存取管理是印表機的標配功能，並可透過使用者驗證選項來啟用或停用此功能。存取管理設計用於幫助防止未經授權的存取敏感的列印工作和資訊。只有工作的擁有者可以存取該工作。
啟用使用者驗證功能後：
在系統使用者面板上執行工作擁有者驗證並釋放工作以進行列印之前，將不會列印工作擁有者所傳送的敏感打印工作。
列印工作將會儲存在印表機中，只有工作擁有者可以存取它們。
只有在系統使用者面板上執行使用者驗證之後，才可執行複印及掃描作業。
可使用三種不同的方法進行使用者驗證：
使用者名稱和密碼：
印表機使用者面板上需要使用者名稱和密碼。
智慧卡：
必須將有效的智慧卡插入智慧卡讀卡器（已插入印表機的 USB 埠）。
感應卡：
必須將有效的感應卡置於靠近感應卡讀卡器的位置（已插入 USB 插座）。
這些驗證方法適用於含有 Microsoft Active Directory 的基於 Windows 的環境。
掃描到和列印自首頁資料夾選項適用於使用者名稱和密碼方法。在印表機使用者面板上進入驗證後，您可以依照在 Microsoft Active Directory 上設定自己帳戶的方式，將檔案掃描到（或列印檔案自）網絡上的首頁目錄。您可以使用驗證透過 LDAP 協定存取首頁目錄。對於掃描到首頁選項，只有在任何工作站上驗證自己的帳戶之後，才可擷取位於首頁資料夾中的掃描。
註
首頁資料夾是個人化的安全外部位置，必須由資訊部門將這個資料夾整合到基礎架構內才能供您使用。