体颜色、文本对齐等。
您可以添加图像，例如公司徽标。
您可以使用订单项目和产品项目作为变量。将变量拖放到邮件中的所需位置。变量放在“%”符号之间。也可以在标签中键入固定文本。
您只能最作业使用产品项目。将布局项目 [作业信息（每个作业）] 拖放到电子邮件中以创建特定于作业的文本框。
您可以在电子邮件中包含指向订单的超链接。将 [指向订单的超链接] 拖放到邮件中。在客户单击超链接时，将打开一个包含相关订单的网页。
单击 [恢复为默认值] 以再次使用默认电子邮件。将放弃所做的更改。
您可以配置将哪些文件自动附加到电子邮件中。
选择 [附加文档] 选项以将最终 PDF 文档附加到电子邮件中。
选择选项[附加票证] 以在电子邮件中附加作业票证。
选择选项[附加预检报告] 以在电子邮件中附加预检报告。
如果启用了 [允许操作员在发送电子邮件时附加文件] 选项，操作员可以在电子邮件中附加额外的文件。请参见配置电子邮件工作流程过程。
单击 [预览电子邮件] 可查看您的电子邮件。
单击[保存] 。
对所有电子邮件模板重复这些步骤。
单击 [订单处理] - [工作流程配置] - [常规设置] - [其他设置] 。
[允许操作员在发送电子邮件时附加文件]
您可以在 [电子邮件模板] 部分中定义电子邮件模板。在该部分中，您可以定义将哪些文件默认附加到电子邮件中。当您启用此选项时，意味着允许操作员将额外的文件附加到电子邮件中以发送给客户。
单击[保存] 。
单击 [订单处理] - [工作流程配置] - [常规设置] 。
选择一个会触发发送电子邮件的订单状态变更，例如已接受订单。
在处理订单时，可以在多个阶段发送电子邮件。还可以在工作流程的某些阶段发送电子邮件，例如，预算管理流程的价格审批。
如果要在订单变为相关状态时发送电子邮件，请启用 [发送电子邮件] 选项。您可以选择几个选项以发送电子邮件：
[始终]
始终将相关订单状态变化的电子邮件发送给客户。
[客户请求时]
只有在客户请求相关订单状态变化的电子邮件时，才将该电子邮件发送给客户。
[向客户发送电子邮件]
始终将相关订单状态变化的电子邮件发送给客户。
[向操作员发送电子邮件]
始终将相关订单状态变化的电子邮件发送给操作员。
[允许在发送之前编辑电子邮件]
已经为可触发发送电子邮件的订单状态变更创建了默认电子邮件。在启用此选项时：
在发生特定订单状态变更时，相关默认电子邮件将会打开。
操作员可以更改电子邮件。
操作员必须手动发送电子邮件。
当您禁用此选项时，将会自动发送任意默认电子邮件。
大部分（但不是所有）触发器包含 [允许在发送之前编辑电子邮件] 选项。
单击[保存] 。