Sähköpostin työnkulun määrittäminen

Valitse [Järjestelmä] - [Liitettävyys] - [Sähköpostiasetukset].

Kirjoita keskusmonistamon sähköpostiosoite.

Jos verkkokaupalle on määritetty eri sähköpostiosoite, tämä sähköpostiosoite korvataan sillä. Katso: [Verkkokauppa] - <verkkokauppa> - [Yhteystiedot] - [Yhteystiedot].

Kirjoita nimi, joka lisätään sähköpostiviestin Lähettäjä-kenttään. Esimerkki: Keskusmonistamo.

Kirjoita kopion vastaanottajien osoitteet. Voit antaa useita sähköpostiosoitteita puolipisteillä (;) toisistaan eroteltuna.

Käyttäjä voi lisätä sähköpostiosoitteita Kopio-kenttään tai poistaa niitä siitä, kun asetus [Salli käyttäjän lisätä kopio-osoitteita] on otettu käyttöön.

Määritä SMTP-palvelin.

1. Kirjoita sähköpostipalvelimen osoite ja portin numero. SMTP-oletusporttinumero on 25.

   Kysy lisätietoja atk-tukihenkilöltäsi.

2. Voit testata sähköpostipalvelimen yhteyttä painikkeella [Testaa yhteys].

Määritä SMTP-todennus.

1. [Ota SSL käyttöön]

   Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat muodostaa suojatun SMTP-yhteyden. Porttinumero on päivitettävä. SSL:llä suojatun SMTP-yhteyden oletusporttinumero on 587.

   Kysy lisätietoja atk-tukihenkilöltäsi.

2. Voit sallia itse allekirjoitetut varmenteet suojatulle yhteydelle.

   SMTP-palvelin voi käsitellä itse allekirjoitettuja varmenteita samalla tavalla kuin epäluotettavan CA-myöntäjän myöntämiä varmenteita. Myöntäjän käytäntö määrittää, katkaistaanko yhteys vai lähetetäänkö sähköpostiviestit joka tapauksessa.

3. Määritä lähettäjän todennus.

   Tämän asetuksen arvo määräytyy sen mukaan, onko asiakas määrittänyt SMTP-palvelimen asetukset.

   Asetus	Kuvaus
   [Nimetön]	Valitse tämä arvo, jos SMTP-palvelin ei edellytä todennusta.
   [Mukautettu todentaminen]	Jotkin SMTP-palvelimet edellyttävät lähettäjän todennusta. Anna kelvollinen PRISMAdirect-käyttäjätunnus ja -salasana. Voit tarkistaa annetut tunnistetiedot [Testaa yhteys] -painikkeella.

On suositeltavaa, että tarkistat SMTP-palvelimen kokoonpanon lähettämällä testisähköpostin.

Napsauta [Tallenna].

Valitse [Tilausten käsittely] - [Työnkulun kokoonpano] - [Sähköpostimallit].

Valitse määritettävä sähköpostiviestin malli.

Napsauta kieltä ja määritä sitten sähköpostiviesti valitulla kielellä. Käytettävissä olevat kielet näytetään aihekentän yläpuolella. Valittavissa olevat kielet määräytyvät kohteen PRISMAdirect aktiivisten kielten mukaan. Katso: [Järjestelmä] - [Järjestelmän aktiiviset kielet].

Luo sähköpostiviesti.

• Kirjoita teksti. Kuvakkeiden avulla voit käyttää erilaisia fonttityyppejä, -värejä, tekstin tasausta jne.

• Voit lisätä kuvia, esimerkiksi yrityksen logon.

• Voit käyttää muuttujina tilaus- ja tuotekohteita. Vedä ja pudota muuttuja viestiin haluamaasi kohtaan. Muuttuja ilmaistaan '%'-merkeillä. Voit myös kirjoittaa osoitetarrassa käytettävän kiinteän tekstin.

  Tuotteiden muuttujia voidaan käyttää vain töissä. Voit luoda työkohtaisen tekstiruudun vetämällä ja pudottamalla asettelukohteen [Työn tiedot (per työ)] sähköpostiviestiin.

• Sähköpostiviestiin voi lisätä tilaukseen johtavan hyperlinkin. Vedä ja pudota [Hyperlinkki tilaukseen] viestiin. Kun asiakas napsauttaa hyperlinkkiä, kyseisen tilauksen verkkosivu avautuu.

Valitse [Palaa oletuksiin], jos haluat käyttää taas oletussähköpostiviestiä. Muutokset hylätään.

Voit määrittää, mitkä tiedostot liitetään sähköpostiviestiin automaattisesti.

• Vaihtoehdolla [Liitä tiedosto] voit liittää sähköpostiviestiin lopullisen PDF-asiakirjan.

• Vaihtoehdolla [Liitä pyynnöt] voit liittää sähköpostiviestiin tulostuspyynnön.

• Vaihtoehdolla [Liitä esitarkastusraportti] voit liittää sähköpostiviestiin tulostusvalmiustarkistusraportin.

Käyttäjä voi liittää sähköpostiviestiin lisätiedostoja, kun asetus [Salli operaattorin liittää tiedostoja lähetettäviin sähköposteihin] on otettu käyttöön. Katso ohjetta Sähköpostin työnkulun määrittäminen.

Jos haluat tarkistaa sähköpostiviestisi, napsauta [Sähköpostin esikatselu].

Napsauta [Tallenna].

Toista nämä vaiheet kaikkien sähköpostimallien osalta.

Valitse [Tilausten käsittely] - [Työnkulun kokoonpano] - [Perusasetukset] - [Muut asetukset].

[Salli operaattorin liittää tiedostoja lähetettäviin sähköposteihin]

Voit määrittää sähköpostimallit osiossa [Sähköpostimallit]. Osiossa voit myös määrittää, mitkä tiedostot liitetään oletusarvoisesti sähköpostiviesteihin. Kun otat tämän vaihtoehdon käyttöön, käyttäjä voi liittää tiedostoja asiakkaalle lähetettävään sähköpostiviestiin.

Napsauta [Tallenna].

Valitse [Tilausten käsittely] - [Työnkulun kokoonpano] - [Perusasetukset].

Valitse jokin tilauksen tilamuutoksista, jotka käynnistävät sähköpostiviestin lähettämisen, kuten Tilaus hyväksytty.

Sähköpostiviestit voi lähettää tilauksen eri käsittelyvaiheissa. Sähköpostiviestit voi lähettää myös tietyissä työnkulun vaiheissa, kuten budjetin hallinnan työnkulun vaiheessa Hinnan hyväksyntä.

Jos haluat lähettää sähköpostiviestin, kun tilaus siirtyy tiettyyn tilaan, ota asetus [Lähetä sähköpostia] käyttöön. Voit valita sähköpostin lähetysasetukset useista vaihtoehdoista:

• [Aina]

  Asiakkaalle lähetetään aina tilamuutosta vastaava sähköpostiviesti.

• [Kun asiakas pyytää]

  Asiakkaalle lähetetään tilamuutosta vastaava sähköpostiviesti vain, kun asiakas on pyytänyt sitä.

• [Lähetä sähköposti asiakkaalle]

  Asiakkaalle lähetetään aina tilamuutosta vastaava sähköpostiviesti.

• [Lähetä sähköposti käyttäjille]

  Käyttäjälle lähetetään aina tilamuutosta vastaava sähköpostiviesti.

[Salli sähköpostiviestin muokkaaminen ennen lähettämistä]

Sähköpostiviestin lähettäville tilauksen tilamuutoksille on luotu oletussähköpostiviestit. Kun otat tämän asetuksen käyttöön:

• Kyseinen oletussähköpostiviesti tulee näkyviin tilauksen tietyn tilamuutoksen yhteydessä.

• Käyttäjä voi muuttaa sähköpostiviestiä.

• Käyttäjän on lähetettävä sähköpostiviesti manuaalisesti.

Jos poistat tämän asetuksen käytöstä, kaikki oletusarvoisiksi määritetyt sähköpostiviestit lähetetään automaattisesti.

Useimmissa – ei kuitenkaan kaikissa – käynnistimissä on asetus [Salli sähköpostiviestin muokkaaminen ennen lähettämistä].

Napsauta [Tallenna].