Konfigurera arbetsflödet för e-post

Konfigurera utskriftsrummets SMTP-server och e-postinställningarna

1. Klicka på [System] - [Anslutning] - [E-postinställningar].

2. Ange utskriftsrummet e-postadress.

   Om du anger en annan e-postadress för en webbutik ersätts den här e-postadressen. Se: [Webbutik] - <webbutik> - [Kontaktinformation] - [Kontaktinformation].

3. Skriv det namn som ska stå i fältet Från i e-postmeddelandet. Exempelvis: ”Utskriftsrum”.

4. Ange eventuella cc-adresser. Du kan ange flera e-postadresser och separera dem med semikolon (;).

5. Operatören kan lägga till eller ta bort e-postadresser från Cc-fältet om du aktiverar alternativet [Tillåt operatören att lägga till kopieadresser].

6. Konfigurera SMTP-servern.

   1. Ange e-postserverns adress och portnummer. Standardporten för SMTP är 25.

      IT-avdelningen på ditt företag kan hjälpa dig med detta.

   2. Klicka på knappen [Testa anslutning] för att testa anslutningen till e-postservern.

   Konfigurera SMTP-autentiseringen.

   1. [Aktivera SSL]

      Välj detta alternativ om du vill skapa en säker SMTP-anslutning. Du måste uppdatera portnumret. Standardportnumret för en SMTP-anslutning med SSL-kryptering är 587.

      IT-avdelningen på ditt företag kan hjälpa dig med detta.

   2. Du kan tillåta självsignerade certifikat för den säkra anslutningen.

      SMTP-servern kan behandla självsignerade certifikat på samma sätt som certifikat som har utfärdats av en pålitlig CA. Beroende på serverns regler kan servern stänga anslutningen eller överföra e-postmeddelandet.

   3. Konfigurera autentiseringen av avsändaren.

      Värdet för det här alternativet beror på hur klienten har konfigurerat SMTP-servern.

      Inställning	Beskrivning
      [Anonym]	Välj det här värdet om ingen autentisering krävs till SMTP-servern.
      [Anpassad autentisering]	Vissa SMTP-servrar kräver att avsändaren har autentiserats. Ange en giltig PRISMAdirect-användare och dennes lösenord. Du kan använda knappen [Testa anslutning] för att markera upgifterna.

7. [Skicka e-post från server]

   Om du aktiverar det här alternativet skickas e-post från PRISMAdirect-servern. I annat fall skickas e-posten från [Bearbetning av beställning] -konsolen.

   Denna inställning kan vara viktig på grund av anti-virusprogram och strikta regler för till exempel brandväggar som gäller på de olika datorerna.

8. Vi rekommenderar att du skickar ett testmeddelande via e-post för att testa konfigurationen av SMTP-servern.

9. Klicka [Spara].

Skapa standardiserade e-postmeddelanden

PRISMAdirect kontrollerar inte om ”till...”-e-postadresser är korrekta.

1. Klicka på [Bearbetning av beställning] - [Konfiguration av arbetsflöde] - [E-postmallar].

2. Välj den e-postmall som du vill konfigurera.

3. Klicka på ett språk för att konfigurera e-postmeddelandet på det valda språket. De tillgängliga språken visas direkt ovanför textfältet. De tillgängliga språken är desamma som de aktiva språken i PRISMAdirect. Se: [System] - [Aktiva språk för systemet].

4. Du kan använda variabler från listan med beställningsobjekt och/eller produktobjekten. Dra och släpp variabeln i meddelandet på önskad plats. En variabel omges med symbolen %. Du kan också skriva statisk text på etiketten.

   Du kan endast använda produktobjekten för jobb. Dra och släpp layoutobjektet [Jobbinformation (per jobb)] till e-postmeddelandet för att skapa en jobbspecifik textruta.

   Du kan ta med en hyperlänk i beställningen i e-postmeddelandet. Dra och släpp [Hyperlänk till beställning] i meddelandet. När kunden klickar på hyperlänken öppnas en webbsida med den aktuella beställningen.

   Klicka på [Återgå till standard] för att använda standardmeddelandet igen. Dina ändringar sparas inte.

5. Du kan konfigurera vilka filer som automatiskt bifogas e-postmeddelandet.

   • Välj alternativet [Bifoga dokumentet] för att bifoga det färdiga PDF-dokumentet i e-postmeddelandet.

   • Välj alternativet [Bifoga blanketter] för att bifoga jobbiljetten till e-postmeddelandet.

   • Välj alternativet [#Bifoga preflight-rapport] för att bifoga preflight-rapporten till e-postmeddelandet.

   Operatören kan bifoga ytterligare filer till ett e-postmeddelande när alternativet [Tillåt operatör att bifoga filer när du skickar ett e-postmeddelande] är aktiverat. Se proceduren Konfigurera arbetsflödet för e-post.

6. Klicka på [Spara].

7. Upprepa dessa steg för varje e-postmall.

Tillåt operatören att bifoga ytterligare filer i e-postmeddelanden

1. Klicka på [Bearbetning av beställning] – [Konfiguration av arbetsflöde] – [Allmänna inställningar] – [Övriga inställningar].

2. [Tillåt operatör att bifoga filer när du skickar ett e-postmeddelande]

   Du kan definiera e-postmallarna i avsnittet [E-postmallar]. I det avsnittet kan du ange vilka filer som ska bifogas som standard till e-postmeddelandena. Om du aktiverar det här alternativet tillåter du operatören att bifoga ytterligare filer i e-postmeddelanden till kunden.

3. Klicka [Spara].

Tillåt operatören att redigera e-postmeddelandena innan de skickas

1. Klicka på [Bearbetning av beställning] - [Konfiguration av arbetsflöde] - [Allmänna inställningar].

2. Markera någon av de orderstatusändringar som utlöser att ett e-postmeddelande skickas, till exempel att beställningen har godkänts.

   E-postmeddelandena kan skickas vid olika skeden i samband med att en order behandlas. E-postmeddelanden kan även skickas vid särskilda skeden inom ett arbetsflöde, till exempel vid prisgodkännande i arbetsflödet för budgethantering.

3. Aktivera [Skicka e-post] när du vill skicka ett e-postmeddelande när beställningen ändras till statusen ifråga. Du kan välja mellan flera alternativ för att skicka e-postmeddelanden:

   • [Alltid]

     E-postmeddelandet för beställningens statusändring skickas alltid till kunden.

   • [När det begärs av kunden]

     E-postmeddelandet för beställningens statusändring skickas endast till kunden när kunden har begärt det.

   • [Skicka ett e-postmeddelande till kunden]

     E-postmeddelandet för beställningens statusändring skickas alltid till kunden.

   • [Skicka ett e-postmeddelande till operatörerna]

     E-postmeddelandet om beställningens statusändring skickas alltid till operatören.

4. [Tillåt redigering av e-postmeddelandet innan det skickas]

   Standardiserade e-postmeddelanden har skapats för de orderstatusändringar som utlöser att ett e-postmeddelande skickas. Om du aktiverar det här alternativet :

   • Vid en särskild orderstatusändring öppnas det berörda standardiserade e-postmeddelandet.

   • Operatören kan redigera e-postmeddelandet.

   • Operatören måste skicka e-postmeddelandet manuellt.

   Om du avaktiverar det här alternativet skickas alla standardiserade e-postmeddelanden automatiskt.

   De flesta utlösare har alternativet [Tillåt redigering av e-postmeddelandet innan det skickas], men inte alla.

5. Klicka på [Spara].