Konfigurera arbetsflödet för e-post

Klicka på [System] - [Anslutning] - [E-postinställningar].

Ange utskriftsrummet e-postadress.

Om du anger en annan e-postadress för en webbutik ersätts den här e-postadressen. Se: [Webbutik] - <webbutik> - [Kontaktinformation] - [Kontaktinformation].

Skriv det namn som ska stå i fältet Från i e-postmeddelandet. Exempelvis: ”Utskriftsrum”.

Ange eventuella cc-adresser. Du kan ange flera e-postadresser och separera dem med semikolon (;).

Operatören kan lägga till eller ta bort e-postadresser från Cc-fältet om du aktiverar alternativet [Tillåt operatören att lägga till kopieadresser].

Konfigurera SMTP-servern.

1. Ange e-postserverns adress och portnummer. Standardporten för SMTP är 25.

   IT-avdelningen på ditt företag kan hjälpa dig med detta.

2. Klicka på [Testa anslutning] -knappen för att testa anslutningen till e-postservern.

Konfigurera SMTP-autentiseringen.

1. [Aktivera SSL]

   Välj detta alternativ om du vill skapa en säker SMTP-anslutning. Du måste uppdatera portnumret. Standardportnumret för en SMTP-anslutning med SSL-kryptering är 587.

   IT-avdelningen på ditt företag kan hjälpa dig med detta.

2. Du kan tillåta självsignerade certifikat för den säkra anslutningen.

   SMTP-servern kan behandla självsignerade certifikat på samma sätt som certifikat som har utfärdats av en pålitlig CA. Beroende på serverns regler kan servern stänga anslutningen eller överföra e-postmeddelandet.

3. Konfigurera autentiseringen av avsändaren.

   Värdet för det här alternativet beror på hur klienten har konfigurerat SMTP-servern.

   Inställning	Beskrivning
   [Anonym]	Välj det här värdet om ingen autentisering krävs till SMTP-servern.
   [Anpassad autentisering]	Vissa SMTP-servrar kräver att avsändaren har autentiserats. Ange en giltig PRISMAdirect-användare och dennes lösenord. Du kan använda knappen [Testa anslutning] för att markera upgifterna.

Vi rekommenderar att du skickar ett testmeddelande via e-post för att testa konfigurationen av SMTP-servern.

Klicka på [Spara].

Klicka på [Bearbetning av beställning] - [Konfiguration av arbetsflöde] - [E-postmallar].

Välj den e-postmall som du vill konfigurera.

Klicka på ett språk för att konfigurera e-postmeddelandet på det valda språket. De tillgängliga språken visas direkt ovanför ämnesfältet. De tillgängliga språken är desamma som de aktiva språken i PRISMAdirect. Se: [System] - [Aktiva språk för systemet].

Skapa e-postmeddelandet.

• Skriv texten. Använd ikonerna för att ändra teckensnitt, teckenfärg, textjustering m.m. vid behov.

• Du kan lägga till bilder, till exempel företagets logotyp.

• Du kan använda beställningsobjekten och produktobjekten som variabler. Dra och släpp variabeln i meddelandet på önskad plats. En variabel omges med symbolen %. Du kan också skriva statisk text på etiketten.

  Du kan endast använda produktobjekten för jobb. Dra och släpp layoutobjektet [Jobbinformation (per jobb)] till e-postmeddelandet för att skapa en jobbspecifik textruta.

• Du kan ta med en hyperlänk i beställningen i e-postmeddelandet. Dra och släpp [Hyperlänk till beställning] i meddelandet. När kunden klickar på hyperlänken öppnas en webbsida med den aktuella beställningen.

Klicka på [Återgå till standard] för att använda standardmeddelandet igen. Dina ändringar sparas inte.

Du kan konfigurera vilka filer som automatiskt bifogas e-postmeddelandet.

• Välj alternativet [Bifoga dokumentet] för att bifoga det färdiga PDF-dokumentet i e-postmeddelandet.

• Välj alternativet [Bifoga blanketter] för att bifoga jobbiljetten till e-postmeddelandet.

• Välj alternativet [Bifoga preflight-rapport] för att bifoga preflight-rapporten till e-postmeddelandet.

Operatören kan bifoga ytterligare filer till ett e-postmeddelande när alternativet [Tillåt operatör att bifoga filer när du skickar ett e-postmeddelande] är aktiverat. Se proceduren Konfigurera arbetsflödet för e-post.

Klicka på [Förhandsgranska e-post] för att kontrollera ditt e-postmeddelande.

Klicka på [Spara].

Upprepa dessa steg för varje e-postmall.

Klicka på [Bearbetning av beställning] – [Konfiguration av arbetsflöde] – [Allmänna inställningar] – [Övriga inställningar].

[Tillåt operatör att bifoga filer när du skickar ett e-postmeddelande]

Du kan definiera e-postmallarna i avsnittet [E-postmallar]. I det avsnittet kan du ange vilka filer som ska bifogas som standard till e-postmeddelandena. Om du aktiverar det här alternativet tillåter du operatören att bifoga ytterligare filer i e-postmeddelanden till kunden.

Klicka [Spara].

Klicka på [Bearbetning av beställning] - [Konfiguration av arbetsflöde] - [Allmänna inställningar].

Markera någon av de orderstatusändringar som utlöser att ett e-postmeddelande skickas, till exempel att beställningen har godkänts.

E-postmeddelandena kan skickas vid olika skeden i samband med att en order behandlas. E-postmeddelanden kan även skickas vid särskilda skeden inom ett arbetsflöde, till exempel vid prisgodkännande i arbetsflödet för budgethantering.

Aktivera [Skicka e-post] när du vill skicka ett e-postmeddelande när beställningen ändras till statusen ifråga. Du kan välja mellan flera alternativ för att skicka e-postmeddelanden:

• [Alltid]

  E-postmeddelandet för beställningens statusändring skickas alltid till kunden.

• [När det begärs av kunden]

  E-postmeddelandet för beställningens statusändring skickas endast till kunden när kunden har begärt det.

• [Skicka ett e-postmeddelande till kunden]

  E-postmeddelandet för beställningens statusändring skickas alltid till kunden.

• [Skicka ett e-postmeddelande till operatörerna]

  E-postmeddelandet om beställningens statusändring skickas alltid till operatören.

[Tillåt redigering av e-postmeddelandet innan det skickas]

Standardiserade e-postmeddelanden har skapats för de orderstatusändringar som utlöser att ett e-postmeddelande skickas. Om du aktiverar det här alternativet :

• Vid en särskild orderstatusändring öppnas det berörda standardiserade e-postmeddelandet.

• Operatören kan redigera e-postmeddelandet.

• Operatören måste skicka e-postmeddelandet manuellt.

Om du avaktiverar det här alternativet skickas alla standardiserade e-postmeddelanden automatiskt.

De flesta utlösare har alternativet [Tillåt redigering av e-postmeddelandet innan det skickas], men inte alla.

Klicka på [Spara].