このトピックでは、E メール ワークフローの完全な設定について説明します。
[設定] ワークスペースの中で E メール設定を設定する必要があります。
プリント ルームの SMTP サーバーと E メール設定の設定
デフォルト E メール メッセージの作成
顧客や承認者などのために、デフォルトの E メール メッセージを作成することができます。この E メールは、オーダーを処理中に、さまざまな段階で送信することができます。 E メールはまた、例えば予算管理など、ワークフローのある段階でも送信することができます。
オペレータに対する、E メール メッセージへの追加ファイルの添付の許可
オペレータに対する、送信前のE メール メッセージの編集の許可
電子メール メッセージが顧客、承認者などに送られるかどうかを設定する必要もあります。
「[システム] 」-「[接続性] 」-「[E メール設定] 」をクリックします。
プリント ルームの E メール アドレスを入力します。
Web ショップ用に別の E メール アドレスを入力すると、この E メール アドレスが上書きされます。参照：[ウェブショップ設定] - <Web ショップ> - [連絡先情報設定] - [連絡先情報設定] 。
E メール メッセージの「差出人」フィールドに使用される名前を入力します。例：「プリント ルーム」
CC のアドレスを入力します。セミコロン (;) を使用して、複数の E メール アドレスを入力できます。
「[オペレータに CC アドレスの追加を許可] 」オプションを有効にすると、オペレータは「Cc」フィールドに対して E メール アドレスを追加/削除できます。
SMTP サーバーを設定します。
アドレスと E メール サーバーのポート番号を入力します。SMTP 用のデフォルトのポート番号は 25 です。
詳細については、IT 部門にお問い合わせください。
[接続テスト] ボタンをクリックして、E メール サーバーへの接続をテストします。
SMTP 認証を設定します。
[SSL の有効化]
安全な SMTP 接続を作成する場合は、このオプションを選択します。ポート番号を更新する必要があります。SSL によって安全化された SMTP 接続に対するデフォルトのポート番号は 587です。
詳細については、IT 部門にお問い合わせください。
セキュア接続のために自己署名証明書を許可することができます。
SMTP サーバーは自己署名証明書を信頼されていない CA によって発行された証明書と同じように扱うことができます。それらの ポリシーによって、接続を切るか、あるいはどちらにしてもE メールを伝送するかもしれません。
送信者の認証を設定します。
このオプションの値は、クライアントが SMTP サーバーを設定した方法によって異なります。
|
設定 |
説明 |
|---|---|
|
[匿名] |
認証を SMTP サーバーに不要とする場合は、この値を選択します。 |
|
[カスタム認証] |
SMTP サーバーによっては、送信者が認証されていることを要求する場合があります。有効な PRISMAdirect ユーザーとそのパスワードを入力します。 「[接続のテスト] 」ボタンを使用して、入力した資格情報を確認できます。 |
SMTP サーバーの設定を確認するために、テスト E メールを送信することをお勧めします。
「[保存] 」をクリックします。
「[受注処理設定] 」-「[ワークフローの設定] 」-「[メールテンプレート] 」をクリックします。
設定する E メール テンプレートを選択します。
E メール メッセージを設定するときに使用する言語をクリックします。使用可能な言語は件名フィールドのすぐ上に表示されます。使用可能な言語は PRISMAdirect に対するアクティブな言語と同じです。次を参照: [システム] - [システムの言語設定].
電子メール メッセージを作成します。
テキストを入力します。アイコンを使用して、異なるフォント タイプ、フォント カラー、テキスト位置などを使用できます。
企業のロゴなどの画像を追加できます。
オーダー アイテムや製品アイテムを変数として使用できます。メッセージ内の必要な位置に変数をドラッグ アンド ドロップします。変数は「%」記号で囲まれます。ラベルでは固定のテキストを入力することもできます。
製品アイテムはジョブにのみ使用できます。[ジョブ情報 (ジョブ別)] レイアウト アイテムを電子メール メッセージにドラッグ アンド ドロップして、ジョブ固有のテキスト ボックスを作成します。
E メールにはオーダーへのハイパーリンクを含めることができます。「[オーダーへのハイパーリンク] 」をメッセージにドラッグ アンド ドロップします。顧客がハイパーリンクをクリックすると、該当するオーダーを含む Web ページが開きます。
デフォルトの E メール メッセージを再び使用するには、「[デフォルトに戻す] 」をクリックします。変更内容は破棄されます。
E メール メッセージに自動的に添付されるファイルを設定できます。
[ドキュメントの添付] オプションを選択すると、E メール メッセージに最終版 PDF ドキュメントが添付されます。
「[チケットの添付] 」オプションを選択すると、E メール メッセージにジョブ チケットが添付されます。
「[事前チェック レポートを開く] 」オプションを選択すると、E メール メッセージにプリフライト レポートが添付されます
「[制作担当者にメール送信時のファイルの添付を許可します] 」オプションが有効になっていると、オペレータは E メール メッセージに追加のファイルを添付できます。「E メール ワークフローの設定」の手順を参照してください。
電子メール メッセージを確認するには、「[メールのプレビュー] 」をクリックします。
「[保存] 」をクリックします。
すべての E メール テンプレートについて、これらの手順を繰り返します。
「[受注処理設定] 」-「[ワークフローの設定] 」-「[一般設定] 」-「[その他の設定] 」をクリックします。
[制作担当者にメール送信時のファイルの添付を許可します]
「[メールテンプレート] 」セクションで E メール テンプレートを定義できます。そのセクションで、E メールにデフォルトで添付されるファイルを定義できます。このオプションを有効にすると、オペレータは顧客への E メール メッセージに追加ファイルを添付することが許可されます。
「[保存] 」をクリックします。
「[受注処理設定] 」-「[ワークフローの設定] 」-「[一般設定] 」をクリックします。
たとえば、オーダー承認済み などの E メールを送信するトリガーになるオーダー状態の変更の一つを選択します。
E メールはオーダーを処理中に、様々な段階で送信することができます。E メールはまた、たとえば予算管理ワークフローの価格承認のためなど、ワークフローの特定の段階でも送信することができます。
オーダーが該当する状態に変わったときに電子メールを送る場合は、[メールの送信] オプションを有効にします。E メールの送信についていくつかのオプションを選択できます。
[常に可]
該当するオーダー状態の変更に関する E メール メッセージは、常に顧客に送信されます。
[お客様からの要求があった場合]
該当するオーダー状態の変更に関する E メール メッセージは、顧客からの依頼時にのみ顧客に送信されます。
[お客様にメールを送信]
該当するオーダー状態の変更に関する E メール メッセージは、常に顧客に送信されます。
[制作担当者にメールを送信]
該当するオーダー状態の変更に関するデフォルトの電子メール メッセージは、常にオペレータに送られます。
[送信前にメール メッセージの編集を許可]
E メールを送信するトリガーになるオーダー状態の変更に対して、デフォルトのE メール メッセージが作成されました。このオプションを有効にした場合:
ある特定のオーダー状態の変更時に、該当するデフォルトの E メール メッセージが開きます。
オペレータはこの E メール メッセージを変更できます。
オペレータは、この E メール メッセージを手動で送信する必要があります。
このオプションを無効にすると、どんなデフォルト E メール メッセージも自動的に送信されます。
すべてではありませんが、たいていのトリガーはオプション [送信前にメール メッセージの編集を許可] を含んでいます。
「[保存] 」をクリックします。