Gestion de centres de coûts par boutique en ligne

Vous pouvez gérer les budgets pour les utilisateurs et les groupes d'utilisateurs. Vous devez créer un ou plusieurs centres de coûts pour chaque boutique en ligne. Vous devez attribuer un budget à chaque centre de coûts. Ensuite, vous pouvez attribuer un ou plusieurs utilisateurs et groupes d'utilisateurs à chaque centre de coûts. Pour les utilisateurs affectés, les prix de leurs commandes sont déduits du budget. Vous pouvez fixer un prix maximum pour une commande pour chaque utilisateur ou groupe d'utilisateurs. Un approbateur doit accepter ou rejeter la commande lorsque le prix dépasse le prix maximal. L'acceptation ou le refus ne s'applique qu'au prix d'une commande entière. Un approbateur ne peut pas accepter ou refuser les prix des travaux séparés dans une commande.

REMARQUE

Lorsque le workflow du paiement est activé, le workflow de gestion du budget est alors désactivé.

Vous pouvez aussi configurer une interface entre le serveur de PRISMAdirect et le serveur de uniFLOW. Le serveur de uniFLOW gère alors les centres de coûts et le cycle de traitement d'approbation des prix. Voir Configuration de l'interface uniFLOW

Les paramètres dans cette boîte de dialogue font partie de la procédure de configuration du workflow de gestion du budget. Pour la procédure complète, se reporter à Configuration du workflow de gestion du budget.

Budget : disponible, réservé et dépensé

Vous pouvez modifier le budget disponible et vous pouvez réinitialiser le budget dépensé. Le budget réservé est une étape dans le cycle de traitement d'approbation et ne peut donc pas être réinitialisé ou modifié.

• Budget disponible :

  Budget total disponible pour les utilisateurs du site web.

• Budget dépensé :

  Montant dépensé jusqu'à présent par tous les utilisateurs du centre de coûts concerné. Vous pouvez réinitialiser le budget dépensé par centre de coûts manuellement.

• Budget réservé :

  Un utilisateur a passé une commande d'un montant de 10 USD. L'approbateur doit accepter ou refuser le prix de la commande. En attendant l'acceptation ou le refus, le montant de 10 USD est ajouté au budget réservé.

  • Lorsque la commande est acceptée, le montant de 10 USD est transféré au budget dépensé.

  • Lorsque la commande est refusée, le montant de 10 USD est transféré au budget disponible.

Création d'un ou de plusieurs centres de coûts par boutique en ligne

1. Cliquez sur [Boutique en ligne] - <boutique en ligne> - [Tarification] - [Centres de coûts].

2. Cliquez sur [Nouveau centre de coûts] afin de créer le centre de coûts de niveau supérieur.

   Cliquez sur l'icône + pour ajouter un centre de coûts.

3. Indiquez une description et un nom pour le centre de coûts.

   Vous pouvez utiliser les caractères : 'a - z', 'A - Z', '0 - 9', '_' . Les espaces sont autorisés pour le nom.

4. Définissez l'adresse électronique de l'approbateur pour ce centre de coûts. Utilisez un point-virgule pour séparer plusieurs adresses électroniques.

   L'approbateur reçoit un message électronique lorsque le budget dépensé dépasse le seuil spécifié.

5. Définissez le budget disponible pour le centre de coûts.

6. [Envoyer un avertissement au seuil [%] :]

   Définissez un pourcentage du budget disponible. L'approbateur reçoit un message électronique lorsque le budget dépensé dépasse le seuil spécifié. L'approbateur peut augmenter ou diminuer le budget disponible ou réinitialiser le budget dépensé.

   Vous pouvez modifier le message électronique, voir [Traitement des commandes] - [Configuration du cycle de traitement] - [Modèles de messages électroniques].

7. [Utiliser le centre de coûts de niveau inférieur :]

   Vous pouvez, par exemple créer un centre de coûts de niveau supérieur qui contient le budget total. Vous créez ensuite un centre de coûts par service. Le centre de coûts pour chaque service utilise une partie du budget total. Lorsque vous activez cette option pour le centre de coûts de niveau supérieur, les utilisateurs peuvent uniquement sélectionner l'un des centres de coûts du service.

8. Sélectionnez le centre de coûts par défaut.

   Lorsque plusieurs centres de coûts sont affectés à une boutique en ligne, vous pouvez sélectionner le centre de coûts par défaut pour cette boutique en ligne. Les clients peuvent sélectionner n'importe quel centre de coûts de la boutique en ligne.

9. Cliquez sur [Enregistrer].

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