Configurar o fluxo de trabalho de e-mail

Clique em [Sistema] - [Conectividade] - [Definições de e-mail].

Escreva o endereço de e-mail do centro de impressão.

Quando escrever um endereço de e-mail diferente para a loja Web, este endereço de e-mail é substituído. Consulte: [Loja na Web] - <loja web> - [Informações de contacto] - [Informações de contacto].

Escreva o endereço de e-mail a ser utilizado no campo «De» da mensagem de e-mail. Por exemplo: «Centro de impressão».

Escreva todos os endereços Cc. Pode introduzir vários endereços de e-mail, separados por ponto e vírgula (;).

O operador pode adicionar ou remover endereços de e-mail no campo 'Cc' quando ativar a opção [Permitir ao operador adicionar endereços Cc].

Configurar o servidor SMTP.

1. Escreva o endereço e o número de porta do servidor de e-mail. O número de porta padrão para o servidor SMTP é 25.

   Para mais informações, contacte o seu Departamento de Informática.

2. Clique no botão [Testar ligação] para testar a ligação ao servidor de e-mail.

Configurar a autenticação SMTP.

1. [Ativar o SSL]

   Selecione esta opção se pretender criar uma ligação segura ao servidor SMTP. Tem de atualizar o número da porta. O número de porta padrão para uma ligação segura por SSL ao SMTP é 587.

   Para mais informações, contacte o seu Departamento de Informática.

2. Pode autorizar certificados auto-assinados para a ligação segura.

   O servidor SMTP pode gerir os certificados auto-assinados da mesma forma que um certificado emitido por uma entidade de certificação não fidedigna. Dependendo da política aplicada, o servidor pode cortar a ligação ou decidir transmitir os e-mails mesmo assim.

3. Configure a autenticação do remetente.

   O valor desta opção depende da forma como o cliente tiver configurado o servidor SMTP.

   Definição	Descrição
   [Anónimo]	Selecione este valor se não for necessária autenticação para o servidor SMTP.
   [Autenticação personalizada]	Alguns servidores SMTP requerem que o remetente seja autenticado. Introduza um utilizador válido do PRISMAdirect e a respetiva palavra-passe. Pode utilizar o botão [Testar ligação] para verificar as credenciais introduzidas.

Recomendamos que envie um e-mail de teste para verificar a sua configuração do servidor SMTP.

Clique em [Guardar].

Clique em [Processamento de pedidos] - [Configuração do fluxo de trabalho] - [Modelos de e-mail].

Selecione o modelo de e-mail que pretende configurar.

Clique num idioma para configurar a mensagem de e-mail no mesmo. Os idiomas disponíveis são apresentados logo acima do campo do assunto. Os idiomas disponíveis são os mesmos idiomas ativos para o PRISMAdirect. Consulte: [Sistema] - [Idiomas ativos no sistema].

Crie a mensagem de e-mail.

• Introduza o texto. Utilize os ícones para utilizar tipos de letra, cor do tipo de letra, alinhamento de texto, etc diferentes.

• Pode adicionar imagens, por exemplo, o logótipo de empresa.

• Pode utilizar os itens da encomenda e itens do produto como variáveis. Arraste e largue a variável na mensagem na posição pretendida. Uma variável está cercada pelos símbolos "%". Também é possível escrever um texto fixo na etiqueta.

  Pode utilizar os itens do produto apenas para trabalhos. Arraste e largue o item de disposição [Informações de trabalho (por trabalho)] na mensagem de e-mail para criar uma caixa de texto específica para trabalhos.

• No seu e-mail, pode incluir uma hiperligação para a mensagem. Arrsate e largue [Hiperligação para encomenda] na mensagem. Quando o cliente clica na hiperligação, abre-se uma página de Web que contém a encomenda em causa.

Clique em [Repor predefinição] para utilizar novamente a mensagem de e-mail padrão. As alterações que efetuou serão eliminadas.

Pode configurar quais os ficheiros que são anexados automaticamente à mensagem de e-mail.

• Selecione a opção [Anexar o documento] para anexar o documento PDF final à mensagem de e-mail.

• Seleccione a opção [Anexar as folhas-de-trabalho] para anexar a folha de trabalho à mensagem de e-mail.

• Seleccione a opção [Anexar o relatório de verificação gráfica] para anexar o relatório de verificação gráfica à mensagem de e-mail.

O operador pode anexar ficheiros adicionais a uma mensagem de e-mail quando a opção [Autorize o operador a anexar ficheiros quando enviar e-mail] está ativada. Consulte o procedimento Configurar o fluxo de trabalho de e-mail.

Clique em [Pré-visualizar e-mail] para verificar a mensagem de e-mail.

Clique em [Guardar].

Repita os passos atrás referidos para todos os modelos de e-mail.

Clique em [Processamento de pedidos] - [Configuração do fluxo de trabalho] - [Definições gerais] - [Outras definições].

[Autorize o operador a anexar ficheiros quando enviar e-mail]

Pode definir os modelos de e-mail na secção [Modelos de e-mail]. Nesta secção, pode definir quais os ficheiros a anexar aos e-mails por defeito. Quando ativar esta opção, o operador fica autorizado a anexar ficheiros adicionais às mensagens de e-mail enviadas ao cliente.

Clique em [Guardar].

Clique em [Processamento de pedidos] - [Configuração do fluxo de trabalho] - [Definições gerais].

Selecione uma das alterações de estado de encomenda que desencadeiam o envio de um e-mail, por exemplo, Encomenda aceite.

Os e-mails podem ser enviados a diversas etapas durante o processamento de uma encomenda. Os e-mails também podem ser enviados em diferentes etapas de um fluxo de trabalho, por exemplo, Aprovação de preço do fluxo de trabalho de gestão do orçamento.

Ative a opção [Enviar e-mail] quando pretender enviar uma mensagem de e-mail quando a encomenda for alterada para o estado em causa. Pode selecionar várias opções para o envio de um e-mail:

• [Sempre]

  A mensagem de e-mail relativa à mudança de estado da encomenda em questão é sempre enviada ao cliente.

• [Quando pedido pelo cliente]

  A mensagem de e-mail relativa à mudança de estado da encomenda em questão apenas é enviada ao cliente quando este o tiver solicitado.

• [Envie um e-mail para o cliente]

  A mensagem de e-mail relativa à mudança de estado da encomenda em questão é sempre enviada ao cliente.

• [Envie um e-mail para os operadores]

  A mensagem de e-mail relativa à mudança de estado da encomenda em questão é sempre enviada ao operador.

[Permitir editar a mensagem de e-mail antes de enviar]

Foram criadas mensagens de e-mail predefinidas para as alterações de estado da encomenda que desencadeiam o envio de um e-mail. Quando se ativa esta opção:

• Quando ocorre uma alteração de estado de encomenda particular, abre-se a respetiva mensagem de e-mail predefinida.

• O operador pode alterar a mensagem de e-mail.

• A mensagem de e-mail tem de ser enviada manualmente pelo operador.

Quando se desativa esta opção, as mensagens de e-mail predefinidas são enviadas automaticamente.

A maioria dos eventos desencadeadores, mas não todos, contém a opção [Permitir editar a mensagem de e-mail antes de enviar].

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