In dit onderwerp wordt de volledige configuratie van de e-mailworkflow beschreven.
U moet de e-mailinstellingen configureren in de werkruimte [Configuratie]:
De SMTP-server van de repro en de e-mailinstellingen configureren
Standaard-e-mailberichten maken
U kunt standaard-e-mailberichten maken voor de klanten, fiatteurs, enzovoort. De e-mails kunnen in verschillende stadia tijdens de verwerking van een order worden verzonden. E-mails kunnen ook worden verzonden in bepaalde stadia van een workflow, bijvoorbeeld budgetbeheer.
De operator in staat stellen extra bestanden toe te voegen aan e-mailberichten
De operator in staat stellen de e-mailberichten voor verzending te bewerken
U moet ook configureren of e-mailberichten worden verzonden naar de klanten, fiatteurs, enzovoort.
Klik op [Systeem] - [Connectiviteit] - [E-mailinstellingen].
Typ het e-mailadres van de repro.
Wanneer u een ander e-mailadres typt voor een webshop, wordt dit e-mailadres overschreven. Zie: [Webshop] - <webshop> - [Contactgegevens] - [Contactgegevens].
Typ de naam die wordt gebruikt in het veld 'Van' van het e-mailbericht. Bijvoorbeeld: 'Repro'.
Geef de Cc-adressen op. U kunt meerdere e-mailadressen, gescheiden door een puntkomma (;), invoeren.
De operator kan e-mailadressen toevoegen aan of verwijderen uit het veld 'Cc' wanneer u de optie [De operator toestaan CC-adressen toe te voegen] inschakelt.
Configureer de SMTP-server.
Typ het adres en het poortnummer van uw e-mailserver. Het standaardpoortnummer voor SMTP is 25.
Neem contact op met de IT-afdeling voor meer informatie.
Klik op de knop [Verbinding testen] om de verbinding met de e-mailserver te testen.
Configureer de SMTP-verificatie.
[SSL inschakelen]
Selecteer deze optie als u een beveiligde SMTP-verbinding wilt maken. U moet het poortnummer bijwerken. Het standaardpoortnummer voor een SMTP-verbinding beveiligd met SSL is 587.
Neem contact op met de IT-afdeling voor meer informatie.
U kunt zelfondertekende certificaten voor de beveiligde verbinding toestaan.
De SMTP-server kan zelfondertekende certificaten op dezelfde manier behandelen als een certificaat uitgegeven door een niet-vertrouwde certificeringsinstantie. Afhankelijk van het beleid, kan de verbinding worden verbroken of kan worden bepaald de e-mails toch te verzenden.
Configureer de verificatie van de afzender.
De waarde voor deze optie is afhankelijk van de wijze waarop de client de SMTP-server heeft geconfigureerd.
|
Instellen |
Omschrijving |
|---|---|
|
[Anoniem] |
Selecteer deze waarde als er geen verificatie vereist is voor uw SMTP-server. |
|
[Aangepaste verificatie] |
Sommige SMTP-servers vereisen dat de afzender is geverifieerd. Typ een geldige PRISMAdirect-gebruiker met het bijbehorende wachtwoord. U kunt de knop [Verbinding testen] gebruiken om de opgegeven aanmeldgegevens te controleren. |
U wordt aangeraden een testbericht te verzenden om uw configuratie van de SMTP-server te controleren.
Klik op [Opslaan].
Klik op [Orderverwerking] - [Werkstroomconfiguratie] - [E-mailsjablonen].
Selecteer de e-mailsjabloon die u wilt configureren.
Klik op een taal om het e-mailbericht in die taal te configureren. De beschikbare talen worden net boven het onderwerpveld weergegeven. De beschikbare talen komen overeen met de actieve talen voor PRISMAdirect. Zie: [Systeem] - [Actieve talen voor systeem].
Maak het e-mailbericht.
Typ de tekst. Gebruik de pictogrammen om verschillende lettertypen, tekstkleuren, tekstuitlijning, enzovoort te gebruiken.
U kunt afbeeldingen toevoegen, bijvoorbeeld uw bedrijfslogo.
U kunt de order- en productitems gebruiken als variabelen. Sleep de variabele naar de gewenste positie in het bericht. Een variabele wordt weergegeven tussen percentagesymbolen (%). U kunt ook een vaste tekst voor het label opgeven.
U kunt de productitems alleen gebruiken voor opdrachten. Sleep het lay-outitem [Opdrachtgegevens (per opdracht)] naar het e-mailbericht om een opdrachtspecifiek tekstvak te maken.
U kunt een hyperlink naar de order opnemen in uw e-mail. Sleep [Hyperlink naar order] naar het bericht. Als de klant op de hyperlink klikt, wordt een webpagina met de betreffende order geopend.
Klik op [Standaard herstellen] om het standaarde-mailbericht opnieuw te gebruiken. U wijzigingen worden genegeerd.
U kunt configureren welke bestanden automatisch worden toegevoegd aan het e-mailbericht.
Selecteer de optie [Voeg het document bij] om het definitieve PDF-bestand aan het e-mailbericht toe te voegen.
Selecteer de optie [De bonnen bijvoegen] om de opdrachtbon aan het e-mailbericht toe te voegen.
Selecteer de optie [Preflightrapport bijvoegen] om het preflightrapport aan het e-mailbericht toe te voegen.
De operator kan extra bestanden aan een e-mailbericht toevoegen als de optie [De operator toestaan bestanden toe te voegen aan e-mailberichten] is ingeschakeld. Zie procedure De e-mailworkflow configureren.
Klik op [Voorbeeldweergave e-mailbericht] om uw e-mailbericht te controleren.
Klik op [Opslaan].
Herhaal deze stappen voor alle e-mailsjablonen.
Klik op [Orderverwerking] - [Werkstroomconfiguratie] - [Algemene instellingen] - [Andere instellingen].
[De operator toestaan bestanden toe te voegen aan e-mailberichten]
U kunt de e-mailsjablonen definiëren in het gedeelte [E-mailsjablonen]. In dat gedeelte kunt u tevens opgeven welke bestanden standaard moeten worden toegevoegd aan de e-mails. Als u deze optie inschakelt, kunt u de operator in staat stellen extra bestanden toe te voegen aan e-mailberichten naar de klant.
Klik op [Opslaan].
Klik op [Orderverwerking] - [Werkstroomconfiguratie] - [Algemene instellingen].
Selecteer een van de orderstatuswijzigingen die de verzending van een e-mail activeren, bijvoorbeeld Order geaccepteerd.
De e-mails kunnen in verschillende stadia van de verwerking van een order worden verzonden. E-mails kunnen ook in bepaalde stadia van een workflow worden verzonden, bijvoorbeeld Goedkeuring van prijs van de workflow voor budgetbeheer.
Schakel de optie [E-mail verzenden] in als u een e-mail wilt verzenden op het moment dat de order een bepaalde status krijgt. U kunt verschillende opties selecteren voor het verzenden van een e-mail:
[Altijd]
Het e-mailbericht voor de betreffende wijziging van de orderstatus wordt altijd verzonden naar de klant.
[Op verzoek van klant]
Het e-mailbericht voor de betreffende wijziging van de orderstatus wordt alleen verzonden naar de klant als de klant hierom heeft gevraagd.
[Een e-mail naar de klant verzenden]
Het e-mailbericht voor de betreffende wijziging van de orderstatus wordt altijd verzonden naar de klant.
[Een e-mail naar de operators verzenden]
Het e-mailbericht voor de betreffende wijziging van de orderstatus wordt altijd verzonden naar de operator.
[Bewerking van het e-mailbericht vóór verzenden toestaan]
Er zijn standaard-e-mailberichten gemaakt voor de orderstatuswijzigingen die de verzending van een e-mail activeren. Wanneer u deze optie inschakelt:
Bij een bepaalde orderstatuswijziging wordt het betreffende standaard-e-mailbericht geopend.
De operator kan het e-mailbericht wijzigen.
De operator moet het e-mailbericht handmatig verzenden.
Wanneer u deze optie uitschakelt, wordt een standaard-e-mailbericht automatisch verzonden.
De meeste, maar niet alle triggers bevatten de optie [Bewerking van het e-mailbericht vóór verzenden toestaan].
Klik op [Opslaan].