In diesem Abschnitt wird die vollständige Konfiguration des E-Mail-Arbeitsablaufs beschrieben.
Sie müssen die E-Mail-Einstellungen im Arbeitsbereich [Konfiguration] konfigurieren:
Konfigurieren des SMTP-Servers der Druckzentrale und der E-Mail-Einstellungen
Erstellen der Standard-E-Mail-Nachrichten
Sie können Standard-E-Mail-Nachrichten für die Kunden, Befürworter usw. erstellen. Die E-Mails können während der Verarbeitung einer Bestellung in verschiedenen Phasen gesendet werden. E-Mails können auch in bestimmten Phasen eines Arbeitsablaufs gesendet werden, z. B. während der Budgetkontrolle.
Gestatten Sie es dem Bediener, zusätzliche Dateien an E-Mail-Nachrichten anzuhängen.
Gestatten Sie es dem Bediener, E-Mail-Nachrichten vor dem Senden zu bearbeiten.
Sie müssen auch konfigurieren, ob E-Mail-Nachrichten an Kunden, Befürworter usw. gesendet werden.
Klicken Sie auf [System] - [Konnektivität] - [E-Mail-Einstellungen].
Geben Sie die E-Mail-Adresse der Druckzentrale an.
Wenn Sie für einen Web-Shop eine andere E-Mail-Adresse eingeben, wird diese E-Mail-Adresse überschrieben. Siehe: [Web-Shop] - <Web-Shop> - [Kontaktinformationen] - [Kontaktinformationen].
Geben Sie den Namen ein, der im Feld 'Von' der E-Mail-Nachricht verwendet wird. Beispiel: 'Druckzentrale'.
Geben Sie alle Cc-Adressen ein. Sie können mehrere E-Mail-Adressen eingeben, die durch ein Semikolon (;) getrennt werden.
Der Bediener kann E-Mail-Adressen zum Feld 'Cc' hinzufügen oder aus diesem entfernen, wenn die Option [Dem Bediener das Hinzufügen von Cc-Adressen gestatten] aktiviert ist.
Konfigurieren Sie den SMTP-Server.
Geben Sie die Adresse und Anschlussnummer Ihres E-Mail-Servers ein. Die Standardanschlussnummer für SMTP ist 25.
Genaue Informationen erhalten Sie von Ihrer IT-Abteilung.
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Verbindung testen], um die Verbindung mit dem E-Mail-Server zu testen.
Konfigurieren Sie die SMTP-Authentifizierung.
[Aktivieren von SSL]
Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie eine sichere SMTP-Verbindung herstellen möchten. Sie müssen die Anschlussnummer aktualisieren. Die Standardanschlussnummer für eine mit SSL gesicherte SMTP-Verbindung ist 587.
Genaue Informationen erhalten Sie von Ihrer IT-Abteilung.
Sie können für die sichere Verbindung selbstsignierte Zertifikate zulassen.
Der SMTP-Server kann selbstsignierte Zertifikate auf dieselbe Weise wie Zertifikate behandeln, die von einer nicht vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle ausgestellt wurden. Je nach verwendeter Richtlinie wird die Verbindung möglicherweise getrennt oder die E-Mails werden trotzdem übermittelt.
Konfigurieren Sie die Authentifizierung des Absenders.
Der Wert für diese Option hängt davon ab, wie der Client den SMTP-Server konfiguriert hat.
|
Einstellung |
Beschriftung |
|---|---|
|
[Anonym] |
Wählen Sie diesen Wert aus, wenn für den SMTP-Server keine Authentifizierung erforderlich ist. |
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[Benutzerdefinierte Authentifizierung] |
Einige SMTP-Server erfordern, dass der Absendet authentifiziert wird. Gehen Sie einen gültigen PRISMAdirect-Benutzer und dessen Passwort ein. Sie können die Schaltfläche [Verbindung testen] verwenden, um die eingegebenen Berechtigungsnachweise zu prüfen. |
Es wird empfohlen, dass Sie eine Test-E-Mail senden, um Ihre Konfiguration des SMTP-Servers zu überprüfen.
Klicken Sie auf [Speichern].
Klicken Sie auf [Auftragsverarbeitung] - [Arbeitsablaufskonfiguration] - [E-Mail-Vorlagen].
Wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die Sie konfigurieren möchten.
Klicken Sie auf eine Sprache, um die E-Mail in dieser Sprache zu konfigurieren. Die verfügbaren Sprachen werden direkt über dem Betrefffeld angezeigt. Die verfügbaren Sprachen entsprechen den aktiven Sprachen für PRISMAdirect. Siehe: [System] - [Aktive Sprachen für System].
Erstellen Sie die die E-Mail-Nachricht.
Geben Sie den Text ein. Verwenden Sie die Symbole, um verschiedene Schriftarten, Schriftfarben, Textausrichtungen usw. zu verwenden.
Sie können Bilder hinzufügen, z. B. Ihr Firmenlogo.
Sie können die Bestellungs- und Produktelemente als Variablen verwenden. Ziehen Sie die Variable in die Nachricht, und legen Sie sie dort an der gewünschten Position ab. Eine Variable wird vom Symbol '%' eingeschlossen. Sie können im Etikett auch einen festen Text eingeben.
Sie können die Produktelemente nur für Aufträge verwenden. Ziehen Sie das Layoutelement [Auftraginformationen (pro Auftrag)] in die E-Mail-Nachricht, um ein auftragsspezifisches Textfeld zu erstellen.
Sie können in Ihrer E-Mail einen Link zur Bestellung hinzufügen. Ziehen Sie den [Hyperlink zum Auftrag] in die Nachricht, und legen Sie ihn dort ab. Wenn der Kunden auf den Hyperlink klickt, wird eine Webseite geöffnet, die die betreffende Bestellung enthält.
Klicken Sie auf [Auf Standardeinstellungen zurücksetzen], um die Standard-E-Mail erneut zu verwenden. Ihre Änderungen werden verworfen.
Sie können konfigurieren, welche Dateien automatisch an die E-Mail angehängt werden.
Wählen Sie die Option [Dokument anhängen] aus, um das fertige PDF-Dokument an die E-Mail-Nachricht anzuhängen.
Wählen Sie die Option [Tickets anhängen] aus, um das Job Ticket an die E-Mail-Nachricht anzuhängen.
Wählen Sie die Option [Preflight-Bericht anhängen] aus, um den Preflight-Bericht an die E-Mail-Nachricht anzuhängen.
Der Bediener kann weitere Dateien an eine E-Mail anhängen, wenn die Option [Dem Bediener beim Senden von E-Mails das Anhängen von Dateien gestatten] aktiviert ist. Siehe Verfahren Konfigurieren des E-Mail-Arbeitsablaufs.
Klicken Sie auf [Vorschau für E-Mail anzeigen], um Ihre E-Mail-Nachricht zu prüfen.
Klicken Sie auf [Speichern].
Wiederholen Sie diese Schritte für alle E-Mail-Vorlagen.
Klicken Sie auf [Auftragsverarbeitung] - [Arbeitsablaufskonfiguration] - [Allgemeine Einstellungen] - [Andere Einstellungen].
[Dem Bediener beim Senden von E-Mails das Anhängen von Dateien gestatten]
Sie können die E-Mail-Vorlagen im Abschnitt [E-Mail-Vorlagen] festlegen. In diesem Abschnitt können Sie festlegen, welche Dateien standardmäßig an die E-Mails angehängt werden. Wenn Sie diese Option aktivieren, darf der Bediener zusätzliche Dateien an die E-Mails für den Kunden anhängen.
Klicken Sie auf [Speichern].
Klicken Sie auf [Auftragsverarbeitung] - [Arbeitsablaufskonfiguration] - [Allgemeine Einstellungen].
Wählen Sie eine der Änderungen für den Bestellungsstatus aus, die das Senden einer E-Mail auslösen. Beispiel: Bestellung akzeptiert.
Die E-Mails können in verschiedenen Phasen der Verarbeitung einer Bestellung gesendet werden. E-Mails können auch in bestimmten Phasen eines Arbeitsablaufs gesendet werden, z. B. während der Preisgenehmigung im Arbeitsablauf für die Budgetverwaltung.
Aktivieren Sie die Option [E-Mail senden], wenn Sie eine E-Mail senden möchten, wenn die Bestellung in den betreffenden Status wechselt. Sie können verschiedene Optionen zum Senden einer E-Mail auswählen:
[Immer]
Die E-Mail für die entsprechende Änderung des Bestellungsstatus wird immer an den Kunden gesendet.
[Bei Kundenanforderung]
Die E-Mail für die entsprechende Änderung des Bestellungsstatus wird nur an den Kunden gesendet, wenn dieser das angefordert hat.
[E-Mail an den Kunden senden]
Die E-Mail für die entsprechende Änderung des Bestellungsstatus wird immer an den Kunden gesendet.
[E-Mail an die Bediener senden]
Die E-Mail für die entsprechende Änderung des Bestellungsstatus wird immer an den Bediener gesendet.
[Bearbeiten der E-Mail vor dem Senden zulassen]
Für die Änderungen des Bestellungsstatus, die das Senden einer E-Mail auslösen, wurden Standard-E-Mail-Nachrichten erstellt. Wenn Sie diese Option aktivieren:
Bei einer bestimmten Änderung des Bestellungsstatus wird die betroffene E-Mail-Nachricht geöffnet.
Der Bediener kann die E-Mail-Nachricht ändern.
Der Bediener muss die E-Mail-Nachricht manuell senden.
Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden alle Standard-E-Mail-Nachrichten automatisch gesendet.
Die meisten Auslöser (jedoch nicht alle) enthalten die Option [Bearbeiten der E-Mail vor dem Senden zulassen].
Klicken Sie auf [Speichern].