Voit luoda oletussähköpostiviestit asiakkaille, hyväksyjille jne. Sähköpostiviestit voi lähettää tilauksen eri käsittelyvaiheissa. Sähköpostiviestit voi lähettää myös tietyissä työnkulun vaiheissa, kuten budjetin hallinnassa.
Tässä valintaikkunassa on asetuksia, jotka kuuluvat kahteen erilliseen toimenpiteeseen:
Tämän valintaikkunan asetukset ovat osa toimenpidettä, jolla sähköpostin työnkulku määritetään. Kaikki toimenpiteet on kuvattu kohdassa Sähköpostin työnkulun määrittäminen.
[Liitä esitarkastusraportti]
Tämä asetus on osa toimenpidettä, jolla tulostusvalmiustarkastuksen työnkulku määritetään. Kaikki toimenpiteet on kuvattu kohdassa Määritä tulostusvalmiustarkistuksen työnkulku.
Valitse [Tilausten käsittely] - [Työnkulun kokoonpano] - [Sähköpostimallit].
Valitse määritettävä sähköpostiviestin malli.
Napsauta kieltä ja määritä sitten sähköpostiviesti valitulla kielellä. Käytettävissä olevat kielet näytetään aihekentän yläpuolella. Valittavissa olevat kielet määräytyvät kohteen PRISMAdirect aktiivisten kielten mukaan. Katso: [Järjestelmä] - [Järjestelmän aktiiviset kielet].
Luo sähköpostiviesti.
Kirjoita teksti. Kuvakkeiden avulla voit käyttää erilaisia fonttityyppejä, -värejä, tekstin tasausta jne.
Voit lisätä kuvia, esimerkiksi yrityksen logon.
Voit käyttää muuttujina tilaus- ja tuotekohteita. Vedä ja pudota muuttuja viestiin haluamaasi kohtaan. Muuttuja ilmaistaan '%'-merkeillä. Voit myös kirjoittaa osoitetarrassa käytettävän kiinteän tekstin.
Tuotteiden muuttujia voidaan käyttää vain töissä. Voit luoda työkohtaisen tekstiruudun vetämällä ja pudottamalla asettelukohteen [Työn tiedot (per työ)] sähköpostiviestiin.
Sähköpostiviestiin voi lisätä tilaukseen johtavan hyperlinkin. Vedä ja pudota [Hyperlinkki tilaukseen] viestiin. Kun asiakas napsauttaa hyperlinkkiä, kyseisen tilauksen verkkosivu avautuu.
Valitse [Palaa oletuksiin], jos haluat käyttää taas oletussähköpostiviestiä. Muutokset hylätään.
Voit määrittää, mitkä tiedostot liitetään sähköpostiviestiin automaattisesti.
Vaihtoehdolla [Liitä tiedosto] voit liittää sähköpostiviestiin lopullisen PDF-asiakirjan.
Vaihtoehdolla [Liitä pyynnöt] voit liittää sähköpostiviestiin tulostuspyynnön.
Vaihtoehdolla [Liitä esitarkastusraportti] voit liittää sähköpostiviestiin tulostusvalmiustarkistusraportin.
Käyttäjä voi liittää sähköpostiviestiin lisätiedostoja, kun asetus [Salli operaattorin liittää tiedostoja lähetettäviin sähköposteihin] on otettu käyttöön. Katso ohjetta Sähköpostin työnkulun määrittäminen.
Jos haluat tarkistaa sähköpostiviestisi, napsauta [Sähköpostin esikatselu].
Napsauta [Tallenna].
Toista nämä vaiheet kaikkien sähköpostimallien osalta.