Een nieuwe order maken:

U kunt namens een klant een nieuwe order maken.

1. Klik op [Nieuwe order].

2. Wijs de order toe aan de juiste klant in de juiste webshop:

   1. Selecteer de webshop.

      De geselecteerde webshop brengt de order bij de klant in rekening.

   2. Selecteer de webserver met de webshop.

   3. Selecteer een LDAP-server of de lokale database van PRISMAdirect om de klant te vinden. De naam van de lokale database is [Lokale gebruikers].

   4. Selecteer de klant.

   5. Klik op [Bevestigen].

3. Vul de orderbon in.

   Op orderniveau worden de items door de zakelijke gegevens gedefinieerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de ordernaam, het bezorgadres, de factureringsinformatie etc.

   Verplichte bonitems zijn gemarkeerd met een stip. U moet deze verplichte items invullen.

   Klik naast het venster waarin de bonitems worden weergegeven om uw wijzigingen op te slaan.

4. Voeg een of meer opdrachten toe aan de order.

   1. Klik op [Opdracht toevoegen].

      In het rechterdeelvenster worden de producten weergegeven die beschikbaar zijn voor de operator.

   2. Selecteer een product om de opdracht te maken. Welke bestandsopties en bonitems beschikbaar zijn voor de opdracht, is afhankelijk van het product dat is geselecteerd.

   3. De sectie [Bestanden] bevat een knop [Bladeren] of een knop [Bestand selecteren].

      • Bladeren: u kunt een of meer bestanden toevoegen.

      • Bestand selecteren: u kunt slechts één bestand uit een speciale map toevoegen.

      U kunt niet altijd een bestand toevoegen wanneer het product een vast document bevat. Het vaste document wordt door de systeembeheerder toegevoegd aan het product. De systeembeheerder kan de optie [De operator toestaan de bestanden van opdrachten te wijzigen] in de werkruimte [Configuratie] echter inschakelen. Vervolgens kunt u inhoud toevoegen aan of wijzigen in een product met een vast document.

      Bestandstype	Acties
      [Digitaal bestand]	Blader naar het bestand en klik op [Openen]. U kunt ook bestanden naar het gebied [Bestanden] slepen en neerzetten. U kunt diverse bestandstypen aan uw opdracht toevoegen. De systeembeheerder bepaalt welke bestandstypen u kunt toevoegen en vanuit welke bestandsbronnen u bestanden kunt toevoegen. Voor elk toegestane bestandstype moet de operator over een toepassing beschikken waarmee het bestandstype kan worden geopend. Er verschijnt een foutbericht wanneer u een bestandtype selecteert dat niet wordt ondersteund. Voor elk PDF-bestand: Tijdens de automatische kleurdetectie worden het aantal kleurenpagina's en het aantal zwart-witpagina's berekend. Het pictogram verschijnt als u de aanwijzer van de muis over het bestand beweegt. Voor elk niet-PDF-bestand: Klik op het pictogram dat hieronder wordt weergegeven om het aantal kleurenpagina's en zwart-witpagina's in te stellen. Het pictogram verschijnt als u de aanwijzer van de muis over het bestand beweegt. De kosten van de opdracht kunnen worden gebaseerd op het aantal kleurenpagina's, het aantal zwart-witpagina's en de informatie in de opdrachtbon.
      [Papieren origineel]	Typ een naam voor het bestand. U kunt een opdracht zonder bijgevoegd bestand verzenden. Er wordt alleen een opdrachtbon verzonden. De klant kan het papieren origineel vervolgens naar de repro verzenden, bijvoorbeeld via de interne post. De optie [Papieren origineel] wordt ook gebruikt voor kopieeropdrachten. Voor accountingdoeleinden kunnen dergelijke opdrachten worden toegevoegd aan een afdrukopdracht.
      [Ander digitaal bestand]	Typ een naam voor het bestand. U kunt een opdracht zonder bijgevoegd bestand verzenden. Er wordt alleen een opdrachtbon verzonden. U kunt deze optie gebruiken wanneer het digitale bestand nog niet kan worden toegevoegd aan de opdracht. Bijvoorbeeld een digitaal bestand op een cd. De klant kan het andere digitale bestand naar de repro verzenden, bijvoorbeeld via de interne post.

      OPMERKING

      U kunt een bestand bewerken door te klikken op het potloodpictogram. Het bestand wordt dan geopend met de bijbehorende toepassing. U kunt het bestand niet bewerken als er geen toepassing bij het bestandstype hoort.

5. Vul de opdrachtbon in.

   U kunt de waarden voor de beschikbare opdrachtbonitems opgeven. De opdrachtbon bevat de uitvoerinstellingen, het aantal exemplaren, enzovoort. De uitvoerinstellingen bepalen hoe de opdracht wordt geproduceerd. U kunt bijvoorbeeld het vereiste materiaal en het aantal exemplaren opgeven.

   De verplichte instellingen zijn zichtbaar gemarkeerd.

6. Klik op [Verzenden].

   Elk niet-PDF-bestand wordt door de toepassing automatisch geconverteerd naar een PDF-bestand.

   Als de opdracht meerdere bestanden bevat, worden de PDF-bestanden automatisch samengevoegd tot één document. Hoe de bestanden worden samengevoegd, hangt af van de volgorde van de bestanden. U kunt een bestand naar de juiste positie slepen.

   De order en de bijbehorende opdrachten worden gemaakt met [Communicatiestatus] = [Nieuw].