U kunt standaard-e-mailberichten maken voor de klanten, fiatteurs, enzovoort. De e-mails kunnen in verschillende stadia tijdens de verwerking van een order worden verzonden. E-mails kunnen ook worden verzonden in bepaalde stadia van een workflow, bijvoorbeeld budgetbeheer.
Dit dialoogvenster bevat instellingen die deel uitmaken van twee afzonderlijke procedures:
De instellingen in dit dialoogvenster maken deel uit van de procedure voor het configureren van de e-mailworkflow. Zie De e-mailworkflow configureren voor de volledige procedure.
[Preflightrapport bijvoegen]
Deze instelling maakt deel uit van de procedure voor het configureren van de preflightworkflow. Zie De preflightworkflow configureren voor de volledige procedure.
Klik op [Orderverwerking] - [Werkstroomconfiguratie] - [E-mailsjablonen].
Selecteer de e-mailsjabloon die u wilt configureren.
Klik op een taal om het e-mailbericht in die taal te configureren. De beschikbare talen worden net boven het onderwerpveld weergegeven. De beschikbare talen komen overeen met de actieve talen voor PRISMAdirect. Zie: [Systeem] - [Actieve talen voor systeem].
Maak het e-mailbericht.
Typ de tekst. Gebruik de pictogrammen om verschillende lettertypen, tekstkleuren, tekstuitlijning, enzovoort te gebruiken.
U kunt afbeeldingen toevoegen, bijvoorbeeld uw bedrijfslogo.
U kunt de order- en productitems gebruiken als variabelen. Sleep de variabele naar de gewenste positie in het bericht. Een variabele wordt weergegeven tussen percentagesymbolen (%). U kunt ook een vaste tekst voor het label opgeven.
U kunt de productitems alleen gebruiken voor opdrachten. Sleep het lay-outitem [Opdrachtgegevens (per opdracht)] naar het e-mailbericht om een opdrachtspecifiek tekstvak te maken.
U kunt een hyperlink naar de order opnemen in uw e-mail. Sleep [Hyperlink naar order] naar het bericht. Als de klant op de hyperlink klikt, wordt een webpagina met de betreffende order geopend.
Klik op [Standaard herstellen] om het standaarde-mailbericht opnieuw te gebruiken. U wijzigingen worden genegeerd.
U kunt configureren welke bestanden automatisch worden toegevoegd aan het e-mailbericht.
Selecteer de optie [Voeg het document bij] om het definitieve PDF-bestand aan het e-mailbericht toe te voegen.
Selecteer de optie [De bonnen bijvoegen] om de opdrachtbon aan het e-mailbericht toe te voegen.
Selecteer de optie [Preflightrapport bijvoegen] om het preflightrapport aan het e-mailbericht toe te voegen.
De operator kan extra bestanden aan een e-mailbericht toevoegen als de optie [De operator toestaan bestanden toe te voegen aan e-mailberichten] is ingeschakeld. Zie procedure De e-mailworkflow configureren.
Klik op [Voorbeeldweergave e-mailbericht] om uw e-mailbericht te controleren.
Klik op [Opslaan].
Herhaal deze stappen voor alle e-mailsjablonen.