Możesz utworzyć domyślne wiadomości e-mail dla klientów, osób zatwierdzających itp. Wiadomości e-mail mogą być wysyłane na różnych etapach przetwarzania zlecenia. Wiadomości e-mail mogą być również wysyłane na pewnych etapach przepływu pracy, np. kontroli budżetu.
To okno dialogowe zawiera ustawienia, które są częścią dwóch osobnych procedur:
Ustawienia w tym oknie dialogowym są częścią procedury konfigurowania przepływu pracy dla poczty e-mail. Pełna procedura — zobacz Konfigurowanie procesu wysyłania wiadomości e-mail.
[Dołącz raport weryfikacji plików]
To ustawienie jest częścią procedury konfigurowania przepływu pracy weryfikacji. Pełna procedura — zobacz Konfigurowanie procesu weryfikacji.
Kliknij [Przetwarzanie zlecenia] - [Konfiguracja przepływu pracy] - [Szablony wiadomości e-mail].
Wybierz szablon wiadomości e-mail, którą chcesz skonfigurować.
Kliknij język, aby skonfigurować wiadomość e-mail w tym języku. Dostępne języki są wyświetlane bezpośrednio nad polem tematu. Dostępne języki to te same, które są aktywne w programie PRISMAdirect. Zobacz: [System] - [Aktywne języki dla systemu].
Utwórz wiadomość e-mail.
Wpisz tekst. Użyj ikon, aby użyć innych typów czcionki, koloru czcionki, wyrównania tekstu itd.
Możesz dodać obrazy, na przykład logo firmy.
Możesz użyć elementów zlecenia i elementów produktu jako zmiennych. Przeciągnij zmienną w wybrane miejsce wiadomości. Zmienna jest umieszczona pomiędzy znakami „%”. Możesz też wpisać stały tekst do listu przewozowego.
Elementów produktu można używać tylko dla zadań. Przeciągnij i upuść element układu [Informacje o zadaniach (na zadanie)] na wiadomość e-mail, aby stworzyć pole tekstowe danego zadania.
Do wiadomości e-mail można też dołączyć hiperłącze. Przeciągnij [Hiperłącze do zlecenia] do wiadomości. Po kliknięciu przez klienta hiperłącza zostanie otwarta strona internetowa zawierająca dane zamówienie.
Kliknij [Przywróć domyślne], aby ponownie użyć domyślnej wiadomości e-mail. Zmiany zostaną odrzucone.
Możesz skonfigurować pliki automatycznie dołączane do wiadomości e-mail.
Wybierz opcję [Dołącz dokument], aby dołączyć ostateczną wersję dokumentu PDF do wiadomości e-mail.
Wybierz opcję [Dołącz etykiety], aby dołączyć do wiadomości e-mail etykietę zadania.
Wybierz opcję [Dołącz raport weryfikacji plików], aby dołączyć do wiadomości e-mail raport z weryfikacji.
Operator może dołączyć dodatkowe pliki do wiadomości e-mail, jeżeli włączono opcję [Zezwalaj operatorowi na dołączanie plików podczas wysyłania wiadomości e-mail]. Zobacz procedura Konfigurowanie procesu wysyłania wiadomości e-mail.
Kliknij przycisk [Podgląd wiadomości e-mail], aby sprawdzić swoją wiadomość e-mail.
Kliknij przycisk [Zapisz].
Powtórz te kroki dla wszystkich szablonów wiadomości e-mail.