Ten temat zawiera pełny opis konfiguracji przepływu pracy dla poczty e-mail.
Ustawienia poczty e-mail musisz skonfigurować w obszarze roboczym [Konfiguracja]:
Konfigurowanie ustawień poczty e-mail i serwera SMTP drukarni
Tworzenie domyślnych wiadomości e-mail
Możesz utworzyć domyślne wiadomości e-mail dla klientów, osób zatwierdzających itp. Wiadomości e-mail mogą być wysyłane na różnych etapach przetwarzania zlecenia. Wiadomości e-mail mogą być również wysyłane na pewnych etapach przepływu pracy, np. kontroli budżetu.
Zezwalanie operatorowi na dołączanie dodatkowych plików do wiadomości e-mail
Zezwalanie operatorowi na edytowanie wiadomości e-mail przed ich wysłaniem
Należy również określić, czy domyślne wiadomości e-mail mają być wysyłane do klientów, osób zatwierdzających itp.
Kliknij [System] - [Łączność] - [Ustawienia poczty e-mail].
Wprowadź adres e-mail drukarni.
Jeśli wprowadzisz inny adres e-mail dla sklepu internetowego, adres ten zostanie nadpisany. Zobacz: [Sklep internetowy] - <sklep internetowy> - [Informacje kontaktowe] - [Informacje kontaktowe].
Wprowadź nazwę, która będzie używana w polu „Od” wiadomości e-mail. Na przykład: „Drukarnia”.
Wprowadź adresy DW. Możesz wprowadzić wiele adresów e-mail rozdzielonych średnikami (;).
Po włączeniu tej opcji operator może dodać lub usunąć adresy e-mail w polu „DW” [Zezwól operatorowi na dodanie adresów DW].
Skonfiguruj serwer SMTP.
Wprowadź adres i numer portu serwera poczty e-mail. Domyślny numer portu dla protokołu SMTP to 25.
Odpowiednie informacje można uzyskać z działu IT.
Kliknij przycisk [Test połączenia], aby przetestować połączenie z serwerem poczty e-mail.
Skonfiguruj uwierzytelnianie SMTP.
[Włącz SSL]
Wybierz tę opcję, jeśli chcesz utworzyć bezpieczne połączenie SMTP. Musisz zaktualizować numer portu. Domyślny numer portu dla połączenia SMTP zabezpieczonego przez protokół SSL to 587.
Odpowiednie informacje można uzyskać z działu IT.
Możesz zezwolić na używanie certyfikatów własnych dla połączenia bezpiecznego.
Serwer SMTP może traktować certyfikaty własne w taki sam sposób jak certyfikaty wystawione przez niezaufany urząd certyfikacji. Zależnie od stosowanych zasad połączenie może zostać odrzucone lub wiadomości e-mail mogą zostać mimo wszystko przesłane.
Skonfiguruj uwierzytelnianie nadawcy.
Wartość tej opcji zależy od sposobu konfiguracji serwera SMTP klienta.
|
Ustawienie |
Opis |
|---|---|
|
[Anonimowy] |
Wybierz tę wartość, jeśli twój serwer SMTP nie wymaga uwierzytelnienia. |
|
[Uwierzytelnianie niestandardowe] |
Niektóre serwery SMTP wymagają, aby nadawca był uwierzytelniany. Wprowadź poprawnego użytkownika PRISMAdirect i jego hasło. Aby sprawdzić wprowadzone poświadczenia, można użyć przycisku [Test połączenia]. |
Zaleca się wysłanie testowej wiadomości e-mail w celu sprawdzenia konfiguracji serwera SMTP.
Kliknij przycisk [Zapisz].
Kliknij [Przetwarzanie zlecenia] - [Konfiguracja przepływu pracy] - [Szablony wiadomości e-mail].
Wybierz szablon wiadomości e-mail, którą chcesz skonfigurować.
Kliknij język, aby skonfigurować wiadomość e-mail w tym języku. Dostępne języki są wyświetlane bezpośrednio nad polem tematu. Dostępne języki to te same, które są aktywne w programie PRISMAdirect. Zobacz: [System] - [Aktywne języki dla systemu].
Utwórz wiadomość e-mail.
Wpisz tekst. Użyj ikon, aby użyć innych typów czcionki, koloru czcionki, wyrównania tekstu itd.
Możesz dodać obrazy, na przykład logo firmy.
Możesz użyć elementów zlecenia i elementów produktu jako zmiennych. Przeciągnij zmienną w wybrane miejsce wiadomości. Zmienna jest umieszczona pomiędzy znakami „%”. Możesz też wpisać stały tekst do listu przewozowego.
Elementów produktu można używać tylko dla zadań. Przeciągnij i upuść element układu [Informacje o zadaniach (na zadanie)] na wiadomość e-mail, aby stworzyć pole tekstowe danego zadania.
Do wiadomości e-mail można też dołączyć hiperłącze. Przeciągnij [Hiperłącze do zlecenia] do wiadomości. Po kliknięciu przez klienta hiperłącza zostanie otwarta strona internetowa zawierająca dane zamówienie.
Kliknij [Przywróć domyślne], aby ponownie użyć domyślnej wiadomości e-mail. Zmiany zostaną odrzucone.
Możesz skonfigurować pliki automatycznie dołączane do wiadomości e-mail.
Wybierz opcję [Dołącz dokument], aby dołączyć ostateczną wersję dokumentu PDF do wiadomości e-mail.
Wybierz opcję [Dołącz etykiety], aby dołączyć do wiadomości e-mail etykietę zadania.
Wybierz opcję [Dołącz raport weryfikacji plików], aby dołączyć do wiadomości e-mail raport z weryfikacji.
Operator może dołączyć dodatkowe pliki do wiadomości e-mail, jeżeli włączono opcję [Zezwalaj operatorowi na dołączanie plików podczas wysyłania wiadomości e-mail]. Zobacz procedura Konfigurowanie procesu wysyłania wiadomości e-mail.
Kliknij przycisk [Podgląd wiadomości e-mail], aby sprawdzić swoją wiadomość e-mail.
Kliknij przycisk [Zapisz].
Powtórz te kroki dla wszystkich szablonów wiadomości e-mail.
Kliknij kolejno opcje [Przetwarzanie zlecenia] – [Konfiguracja przepływu pracy] – [Ustawienia ogólne] – [Inne ustawienia].
[Zezwalaj operatorowi na dołączanie plików podczas wysyłania wiadomości e-mail]
W sekcji [Szablony wiadomości e-mail] można zdefiniować szablony wiadomości e-mail. W tej sekcji można zdefiniować, które pliki będą domyślnie dołączane do wiadomości e-mail. Włączenie tej opcji powoduje, że operator może dołączać dodatkowe pliki do wiadomości e-mail wysyłanych do klienta.
Kliknij przycisk [Zapisz].
Kliknij [Przetwarzanie zlecenia] - [Konfiguracja przepływu pracy] - [Ustawienia ogólne].
Wybierz jedną ze zmian stanu zlecenia, która wyzwala wysłanie wiadomości e-mail, np. Zlecenie przyjęte.
Wiadomości e-mail mogą być wysyłane na różnych etapach przetwarzania zlecenia. Wiadomości e-mail mogą być również wysyłane na pewnych etapach przepływu pracy zarządzania budżetem, np. Zatwierdzenie ceny.
Włącz opcję [Wyślij wiadomość e-mail], jeśli chcesz wysłać wiadomość e-mail, gdy stan zlecenia zostaje zmieniony na wybrany. Można wybrać kilka opcji wysyłania wiadomości e-mail:
[Zawsze]
Wiadomość e-mail dla zmiany stanu zlecenia jest zawsze wysyłana do klienta.
[W przypadku zażądania przez klienta]
Wiadomość e-mail dla zmiany stanu zlecenia jest wysyłana do klienta jedynie, jeśli klient tego zażąda.
[Wyślij wiadomość e-mail do klienta]
Wiadomość e-mail dla zmiany stanu zlecenia jest zawsze wysyłana do klienta.
[Wyślij wiadomość e-mail do operatorów]
Wiadomość e-mail dotycząca zmiany stanu zlecenia jest zawsze wysyłana do operatora.
[Zezwól na edycję wiadomości e-mail przed wysłaniem]
Utworzono domyślne wiadomości e-mail dla zmian stanu zlecenia, które wyzwalają wysłanie wiadomości e-mail. Po włączeniu tej opcji:
Przy określonej zmianie stanu zostaje otwarta określona domyślna wiadomość e-mail.
Operator może zmienić tę wiadomość e-mail.
Operator musi ręcznie wysłać wiadomość e-mail.
Jeśli wyłączysz tę opcję, żadna domyślna wiadomość e-mail nie będzie wysyłana automatycznie.
Większość wyzwalaczy, ale nie wszystkie, zawiera opcję [Zezwól na edycję wiadomości e-mail przed wysłaniem].
Kliknij przycisk [Zapisz].