Konfigurere e-postmalene

Du kan opprette standard-e-poster for kunder, godkjennere osv. E-postene kan sendes på ulike stadier i ordrebehandlingen. E-poster kan sendes på forskjellige trinn i en arbeidsflyt, for eksempel budsjettkontroll. PRISMAdirect bekrefter ikke om Til...-e-postadresser er riktige.

Denne dialogboksen inneholder innstillinger som er del av to separate prosedyrer:

• Innstillingene i denne dialogboksen er del av prosedyren for konfigurering av arbeidsflyten for e-post. Du finner den fullstendige prosedyren i Konfigurere arbeidsflyt for e-post.

• [Legg ved preflight-rapport]

  Denne innstillingen er en del av prosedyren for å konfigurere preflight-arbeidsflyten. Du finner den fullstendige prosedyren i Konfigurere arbeidsflyt for preflight.

Opprett standard e-postmeldinger

1. Klikk på [Ordrebehandling] - [Arbeidsflytkonfigurasjon] - [E-postmaler].

2. Velg e-postmalen du vil konfigurere.

3. Klikk på et språk for å konfigurere e-postmeldingen på dette språket. Tilgjengelige språk vises rett ovenfor tekstfeltet. De tilgjengelige språkene er de samme som de aktive språkene for PRISMAdirect. Se: [System] - [Aktive språk for systemet].

4. Du kan bruke variabler fra listen over ordreelementer og/eller produktelementer. Dra og slipp variabelen i ønsket posisjon i meldingen. Variabler angis med %-symboler. Du kan også skrive inn en fast tekst i etiketten.

   Du kan bruke produktelementene bare for jobber. Dra og slipp layoutelementet [Jobbinformasjon (for hver jobb)] i e-postmeldingen for å opprette en bestemt tekstboks for jobben.

   Du kan inkludere en hyperkobling til ordren i e-postmeldingen. Dra og slipp [Hyperkobling til ordre] i meldingen. Når kunden klikker på koblingen, åpnes en nettside som inneholder den aktuelle ordren.

   Klikk på [Gå tilbake til standard] hvis du vil bruke standard-e-postmeldingen igjen. Endringene vil bli forkastet.

5. Du kan angi hvilke filer som automatisk skal legges ved i e-postmeldingen.

   • Velg alternativet [Legg ved dokumentet] hvis du vil legge ved det endelige PDF-dokumentet i e-postmeldingen.

   • Velg alternativet [Legg ved billettene] hvis du vil legge ved jobbkortet i e-postmeldingen.

   • Velg alternativet [Legg ved preflight-rapport] hvis du vil legge ved preflight-rapporten i e-postmeldingen.

   Når alternativet [Tillat operatøren å legge ved filer i e-post] er aktivert, kan du legge ved ytterligere filer i en e-postmelding. Se fremgangsmåten for Konfigurere arbeidsflyt for e-post.

6. Klikk på [Lagre].

7. Gjenta disse trinnene for alle e-postmalene.