Ez a témakör az e-mail munkafolyamat teljes konfigurálását írja le.
Az e-mail beállításokat a [Konfiguráció] munkaterületen kell konfigurálni:
Sokszorosító SMTP kiszolgálójának és az e-mail beállításoknak a konfigurálása
Alapértelmezett e-mail üzenetek létrehozása
Létrehozhat alapértelmezett e-mail üzeneteket az ügyfelek, jóváhagyók, stb. számára. Az e-maileket a rendelés feldolgozásának különböző fázisaiban lehet elküldeni. Az e-maileket a munkafolyamat különböző fázisaihoz, például költségkeret felügyelethez is lehet küldeni.
Engedélyezi az operátornak további fájlok csatolását az e-mail üzenetekhez
Engedélyezi az operátornak, hogy elküldés előtt szerkessze az üzeneteket
Konfigurálnia kell azt is, hogy az alapértelmezett e-mailek el lettek-e küldve az ügyfeleknek, jóváhagyóknak, stb.
Kattintson a [Rendszer] - [Csatlakoztathatóság] - [E-mail beállítások] menüpontokra.
Írja be a sokszorosító e-mail címét.
Ha a webáruházhoz egy eltérő e-mail címet ad meg, akkor ez az e-mail cím is megváltozik. Ld.: [Webshop] - <webáruház> - [Kapcsolattartási információk] - [Kapcsolattartási információk].
Írja be az e-mail üzenet „Feladó" mezőjében használatos nevet. Például: „Sokszorosító".
Írja be a „Cc" címeket. Több e-mail címet is beírhat pontosvesszővel (;) elválasztva.
Az [Az operátor a „Másolatot kap" mezőbe címzetteket vehet fel] opció bekapcsolása után az operátor felvehet vagy törölhet e-mail címeket a „Cc" mezőben.
SMTP kiszolgáló konfigurálása
Írja be a saját e-mail kiszolgáló címét és portszámát. Az SMTP alapértelmezett portszáma 25.
Részletekért kérdezze meg az IT osztályát.
Az e-mail kiszolgálóval való kapcsolat ellenőrzéséhez kattintson a [Csatlakozás ellenőrzése] gombra.
Konfigurálja az SMTP hitelesítést.
[SSL bekapcsolása]
Válassza ki ezt az opciót, ha biztonságos SMTP kapcsolatot kíván létrehozni. A portszámot frissíteni kell. Egy SSL-lel biztosított SMTP kapcsolat alapértelmezett portszáma 587.
Részletekért kérdezze meg az IT osztályát.
Biztonságos kapcsolathoz engedélyezheti a saját aláírású tanúsítványok használatát.
Az SMTP kiszolgáló a saját aláírású tanúsítványokat ugyanúgy kezeli, mint a nem megbízható CA (tanúsítvány hitelesítő) által kiadott tanúsítványokat. Az irányelveitől függően lezárhatják a kapcsolatot vagy mindenképpen elküldheti az e-mailt.
Konfigurálja a küldő hitelesítési adatait.
A beállítás értéke attól függ, hogy az ügyfél hogyan konfigurálta az SMTP kiszolgálót.
|
Beállítás |
Leírás |
|---|---|
|
[Névtelen] |
Válassza ezt az értéket, ha az SMTP kiszolgálójánál nincs szükség hitelesítésre. |
|
[Egyedi hitelesítés] |
Egyes SMTP kiszolgálóknál szükség van a küldő hitelesítésére. Írjon be egy érvényes PRISMAdirect felhasználót és a hozzá tartozó jelszót. A beírt felhasználói adatok ellenőrzéséhez használhatja a [Csatlakozás ellenőrzése] gombot. |
Javasoljuk, hogy az SMTP kiszolgáló konfigurációjának ellenőrzéséhez küldjön egy teszt e-mailt.
Kattintson rá az [Ment] gombra.
Kattintson a [Rendelés-feldolgozás] - [Munkafolyamat konfiguráció] - [E-mail sablonok] menüpontokra.
Válassza ki a konfigurálni kívánt e-mail sablont.
Az e-mail üzenetek adott nyelven való konfigurálásához kattintson a kívánt nyelvre. A rendelkezésre álló nyelvek a témamező felett láthatóak. A rendelkezésre álló nyelvek ugyanazok, mint amelyek a PRISMAdirect alkalmazásban is rendelkezésre állnak. Ld.: [Rendszer] - [Aktív nyelvek a rendszerben].
Hozza létre az e-mailt.
Írja be a szöveget. Az ikonok segítségével különböző betűtípusokat, betűszíneket, szövegelrendezést stb. használhat.
Hozzáadhat képeket, például a céges logóját.
A rendelés- és/vagy terméktételek változókként használhatók. Húzza a változókat az üzeneten belül a kívánt helyükre. A változók mellett egy „%" jel látható. A címkéhez állandó szöveget is be lehet írni.
A terméktételeket csak a munkákhoz lehet használni. Egy munkához tartozó szövegdoboz létrehozásához húzza a [Munkainformációk (munkánként)] elrendezési tételt az e-mailbe.
Az e-mailbe a rendelésre mutató hivatkozást is be lehet illeszteni. Húzza a [Hiperhivatkozás rendelésre] lehetőséget az üzenetbe. Amikor az ügyfél rákattint a hivatkozásra, akkor az érintett rendelést tartalmazó weboldal nyílik meg.
Az alapértelmezett e-mail üzenet ismételt használatához kattintson a [Visszatérés az alapértelmezetthez] gombra. Az elvégzett változtatások elvesznek.
Kiválaszthatja az automatikusan az e-mail üzenethez csatolt fájlokat.
Válassza a [Dokumentum csatolása] opciót a végső PDF dokumentum e-mail üzenethez való csatolásához.
Válassza a [Jegy csatolása] opciót a munkajegy e-mail üzenethez való csatolásához.
Válassza a [Ellenőrző (preflight) jelentés csatolása] opciót a preflight jelentés e-mail üzenethez való csatolásához.
Az operátor további fájlokat is csatolhat az e-mail üzenethez, ha az [E-mail küldésekor az operátor csatolhat fájlokat] beállítás be van kapcsolva. Ld. a következő eljárást: E-mail munkafolyamat konfigurálása.
E-mailének ellenőrzéséhez kattintson a(z) [E-mail előnézet] gombra.
Kattintson rá az [Ment] gombra.
Ismételje meg ezeket a lépéseket minden egyes e-mail sablonnál.
Kattintson a [Rendelés-feldolgozás] - [Munkafolyamat konfiguráció] - [Általános beállítások] - [Egyéb beállítások] menüpontokra.
[E-mail küldésekor az operátor csatolhat fájlokat]
Az e-mail sablonokat az [E-mail sablonok] szekcióban lehet megadni. Ebben a szekcióban adhatja meg az e-mailek alapértelmezett mellékleteit. Ha bekapcsolja ezt az opciót, akkor az operátor az ügyfélnek küldött e-mail üzenetekhez további mellékleteket is csatolhat.
Kattintson rá az [Ment] gombra.
Kattintson a [Rendelés-feldolgozás] - [Munkafolyamat konfiguráció] - [Általános beállítások] menüpontokra.
Válasszon ki egyet az e-mail küldésére okot adó rendelési állapotváltozások közül, például Rendelés elfogadva.
Az e-maileket egy rendelés feldolgozásának különböző állapotaiban lehet elküldeni. Az e-maileket a munkafolyamat különböző fázisaihoz is el lehet küldeni, például a költségkeret felügyelet munkafolyamat Árjóváhagyásához is.
Kapcsolja be az [E-mail küldése] opciót, ha a rendelés megjelölt állapotváltozásáról e-mailt kíván küldeni. Egy e-mail küldésekor számos lehetőséget ki lehet választani:
[Mindig]
A megjelölt állapotváltozásra vonatkozó e-mail üzenetet az ügyfél mindig megkapja.
[Ügyfél kérésére]
A megjelölt állapotváltozásra vonatkozó e-mail üzenetet az ügyfél csak akkor kapja meg, ha kéri azt.
[E-mail küldése az ügyfélnek]
A megjelölt állapotváltozásra vonatkozó e-mail üzenetet az ügyfél mindig megkapja.
[E-mail küldése az operátoroknak]
A megjelölt állapotváltozásra vonatkozó e-mail üzenetet az operátor mindig megkapja.
[E-mail üzenet szerkesztésének engedélyezése elküldés előtt]
Egy e-mail küldésére okot adó rendelési állapot változásakor egy alapértelmezett e-mail készül az ügyfélnek. Az opció bekapcsolása után:
Egy adott rendelés állapotváltozáskor a vonatkozó alapértelmezett e-mail üzenet megnyílik.
Az operátor módosíthatja az e-mail üzenetet.
Az operátornak kézzel kell elküldenie az üzenetet.
Az opció kikapcsolása után az alapértelmezett e-mail üzenet automatikusan kiküldésre kerül.
A legtöbb, de nem mindegyik küldési lehetőség tartalmazza az [E-mail üzenet szerkesztésének engedélyezése elküldés előtt] opciót.
Kattintson rá az [Ment] gombra.