Questo argomento descrive la configurazione completa del flusso di lavoro e-mail.
È necessario configurare le impostazioni e-mail nell'area di lavoro [Configurazione].
Configurare il server SMTP delle impostazioni del centro stampa ed e-mail
Creare messaggi e-mail predefiniti
È possibile creare messaggi e-mail predefiniti per i clienti, gli approvatori, ecc. È possibile inviare l'e-mail in varie fasi durante l'elaborazione di un ordine. È inoltre possibile inviare e-mail in determinate fasi del flusso di lavoro, ad esempio il controllo del budget.
Consentire all'operatore di allegare file aggiuntivi ai messaggi e-mail
Consentire all'operatore di modificare i messaggi e-mail prima dell'invio
È inoltre necessario definire se i messaggi e-mail vengono inviati ai clienti, agli approvatori, ecc.
Fare clic su [Sistema] - [Connettività] - [Impostazioni e-mail].
Digitare l'indirizzo e-mail del centro stampa.
Quando si digita un indirizzo e-mail diverso per un negozio on-line, l'indirizzo e-mail viene sovrascritto. Vedere [Negozio on-line] - <negozio on-line> - [Informazioni contatto] - [Informazioni contatto].
Digitare il nome che sarà utilizzato nel campo "Da" del messaggio e-mail. Ad esempio: "Centro stampa".
Digitare gli indirizzi Cc. È possibile inserire più indirizzi e-mail, separati da un punto e virgola (;).
L'operatore può aggiungere o rimuovere gli indirizzi e-mail dal campo "Cc" quando si attiva l'opzione [Consenti all'operatore di aggiungere indirizzi in Cc].
Configurare il server SMTP.
Digitare l'indirizzo e il numero di porta del server e-mail. Il numero di porta predefinito per SMTP è 25.
Per informazioni dettagliate, rivolgersi al reparto IT.
Fare clic sul pulsante [Verifica connessione] per verificare la connessione al server e-mail.
Configurare l'autenticazione SMTP.
[Attivazione SSL]
Selezionare questa opzione se si desidera creare una connessione SMTP sicura. È necessario aggiornare il numero di porta. Il numero di porta predefinito per una connessione SMTP sicura da SSL è 587.
Per informazioni dettagliate, rivolgersi al reparto IT.
È possibile consentire certificati autofirmati per la connessione protetta.
Il server SMTP può trattare i certificati autofirmati come certificati emessi da un'autorità di certificazione attendibile. In base ai propri criteri, possono interrompere la connessione o decidere di trasmettere le e-mail.
Configurare l'autenticazione del mittente.
Il valore per questa opzione dipende da come il client ha configurato il server SMTP.
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Impostazione |
Descrizione |
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[Anonimo] |
Selezionare questo valore se per il server SMTP non è richiesta alcuna autenticazione. |
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[Autenticazione personalizzata] |
Alcuni server SMTP richiedono l'autenticazione del mittente. Digitare un nome utente PRISMAdirect valido e la relativa password. È possibile utilizzare il pulsante [Verifica connessione] per controllare le credenziali immesse. |
È consigliabile inviare un'e-mail di prova per controllare la configurazione del server SMTP.
Fare clic su [Salva].
Fare clic su [Elaborazione ordini] - [Configurazione flusso di lavoro] - [Modelli e-mail].
Selezionare il modello e-mail che si desidera configurare.
Fare clic su una lingua per configurare il messaggio e-mail in quella lingua. Le lingue disponibili vengono visualizzate appena sopra l'oggetto. Le lingue disponibili sono identiche alle lingue attive per PRISMAdirect. Vedere [Sistema] - [Lingue attive per il sistema].
Creare il messaggio e-mail.
Immettere il testo. Utilizzare le icone per utilizzare diversi tipi di carattere, colori di carattere, allineamento del testo, ecc.
È possibile aggiungere immagini,come ad esempio il logo aziendale.
È possibile utilizzare gli elementi dell'ordine e gli elementi prodotto come variabili. Trascinare e rilasciare la variabile nel messaggio nella posizione desiderata. Una variabile è racchiusa dai simboli '%'. È anche possibile digitare un testo predefinito nell'etichetta.
È possibile utilizzare gli elementi prodotto solo per i lavori. Trascinare l'elemento di layout [Informazioni sul lavoro (per lavoro)] nel messaggio e-mail per creare una casella di testo specifica per il lavoro.
È possibile includere nel messaggio e-mail un collegamento ipertestuale all'ordine. Trascinare e rilasciare [Collegamento ipertestuale all'ordine] nel messaggio. Quando il cliente fa clic sul collegamento ipertestuale, si apre una pagina Web contenente l'ordine in questione.
Fare clic su [Ripristina predefinito] per utilizzare nuovamente il messaggio e-mail predefinito. Le modifiche verranno annullate.
È possibile specificare quali file allegare automaticamente al messaggio e-mail.
Selezionare l'opzione [Allega documento] per allegare il documento PDF finale al messaggio e-mail.
Selezionare l'opzione [Allega i ticket] per allegare il job ticket al messaggio e-mail.
Selezionare l'opzione [Allega rapporto preflight] per allegare il rapporto do preselezione al messaggio e-mail.
L'operatore può allegare file aggiuntivi a un messaggio e-mail se l'opzione [Consenti all'operatore di allegare file con l'invio di e-mail] è attivata. Vedere la procedura Configurazione del flusso di lavoro e-mail.
Fare clic su [Anteprima e-mail] per controllare il messaggio e-mail.
Fare clic su [Salva].
Ripetere le operazioni per tutti i modelli di e-mail.
Fare clic su [Elaborazione ordini] - [Configurazione flusso di lavoro] - [Impostazioni generali] - [Altre impostazioni].
[Consenti all'operatore di allegare file con l'invio di e-mail]
È possibile definire i modelli e-mail nella sezione [Modelli e-mail]. In questa sezione è possibile definire i file che verranno allegati alle e-mail per impostazione predefinita. Quando si attiva questa opzione, è consentito all'operatore di allegare file aggiuntivi ai messaggi e-mail per il cliente.
Fare clic su [Salva].
Fare clic su [Elaborazione ordini] - [Configurazione flusso di lavoro] - [Impostazioni generali].
Selezionare una delle modifiche di stato dell'ordine che risulta nell'invio di un'e-mail, ad esempio Ordine accettato.
È possibile inviare le e-mail in varie fasi durante l'elaborazione di un ordine. È possibile inviare le e-mail in determinate fasi di un flusso di lavoro, ad esempio Approvazione prezzo del flusso di lavoro di gestione del budget.
Attivare l'opzione [Invia e-mail] se si desidera inviare un'e-mail quando l'ordine passa allo stato interessato. È possibile selezionare varie opzioni per l'invio di un'e-mail:
[Sempre]
Il messaggio di posta elettronica relativo alla modifica dello stato dell'ordine in questione viene sempre inviato al cliente.
[Se richiesto dal cliente]
Il messaggio di posta elettronica relativo alla modifica dello stato dell'ordine in questione viene inviato al cliente solo se quest'ultimo lo richiede.
[Invia un'e-mail al cliente]
Il messaggio di posta elettronica relativo alla modifica dello stato dell'ordine in questione viene sempre inviato al cliente.
[Invia un'e-mail agli operatori]
Il messaggio di posta elettronica relativo alla modifica dello stato dell'ordine in questione viene sempre inviato all'operatore.
[Consenti di modificare il messaggio e-mail prima dell'invio]
Sono stati creati messaggi e-mail predefiniti per le modifiche di stato dell'ordine che risultano nell'invio di un'e-mail. Quando si attiva questa opzione:
In una specifica modifica di stato dell'ordine, viene visualizzato il relativo messaggio e-mail predefinito.
L'operatore può modificare il messaggio e-mail.
L'operatore deve inviare manualmente il messaggio e-mail.
Quando si disattiva questa opzione, eventuali messaggi e-mail predefiniti vengono inviati automaticamente.
La maggior parte dei trigger (ma non tutti) contiene l'opzione [Consenti di modificare il messaggio e-mail prima dell'invio].
Fare clic su [Salva].