Konfigurace postupu zpracování e-mailu

Klepněte na [Systém] - [Připojení] - [Nastavení e-mailu].

Zadejte e-mailovou adresu tiskového centra.

Když zadáte jinou e-mailovou adresu pro internetový obchod, tato e-mailová adresa bude přepsána. Viz: [Internetový obchod] – <internetový obchod> – [Kontaktní informace] – [Kontaktní informace].

Zadejte jméno, které bude použito v poli „Odesílatel“ e-mailové zprávy. Příklad: 'Tiskové centrum'.

Zadejte případné adresy pro kopie. Můžete zadat několik e-mailových adres oddělených středníkem (;).

Když povolíte volbu [Povolit obsluze přidávat adresy do kopie], obsluha může přidat nebo odebrat e-mailové adresy z pole Kopie.

Nakonfigurujte server SMTP.

1. Zadejte adresu a číslo portu vašeho e-mailového serveru. Číslo výchozího portu SMTP je 25.

   Podrobnosti vám sdělí vaše oddělení IT.

2. Klepnutím na tlačítko [Vyzkoušet připojení] otestujte připojení k e-mailovému serveru.

Nakonfigurujte ověřování SMTP.

1. [Povolení tisku SSL]

   Tuto možnost vyberte, pokud chcete vytvořit zabezpečené připojení k serveru SMTP. Je nutné aktualizovat číslo portu. Výchozí číslo portu pro připojení k serveru SMTP, které je zabezpečené pomocí protokolu SSL, je 587.

   Podrobnosti vám sdělí vaše oddělení IT.

2. U zabezpečeného připojení můžete povolit certifikáty podepsané samy sebou.

   Server SMTP může s certifikáty podepsané samy sebou pracovat stejně jako s certifikáty, které vydala nedůvěryhodná CA. V závislosti na svých zásadách může připojení zrušit, nebo se může rozhodnout e-maily odeslat.

3. Nakonfigurujte ověřování odesílatele.

   Hodnota této možnosti závisí na tom, jak klient nakonfiguroval server SMTP.

   Nastavení	Popis
   [Anonymní]	Tuto hodnotu vyberte, pokud pro váš server SMTP není požadováno žádné ověřování.
   [Vlastní ověření]	Některé servery SMTP vyžadují ověření odesílatele. Zadejte platného uživatele PRISMAdirect a heslo. Pomocí tlačítka [Vyzkoušet připojení] ověřte zadané přihlašovací údaje.

Doporučujeme odeslat testovací e-mail, kterým zkontrolujete konfiguraci serveru SMTP.

Klepněte na tlačítko [Uložit].

Klepněte na [Zpracování objednávek] - [Konfigurace postupu práce] - [Šablony e-mailu].

Vyberte šablonu e-mailu, kterou chcete konfigurovat.

Klepněte na jazyk a nakonfigurujte e-mailovou zprávu v tomto jazyku. Dostupné jazyky se zobrazují přímo nad polem předmětu. Dostupné jazyky jsou stejné jako aktivní jazyky v systému PRISMAdirect. Viz: [Systém] - [Aktivní systémové jazyky].

Vytvořte e-mailovou zprávu.

• Zadejte text. Pomocí ikon můžete použít různé typy písma, barvu písma, zarovnání textu atd.

• Můžete přidat obrázky, například logo společnosti.

• Položky objednávky a položky produktu můžete použít jako proměnné. Přetáhněte proměnnou na požadované místo zprávy. Proměnné jsou uzavřené v symbolech „%“. Na štítek můžete také přidat pevný text.

  Položky produktů lze použít jen pro úlohy. Přetáhnutím položky vzhledu [Informace o úloze (na úlohu)] do e-mailové zprávy vytvoříte textové pole pro konkrétní úlohu.

• E-mailová zpráva může obsahovat odkaz na objednávku. Přetáhněte [Hypertextový odkaz na objednávku] do zprávy. Když zákazník klepne na odkaz, otevře se webová stránka, která obsahuje příslušnou objednávku.

Klepnutím na možnost [Vrátit zpět na výchozí] použijete výchozí e-mailovou zprávu znovu. Změny budou stornovány.

Můžete vybrat, jaké soubory se k e-mailové zprávě automaticky připojí.

• Výběrem možnosti [Připojit dokument] k e-mailu připojíte konečný dokument PDF.

• Výběrem možnosti [Připojit karty] k e-mailu připojíte kartu úlohy.

• Výběrem možnosti [Připojit zprávu přípravy] k e-mailu připojíte zprávu o předběžném zpracování.

Pokud je povolena možnost [Umožnit obsluze připojit soubory při odesílání e-mailu], obsluha může k e-mailové zprávě připojit další dokumenty. Viz postup Konfigurace postupu zpracování e-mailu.

Klepnutím na [E-mailu náhledu] si můžete přečíst e-mailovou zprávu.

Klepněte na tlačítko [Uložit].

Zopakujte tyto kroky pro všechny šablony e-mailu.

Klikněte na [Zpracování objednávek] - [Konfigurace postupu práce] - [Obecná nastavení] - [Jiná nastavení].

[Umožnit obsluze připojit soubory při odesílání e-mailu]

V části [Šablony e-mailu] můžete nadefinovat šablony e-mailu. V této části můžete definovat, které soubory budou ve výchozím nastavení připojeny k e-mailu. Pokud tuto možnost povolíte, umožníte obsluze připojovat další soubory k e-mailovým zprávám pro zákazníka.

Klepněte na tlačítko [Uložit].

Klepněte na [Zpracování objednávek] - [Konfigurace postupu práce] - [Obecná nastavení].

Vyberte jednu ze změn stavu objednávky, která spouští odeslání e-mailu, například Objednávka přijata.

E-maily lze odesílat v různých fázích zpracování objednávky. E-maily lze odesílat také v různých fázích postupu zpracování, například ve fázi Schválení ceny v postupu zpracování správy rozpočtu.

Povolte možnost [Poslat e-mail], pokud chcete při změně stavu objednávky do uvedeného stavu odeslat e-mail. Můžete vybrat několik možností pro odeslání e-mailu:

• [Vždy]

  Zákazníkovi je při změně dotyčného stavu vždy odeslána e-mailové zpráva.

• [Na žádost zákazníka]

  E-mailová zpráva při změně dotyčného stavu je zákazníkovi odeslána pouze v případě, že to zákazník požadoval.

• [Odeslat e-mail zákazníkovi]

  Zákazníkovi je při změně dotyčného stavu vždy odeslána e-mailové zpráva.

• [Odeslat e-mail operátorovi]

  Obsluze je při změně dotyčného stavu vždy zaslána e-mailová zpráva.

[Před odesláním povolit úpravy e-mailové zprávy]

Výchozí e-mailové zprávy jsou vytvořeny pro změny stavu objednávky, které odeslání e-mailu spouštějí. Pokud povolíte tuto možnost:

• Při konkrétní změně stavu objednávky se otevře příslušná výchozí e-mailová zpráva.

• Obsluha může e-mailovou zprávu změnit.

• Obsluha musí e-mailovou zprávu odeslat ručně.

Když tuto možnost zakážete, veškeré výchozí e-mailové zprávy se odešlou automaticky.

Většina spouštěčů, ale ne všechny, obsahuje možnost [Před odesláním povolit úpravy e-mailové zprávy].

Klepněte na tlačítko [Uložit].