En este tema se describe toda la configuración del flujo de trabajo de correo electrónico.
Los ajustes de correo electrónico se configuran en el espacio de trabajo [Configuración]:
Configurar el servidor SMTP del servicio de impresión y los ajustes de correo electrónico
Crear mensajes de correo electrónico predeterminados
Puede crear mensajes de correo electrónico predeterminados para los clientes, responsables de aprobación, etc. Los mensajes de correo electrónico se pueden enviar en las diferentes etapas de procesamiento de un pedido. También se pueden enviar mensajes de correo electrónico en determinadas fases de un flujo de trabajo; por ejemplo, durante el control de presupuestos.
Permitir que el operador adjunte otros archivos a los mensajes de correo electrónico
Permitir que el operador pueda editar los mensajes de correo electrónico antes de enviarlos
También tiene que configurar si los mensajes de correo electrónico se van a enviar a los clientes, a los responsables de aprobación, etc.
Haga clic en [Sistema] - [Conectividad] - [Ajustes de correo electrónico].
Defina la dirección de correo electrónico del servicio de impresión.
Si utiliza una dirección de una tienda web diferente, esta dirección se sobrescribirá. Consulte: [Tienda web] - <tienda web> - [Información de contacto] - [Información de contacto].
Especifique el nombre que desea utilizar en el campo 'De' del mensaje. Por ejemplo: 'Servicio de impresión'
Escriba las direcciones en el campo Cc. Puede especificar varias direcciones de correo electrónico separadas mediante punto y coma (;).
Si la opción [Permitir que el operador añada direcciones de Cc] está habilitada, el operador podrá agregar o eliminar direcciones de correo electrónico en el campo 'Cc'.
Configure el servidor SMTP.
Especifique la dirección y el número de puerto del servidor de correo electrónico. El número de puerto predeterminado para SMTP es 25.
Consulte a su departamento de TI para obtener información detallada.
Haga clic en el botón [Comprobación de la conexión] para comprobar la conexión con el servidor de correo electrónico.
Configure la autenticación SMTP.
[Habilitar SSL]
Seleccione esta opción si desea crear una conexión SMTP segura. Tiene que actualizar el número de puerto. El número de puerto predeterminado de una conexión SMTP protegida mediante SSL es 587.
Consulte a su departamento de TI para obtener información detallada.
Puede permitir certificados autofirmados para la conexión segura.
El servidor SMTP puede procesar los certificados autofirmados igual que si fueran certificados emitidos por una entidad de certificación no confiable. En función de la directiva que se aplique, pueden anular la conexión o dejar que se transmitan los mensajes de correo electrónico.
Configure la autenticación del remitente.
El valor de esta opción depende de la configuración del servidor SMTP establecida por el cliente.
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Ajuste |
Descripción |
|---|---|
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[Anónimo] |
Seleccione este valor ni el servidor SMTP no requiere autenticación. |
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[Autenticación personalizada] |
Algunos servidores SMTP requieren que el remitente esté autenticado. Especifique un usuario de PRISMAdirect válido y su contraseña. Puede usar la opción [Comprobación de la conexión] para comprobar las credenciales introducidas. |
Es recomendable que envíe un correo electrónico de prueba para comprobar la configuración del servidor SMTP.
Haga clic en [Guardar].
Haga clic en [Procesamiento de pedidos] - [Configuración de flujo de trabajo] - [Plantillas de correo electrónico].
Seleccione la plantilla de correo electrónico que desea configurar.
Haga clic en un idioma para configurar el mensaje de correo electrónico en ese idioma. Los idiomas disponibles aparecen encima del campo de asunto. Los idiomas disponibles son los idiomas que están activos en PRISMAdirect. Consulte: [Sistema] - [Idiomas activos en el sistema].
Cree el mensaje de correo electrónico.
Escriba el texto. Utilice los iconos si desea cambiar el tipo o color de fuente, la alineación del texto, etc.
Puede agregar imágenes; por ejemplo, el logotipo de la empresa.
Puede utilizar los elementos del pedido y del producto como variables. Arrastre y suelte la variable en el mensaje en la posición deseada. Las variables se escriben entre símbolos '%'. También puede escribir un texto fijo en la etiqueta.
Los elementos del producto solo pueden utilizarse en los trabajos. Arrastre y suelte el elemento de diseño [Información de trabajos (por cada trabajo)] en el mensaje de correo electrónico para crear un cuadro de texto específico para el trabajo.
Puede incluir un hipervínculo al pedido en el mensaje de correo electrónico. Arrastre y suelte [Hipervínculo al pedido] en el mensaje. Cuando el cliente hace clic en el hipervínculo, se abre una página web que contiene el pedido correspondiente.
Haga clic en [Revertir a valores predeterminados] para utilizar de nuevo el mensaje de correo electrónico predeterminado. Se descartarán los cambios.
Puede configurar qué archivos se adjuntan automáticamente al mensaje de correo electrónico.
Seleccione la opción [Adjuntar documento] para adjuntar el documento PDF final al mensaje de correo electrónico.
Seleccione la opción [Adjuntar las tarjetas] para adjuntar la tarjeta de trabajo al mensaje de correo electrónico.
Seleccione la opción [Adjuntar el informe preliminar] para adjuntar el informe de comprobación al mensaje de correo electrónico.
El operador puede adjuntar archivos a un mensaje de correo electrónico cuando está activada la opción [Permitir al operador que adjunte archivos al enviar un mensaje de correo electrónico]. Consulte el procedimiento Configurar el flujo de trabajo de correo electrónico.
Haga clic en [Vista preliminar de mensaje de correo electrónico] para comprobar el mensaje de correo electrónico.
Haga clic en [Guardar].
Repita estos pasos con todas las plantillas de correo electrónico.
Haga clic en [Procesamiento de pedidos] - [Configuración de flujo de trabajo] - [Ajustes generales] - [Otros ajustes].
[Permitir al operador que adjunte archivos al enviar un mensaje de correo electrónico]
Puede definir las plantillas de correo electrónico en la sección [Plantillas de correo electrónico]. En esa sección, puede definir qué archivos se adjuntarán a los mensajes de forma predeterminada. Si habilita esta opción, el operador podrá adjuntar otros archivos a los mensajes de correo electrónico que envíe al cliente.
Haga clic en [Guardar].
Haga clic en [Procesamiento de pedidos] - [Configuración de flujo de trabajo] - [Ajustes generales].
Seleccione uno de los cambios de estado del pedido que activan el envío de un mensaje de correo electrónico; por ejemplo, Pedido aceptado.
Los mensajes de correo electrónico se pueden enviar en las diferentes etapas de procesamiento de un pedido. También se pueden enviar mensajes de correo electrónico en determinadas fases de un flujo de trabajo; por ejemplo, en la fase Aprobación de precios del flujo de trabajo de gestión de presupuestos.
Habilite la opción [Enviar correo electrónico] si desea enviar un correo electrónico cuando el pedido cambie al estado correspondiente. Puede seleccionar varias opciones para enviar un correo electrónico:
[Siempre]
El mensaje de correo electrónico del cambio de estado correspondiente se envía siempre al cliente.
[Cuando lo solicite el cliente]
El mensaje de correo electrónico del cambio de estado correspondiente solo se envía al cliente cuando este lo solicita.
[Enviar un mensaje de correo electrónico al cliente]
El mensaje de correo electrónico del cambio de estado correspondiente se envía siempre al cliente.
[Enviar un mensaje de correo electrónico a los operadores]
El mensaje de correo electrónico del cambio de estado correspondiente siempre se envía al operador.
[Permitir que se edite el mensaje de correo electrónico antes de su envío]
Se han creado mensajes de correo electrónico predeterminados para los cambios de estado de pedido que activan el envío de un correo electrónico. Cuando se activa esta opción:
Si se produce un cambio de estado de pedido concreto, se abrirá el mensaje de correo electrónico predeterminado que corresponda.
El operador puede cambiar el mensaje de correo electrónico.
El operador tiene que enviar manualmente el mensaje de correo electrónico.
Si se deshabilita esta opción, se enviarán automáticamente los mensajes de correo electrónico predeterminados.
La mayoría de los activadores, aunque no todos, tienen la opción [Permitir que se edite el mensaje de correo electrónico antes de su envío].
Haga clic en [Guardar].