Konfigurere arbeidsflyt for e-post

Klikk på [System] - [Tilkobling] - [E-postinnstillinger].

Skriv inn e-postadressen til utskriftsrommet.

Hvis du skriver inn en annen e-postadresse for en nettbutikk, vil denne e-postadressen bli overskrevet. Se: [Nettbutikk] – <nettbutikk> – [Kontaktinformasjon] – [Kontaktinformasjon].

Skriv inn navnet som vil bli brukt i "Fra"-feltet i e-postmeldingen. Eksempler: "Utskriftsrom"

Skriv inn eventuelle Kopi til-adresser. Du kan angi flere e-postadresser atskilt med semikolon (;).

Operatører kan legge til eller fjerne e-postadresser fra Kopi til-feltet hvis du aktiverer alternativet [Tillat at operatøren legger til Kopi til-adresser].

Konfigurer SMTP-serveren.

1. Skriv inn adressen og portnummeret for e-postserveren. Standard portnummer for SMTP er 25.

   Spør IT-avdelingen hvis du ønsker mer informasjon.

2. Klikk på knappen [Teste tilkobling] for å teste tilkoblingen til e-postserveren.

Konfigurer SMTP-godkjenningen.

1. [Aktiver SSL]

   Velg dette alternativet hvis du vil opprette en sikker SMTP-tilkobling. Du må oppdatere portnummeret. Standard portnummer for en SMTP-tilkobling med SSL-sikkerhet er 587.

   Spør IT-avdelingen hvis du ønsker mer informasjon.

2. Du kan tillate bruk av selvsignerte sertifikater til den sikre tilkoblingen.

   SMTP-serveren kan behandle selvsignerte sertifikater på samme måte som et sertifikat utstedt av en ikke-klarert sertifiseringsinstans. Avhengig av serverpolicyen kan tilkoblingen bli droppet, eller e-postene blir sendt uansett.

3. Konfigurer godkjenning av avsenderen.

   Innstillingen av dette alternativet avhenger av kundens konfigurasjon av SMTP-serveren.

   Innstilling	Beskrivelse
   [Anonym]	Velg denne verdien hvis det ikke kreves godkjenning for SMTP-serveren.
   [Egendefinert godkjenning]	Noen SMTP-servere krever at avsenderen er godkjent. Skriv inn en gyldig PRISMAdirect-bruker og passordet til denne brukeren. Du kan bruke [Teste tilkobling] -knappen til å kontrollere den oppgitte påloggingsinformasjonen.

Vi anbefaler at du sender en test-e-post for å kontrollere konfigurasjonen av SMTP-serveren.

Klikk på [Lagre].

Klikk på [Ordrebehandling] - [Arbeidsflytkonfigurasjon] - [E-postmaler].

Velg e-postmalen du vil konfigurere.

Klikk på et språk for å konfigurere e-postmeldingen på dette språket. Tilgjengelige språk vises like ovenfor emnefeltet. De tilgjengelige språkene er de samme som de aktive språkene for PRISMAdirect. Se: [System] - [Aktive språk for systemet].

Opprett e-postmeldingen.

• Skriv inn teksten. Bruk ikonene til å velge ulike skrifttyper, skriftfarger, tekstjustering osv.

• Du kan legge til bilder, for eksempel firmalogoen.

• Du kan bruke ordreelementer og produktelementer som variabler. Dra og slipp variabelen i ønsket posisjon i meldingen. Variabler angis med %-symboler. Du kan også skrive inn en fast tekst i etiketten.

  Du kan bruke produktelementene bare for jobber. Dra og slipp layoutelementet [Jobbinformasjon (for hver jobb)] i e-postmeldingen for å opprette en bestemt tekstboks for jobben.

• Du kan inkludere en hyperkobling til ordren i e-postmeldingen. Dra og slipp [Hyperkobling til ordre] i meldingen. Når kunden klikker på koblingen, åpnes en nettside som inneholder den aktuelle ordren.

Klikk på [Gå tilbake til standard] hvis du vil bruke standard-e-postmeldingen igjen. Endringene vil bli forkastet.

Du kan angi hvilke filer som automatisk skal legges ved i e-postmeldingen.

• Velg alternativet [Legg ved dokumentet] hvis du vil legge ved det endelige PDF-dokumentet i e-postmeldingen.

• Velg alternativet [Legg ved billettene] hvis du vil legge ved jobbkortet i e-postmeldingen.

• Velg alternativet [Legg ved preflight-rapport] hvis du vil legge ved preflight-rapporten i e-postmeldingen.

Når alternativet [Tillat operatøren å legge ved filer i e-post] er aktivert, kan du legge ved ytterligere filer i en e-postmelding. Se fremgangsmåten for Konfigurere arbeidsflyt for e-post.

Klikk på [Forhåndsvis e-post] for å kontrollere e-postmeldingen.

Klikk på [Lagre].

Gjenta disse trinnene for alle e-postmalene.

Klikk på [Ordrebehandling] - [Arbeidsflytkonfigurasjon] - [Generelle innstillinger] - [Andre innstillinger].

[Tillat operatøren å legge ved filer i e-post]

Du kan angi maler for e-post i delen [E-postmaler]. Her kan du angi hvilke filer som skal legges ved e-postene som standard. Når du aktiverer dette alternativet, har operatøren tillatelse til å legge ved ekstra filer i e-postmeldingene til kunden.

Klikk på [Lagre].

Klikk på [Ordrebehandling] - [Arbeidsflytkonfigurasjon] - [Generelle innstillinger].

Velg én av endringene i ordrestatus som utløser sending av e-post, for eksempel Ordren er godkjent .

E-postene kan sendes på ulike trinn av ordrebehandlingen. E-postene kan også sendes på forskjellige trinn i en arbeidsflyt, for eksempel Prisgodkjenning i arbeidsflyten for budsjettbehandling.

Aktiver alternativet [Send e-post] når du ønsker å sende en e-post når ordren endres til den aktuelle statusen. Du kan velge flere alternativer for sending av e-post:

• [Alltid]

  E-postmeldingen for den aktuelle endringen i ordrestatus sendes alltid til kunden.

• [Når forespurt av kunde]

  E-postmeldingen for den aktuelle endringen i ordrestatus sendes bare til kunden når kunden har bedt om dette.

• [Sende en e-postmelding til kunden]

  E-postmeldingen for den aktuelle endringen i ordrestatus sendes alltid til kunden.

• [Sende en e-postmelding til operatørene]

  E-postmeldingen for den aktuelle endringen i ordrestatusen sendes alltid til operatøren.

[Tillate redigering av e-postmelding før sending]

Det er opprettet standard-e-poster for endringer i ordrestatus som utløser sending av e-post. Når du aktiverer dette alternativet:

• Ved en bestemt endring i ordrestatusen åpnes den aktuelle standard-e-posten.

• Operatøren kan endre denne e-postmeldingen.

• Operatøren må sende denne e-postmeldingen manuelt.

Hvis du deaktiverer dette alternativet, sendes eventuelle standard-e-poster automatisk.

De fleste (men ikke alle) utløsere inneholder [Tillate redigering av e-postmelding før sending] -alternativet.

Klikk på [Lagre].