Configuration du workflow de messagerie

Cliquez sur [Système] - [Connectivité] - [Paramètres de messagerie].

Tapez l'adresse e-mail de la salle d'impression.

Lorsque vous tapez une adresse e-mail différente pour une boutique en ligne, cette adresse e-mail est alors remplacée. Voir : [Boutique en ligne] - <boutique en ligne> - [Informations de contact] - [Informations de contact].

Tapez le nom à utiliser dans le champ 'De' du courrier électronique. Par exemple : 'Salle d'impression'.

Tapez toutes les adresses Cc. Vous pouvez entrer plusieurs adresses email, séparées par un point-virgule (;).

L'opérateur peut ajouter ou supprimer des adresses électroniques dans le champ 'Cc' lorsque vous activez l'option [Autoriser l'opérateur à ajouter une ou des adresses Cc].

Configurez le serveur SMTP.

1. Saisissez l'adresse et le numéro de port de votre serveur de messagerie. Le numéro de port par défaut pour for SMTP est 25.

   Pour plus d'informations, contactez votre service informatique.

2. Cliquez sur le bouton [Test de connexion] pour tester la connexion au serveur de messagerie.

Configurez l'authentification SMTP.

1. [Activation de SSL]

   Sélectionnez cette option pour créer une connexion SMTP sécurisée. Vous devez mettre à jour le numéro de port. Le numéro de port par défaut pour une connexion SMTP sécurisée par SSL est 587.

   Pour plus d'informations, contactez votre service informatique.

2. Vous pouvez autoriser des certificats auto-signés pour la connexion sécurisée.

   Le serveur SMTP peut traiter les certificats auto-signés de la même façon qu'un certificat délivré par une autorité de certification (CA) non approuvée. Selon leur politique, ils peuvent mettre fin à la connexion ou décider de transmettre les e-mails de toute façon.

3. Configurez l’authentification de l’expéditeur.

   La valeur pour cette option dépend de la façon dont le client a configuré le serveur SMTP.

   Paramètre	Description
   [Anonyme]	Sélectionnez cette valeur si aucune authentification n'est requise pour votre serveur SMTP.
   [Authentification personnalisée]	Certains serveurs SMTP nécessitent que l’expéditeur soit authentifié. Tapez un utilisateur PRISMAdirect et son mot de passe valides. Vous pouvez utiliser le bouton [Test de connexion] pour vérifier les informations d'identification saisies.

Il est conseillé d'envoyer un email test pour vérifier votre configuration du serveur SMTP.

Cliquez sur [Enregistrer].

Cliquez sur [Traitement des commandes] - [Configuration du cycle de traitement] - [Modèles de messages électroniques].

Sélectionnez le modèle de message électronique que vous voulez configurer.

Cliquez sur une langue pour configurer le message électronique dans cette langue. Les langues disponibles s'affichent juste au-dessus du champ de l'objet. Les langues disponibles sont les langues actives pour PRISMAdirect. Voir : [Système] - [Langues actives pour le système].

Créez le message électronique.

• Saisissez le texte. Utilisez les icônes pour utiliser différents types de police, une couleur de police, un alignement du texte, etc.

• Vous pouvez ajouter des images, par exemple, le logo de votre société.

• Vous pouvez utiliser les éléments de commande et les éléments du produit en tant que variables. Glissez et déposez la variable dans le message vers la position souhaitée. Une variable est encadrée par les symboles '%'. Vous pouvez aussi saisir un texte fixe dans l'étiquette.

  Vous pouvez uniquement utiliser les éléments du produit pour les travaux. Glissez-déposez l'élément de mise en page [Informations sur le travail (par travail)] dans le message électronique pour créer une zone de texte spécifique à un travail.

• Vous pouvez inclure un hyperlien vers la commande dans votre messagerie électronique. Glissez et déposez [Lien hypertexte vers la commande] dans le message. Lorsque le client clique sur le lien hypertexte une page Internet s'ouvre, contenant la commande concernée.

Cliquez sur [Revenir aux paramètres par défaut] pour utiliser le message électronique par défaut à nouveau. Vos modifications seront supprimées.

Vous pouvez configurer les fichiers qui sont joints automatiquement au message électronique.

• Sélectionnez l'option [Joindre le document] pour joindre le document PDF final au message électronique.

• Sélectionnez l'option [Joindre les tickets] pour joindre le ticket du travail au message électronique.

• Sélectionnez l'option [Joindre le rapport du contrôle en amont] pour joindre le rapport du contrôle en amont au message électronique.

L'opérateur peut joindre des fichiers supplémentaires à un message électronique lorsque l'option [Autoriser l'opérateur à joindre des fichiers lors de l'envoi d'un e-mail] est activée. Voir la procédure Configuration du workflow de messagerie.

Cliquez sur [Prévisualiser l'e-mail] pour vérifier votre message électronique.

Cliquez sur [Enregistrer].

Répétez ces étapes pour tous les modèles de messages électroniques.

Cliquez sur [Traitement des commandes] - [Configuration du cycle de traitement] - [Paramètres généraux] - [Autres paramètres].

[Autoriser l'opérateur à joindre des fichiers lors de l'envoi d'un e-mail]

Vous pouvez définir les modèles de messages électroniques dans la section [Modèles de messages électroniques]. Dans cette section, vous pouvez définir quels fichiers seront joints aux messages électroniques par défaut. Lorsque vous activez cette option, l'opérateur est autorisé à joindre des fichiers supplémentaires aux messages électroniques au client.

Cliquez sur [Enregistrer].

Cliquez sur [Traitement des commandes] - [Configuration du cycle de traitement] - [Paramètres généraux].

Sélectionnez l’un des changements d’état de la commande qui déclenche l’envoi d’un message électronique, par exemple, Commande acceptée.

Les messageries électronique peuvent être envoyés à différentes étapes lors du traitement d’une commande. Des messageries électronique peuvent également être envoyés à certaines étapes d’un workflow, par exemple, l'approbation du prix du workflow de gestion du budget.

Activez l'option [Envoyer un message électronique] si vous souhaitez envoyer une messagerie électronique lorsque l'état de la commande concerné est modifié. Vous pouvez sélectionner plusieurs options pour l'envoi d'un message électronique :

• [Toujours]

  Le message électronique pour le changement de l'état de la commande concerné est toujours envoyé au client.

• [Sur demande du client]

  Le message électronique pour le changement de l'état de la commande concerné est uniquement envoyé au client si celui-ci l'a demandé.

• [Envoyez un courrier électronique au client]

  Le message électronique pour le changement de l'état de la commande concerné est toujours envoyé au client.

• [Envoyez un courrier électronique aux opérateurs]

  Le message électronique pour le changement de l'état de la commande concerné est toujours envoyé à l'opérateur.

[Permettre de modifier le message électronique avant l'envoi]

Les messages électroniques par défaut ont été créés pour les changements d’état de la commande qui déclenchent l’envoi d’un message électronique. Lorsque vous activez cette option :

• Lors d'un changement d’état de la commande spécifique, le message électronique par défaut concerné s’ouvre.

• L’opérateur peut modifier le message électronique.

• L’opérateur doit envoyer manuellement le message électronique.

Lorsque vous désactivez cette option, n’importe quel message électronique par défaut est envoyé automatiquement.

La plupart des déclencheurs (mais pas tous) contiennent l'option [Permettre de modifier le message électronique avant l'envoi].

Cliquez sur [Enregistrer].