Konfigurere arbejdsgang for e-mails

Klik på [System] - [Tilslutning] - [Indstillinger for e-mail].

Skriv e-mailadressen til printerrummet.

Når du skriver en anden e-mailadresse til en webshop, overskrives denne e-mailadresse. Se: [Webshop] - <webshop> - [Kontaktoplysninger] - [Kontaktoplysninger].

Skriv det navn, der anvendes i feltet 'Fra' i e-mailmeddelelsen. Eksempel: 'Printerrum'.

Skriv eventuelle Cc-adresser. Du kan angive flere mailadresser adskilt med et semikolon (;).

Operatøren kan tilføje eller fjerne e-mailadresser fra feltet 'Cc', når du aktiverer indstillingen [Giv operatøren tilladelse til at tilføje cc-adresse(r)].

Konfigurer SMTP-serveren.

1. Skriv adressen og portnummeret på din e-mailserver. Standardportnummeret for SMTP er 25.

   Få yderligere oplysninger fra IT-afdelingen.

2. Klik på knappen [Teste forbindelse] for at teste forbindelsen til e-mailserveren.

Konfigurer SMTP-godkendelsen.

1. [Aktivér SSL]

   Vælg denne indstilling, hvis du vil oprette en sikker SMTP-forbindelse. Du skal opdatere portnummeret. Standardportnummeret for en SMTP-forbindelse, der er sikret med SSL, er 587.

   Få yderligere oplysninger fra IT-afdelingen.

2. Du kan muliggøre selvsignerede certifikater til den sikre forbindelse.

   SMTP-serveren kan behandle selvsignerede certifikater på den samme som et certifikat, der er udstedt af et nøglecenter, der ikke er tillid til. Afhængigt af deres politik kan de afbryde forbindelsen eller vælge at sende mails alligevel.

3. Konfigurer godkendelsen af afsenderen.

   Værdien for denne indstilling afhænger af, hvordan klienten har konfigureret SMTP-serveren.

   Indstilling	Beskrivelse
   [Anonym]	Vælg denne værdi, hvis der ikke er påkrævet nogen godkendelse for din SMTP-server.
   [Brugerdefineret godkendelse]	Visse SMTP-servere kræver, at afsenderen skal godkendes. Skriv en gyldig PRISMAdirect-bruger og dens adgangskode. Du kan bruge knappen [Teste forbindelse] til at kontrollere legitimationsoplysningerne.

Det anbefales, at du sender en testmail for at kontrollere konfigurationen af SMTP-serveren.

Klik på [Gem].

Klik på [Ordrebehandling] - [Konfiguration af arbejdsgang] - [E-mail-skabeloner].

Vælg den e-mailskabelon, du vil konfigurere.

Klik på et sprog for at konfigurere mailmeddelelsen på dette sprog. De tilgængelige sprog vises lige over emnefeltet. De tilgængelige sprog svarer til dem, der er aktive for PRISMAdirect. Se: [System] - [Aktive sprog for system].

Opret e-mailmeddelelsen.

• Skriv teksten. Brug ikonerne, hvis du vil bruge forskellige skrifttyper, skriftfarve, tekstjustering osv.

• Du kan tilføje billeder, f.eks. dit firmalogo.

• Du kan bruge ordreelementerne og produktelementerne som variabler. Træk og slip variablen på meddelelsen på det ønskede sted. En variabel starter og slutter med et '%'-symbol. Du kan også skrive en fast tekst i etiketten.

  Du kan kun bruge produktelementer for job. Træk og slip layoutelementet [Joboplysninger (pr. job)] til e-mailen for at oprette en jobspecifik tekstboks.

• Du kan medtage et hyperlink til ordren i din e-mail. Træk og slip [Hyperlink til ordre] i meddelelsen. Når kunden klikker på hyperlinket, åbnes en webside, der indeholder den pågældende ordre.

Klik på [Tilbage til standard] for at redigere standard-e-mailmeddelelsen igen. Dine ændringer bliver kasseret.

Du kan konfigurere, hvilke filer der automatisk vedhæftes til e-mailmeddelelsen.

• Vælg indstillingen [Vedhæft dokumentet] for at vedhæfte det endelige PDF-dokument til e-mailmeddelelsen.

• Vælg indstillingen [Vedhæft sedlerne] for at vedhæfte jobsedlen til e-mailen.

• Vælg indstillingen [Vedhæfte preflight-rapporten] for at vedhæfte preflight-rapporten til e-mailen.

Operatøren kan vedhæfte flere filer til en e-mail, når indstillingen [Tillad operatøren at vedhæfte filer ved afsendelse af e-mail] er aktiveret. Se proceduren Konfigurere arbejdsgang for e-mails.

Klik på [Eksempel på e-mail] for at se din e-mailmeddelelse.

Klik på [Gem].

Gentag disse trin for alle e-mail-skabeloner.

Klik på [Ordrebehandling] - [Konfiguration af arbejdsgang] - [Generelle indstillinger] - [Andre indstillinger].

[Tillad operatøren at vedhæfte filer ved afsendelse af e-mail]

Du kan definere e-mailskabelonerne i sektion [E-mail-skabeloner]. I denne sektion kan du definere, hvilke filer der som standard kan vedhæftes e-mailsene. Når du aktiverer denne indstilling, kan du give operatøren mulighed for at vedhæfte ekstra filer til mailmeddelelser til kunden.

Klik på [Gem].

Klik på [Ordrebehandling] - [Konfiguration af arbejdsgang] - [Generelle indstillinger].

Vælg en af de ordretilstandsændringer, der udløser afsendelse af en mail, f.eks., Ordre er accepteret .

Mailsene kan sendes i forskellige faser under ordrebehandlingen. Mails kan også sendes i forskellige faser i en arbejdsgang, f.eks. Godkendelse af pris i arbejdsgangen for budgetstyring.

Aktivér indstillingen [Send e-mail], hvis du vil sende en e-mail, når orden ændres til den relevante tilstand. Du kan vælge flere indstillinger for afsendelse af en e-mail:

• [Altid]

  E-mailmeddelelsen for den relevante ændring af ordretilstand sendes altid til kunden.

• [Hvis kunden anmoder om det]

  E-mailmeddelelsen for den relevante ændring af ordretilstand sendes kun til kunden, når kunden har bedt om det.

• [Send en e-mail til kunden]

  E-mailmeddelelsen for den relevante ændring af ordretilstand sendes altid til kunden.

• [Send en e-mail til operatørerne]

  E-mailmeddelelsen for den relevante ændring af ordretilstand sendes altid til operatøren.

[Gør det muligt at redigere e-mailmeddelelsen før afsendelse]

Standardmailmeddelelser er oprettet for de ændringer i ordretilstanden, der udløser afsendelse af en mail. Når du aktiverer indstillingen:

• Ved ændring af en bestemt ordretilstand åbnes den pågældende standardmailmeddelelse.

• Operatøren kan ændre mailmeddelelsen.

• Operatøren skal manuelt sende mailmeddelelsen.

Når du deaktiverer denne indstilling, sendes alle standardmailmeddelelser automatisk.

De fleste, men ikke alle, udløsere indeholder indstillingen [Gør det muligt at redigere e-mailmeddelelsen før afsendelse].

Klik på [Gem].