Pode gerir os orçamentos dos utilizadores e dos grupos de utilizadores. Tem de criar um ou mais centros de custos para cada loja Web. Tem de atribuir um orçamento para cada centro de custos. Em seguida, pode atribuir um ou mais utilizadores e grupos de utilizadores a cada centro de custos. Para os utilizadores atribuídos, os preços das respetivas encomendas são deduzidos do orçamento. Pode definir um preço máximo para uma encomenda para cada utilizador ou grupo de utilizadores. Um aprovador tem de aceitar ou rejeitar a encomenda quando o preço exceder o preço máximo. Aceitar ou rejeitar aplica-se apenas ao preço de uma encomenda na íntegra. Um aprovador não pode aceitar ou rejeitar os preços dos trabalhos separados numa encomenda.
NOTA
Quando o fluxo de trabalho de pagamento estiver ativado, o fluxo de trabalho de gestão de orçamento fica desativado.
Este tópico descreve a configuração completa do fluxo de trabalho de gestão do orçamento.
É necessário configurar os centros de custo na área de trabalho do [Configuração]:
Crie um ou mais centros de custo por loja web
Atribuir os centros de custo a utilizadores e grupos de utilizadores por loja Web
Tem de configurar as definições de aprovação do preço na área de trabalho do [Configuração]:
Configurar o preço máximo predefinido de uma encomenda por loja Web
Configurar o preço máximo de uma encomenda para os utilizadores e grupos de utilizadores por loja Web
Pde configurar o preço máximo de uma encomenda para os utilizadores e grupos de utilizadores por loja Web. Estas definições personalizadas substituem o preço máximo predefinido de uma encomenda por loja Web.
Opcionalmente, pode definir uma interface entre o servidor PRISMAdirect e o servidor uniFLOW. Em seguida, o servior uniFLOW gere os centros de custos e o fluxo de trabalho de aprovação do preço.
É possível alterar o orçamento disponível e pode repor orçamento gasto. O orçamento reservado é uma etapa do fluxo de trabalho de aprovação e, por isso, não pode ser reposto nem alterado.
Orçamento disponível:
O orçamento total disponível para os utilizadores do Web site.
Orçamento gasto:
O valor gasto até à data por todos os utilizadores do centro de custos em questão. Pode repor manualmente o orçamento gasto por centro de custos.
Orçamento reservado:
Um utilizador enviou uma encomenda com um custo de $10,-. O aprovador tem de aceitar ou rejeitar o preço da encomenda. Ao aguardar aceitação ou rejeição, o valor de $10,- é adicionado ao orçamento reservado.
Quando a encomenda for aceite, o valor de $10,- passa o orçamento gasto.
Quando a encomenda for rejeitada, o valor de $10,- passa para o orçamento disponível.
Clique em [Loja na Web] - <loja web> - [Cálculo do preço] - [Centros de custos].
Clique em [Novo centro de custos] para criar o centro de custos de nível superior.
Para adicionar um centro de custos, clique no ícone de mais.
Introduza um nome e uma descrição para o centro de custos.
Pode utilizar os caracteres: 'a - z', 'A - Z', '0 - 9', '_' . São permitidos espaços para o nome.
Defina o endereço de e-mail do aprovador para este centro de custos. Utilize um ponto e vírgula para separar os vários endereços de e-mail.
O aprovador recebe um e-mail quando o orçamento gasto ultrapassar o limite estabelecido.
Defina o orçamento disponível para o centro de custos.
[Enviar aviso no limite de [%]:]
Defina a percentagem de orçamento disponível. O aprovador recebe um e-mail quando o orçamento gasto ultrapassar o limite estabelecido. O aprovador pode aumentar ou baixar o orçamento disponível, ou redefinir o orçamento gasto.
Pode editar a mensagem de e-mail. Consulte [Processamento de pedidos] - [Configuração do fluxo de trabalho] - [Modelos de e-mail].
[Utilizar centro de custos um nível abaixo:]
Por exemplo, pode criar um centro de custos de nível superior que contém o orçamento total. Em seguida, crie um centro de custos por departamento. O centro de custos de cada departamento utiliza parte do orçamento total. Quando ativa esta opção para o centro de custo de nível superior, os utilizadores apenas podem selecionar um dos centros de custos departamentais.
Selecione o centro de custos padrão.
Quando são atribuídos vários centros de custos a uma loja Web, pode selecionar o centro de custos predefinido para essa loja Web. Os clientes podem selecionar qualquer dos centros de custos da loja Web.
Clique em [Guardar].
Para atribuir utilizadores, clique em [Gestão de utilizadores] - [Utilizadores] - [Centros de custos] - <loja web>.
Para atribuir grupos de utilizadores, clique em [Gestão de utilizadores] - [Grupos de utilizadores] - [Centros de custos] - <loja web>.
Seleccione um utilizador.
São apresentados os centros de custos disponíveis para o utilizador.
Clique na caixa de verificação para atribuir um centro de custos ao utilizador.
Pode atribuir vários centros de custos ao utilizador. Os centros de custos são adicionados a [Centros de custos atribuídos].
Clique no ícone Ver para ver a configuração do centro de custos. O ícone aparece quando se posiciona o ponteiro do rato sobre um centro de custos.
Desmarque os centros de custos que pretende desassociar do utilizador, na secção [Centros de custos disponíveis].
Também pode clicar no ícone Eliminar, na secção [Centros de custos atribuídos]. O ícone aparece quando se posiciona o ponteiro do rato sobre um centro de custos.
Clique em [Guardar].
Clique em [Loja na Web] - <loja web> - [Cálculo do preço] - [Fluxo de trabalho de aprovação do preço].
Clique em [Nível novo].
Defina o preço máximo de uma encomenda para o nível atual. Pode escrever um valor na caixa giratória.
Configure o endereço de e-mail do aprovador do nível atual. Utilize um ponto e vírgula para separar os vários endereços de e-mail.
O aprovador recebe um e-mail quando o preço de uma encomenda ultrapassar o preço máximo para o nível atual. O aprovador do nível atual tem de aprovar ou rejeitar a encomenda. Se o custo ultrapassar o valor máximo do nível seguinte, a encomenda também terá de ser aprovada ou rejeitada por um aprovador desse nível.
NOTA
O aprovador do nível 1 pode remeter o formulário de aprovação para o aprovador do nível 2.
Clique no botão [Nível novo] para definir o preço máximo para o nível novo. O preço máximo do novo nível tem de ser mais alto do que o preço máximo do nível anterior.
[Permitir a um aprovador a aceitação em nome de aprovadores de nível superior]
Quando ativa esta opção, cada aprovador de custo pode sempre aceitar ou rejeitar uma encomenda, independentemente do seu preço.
Clique em [Guardar].
Pde configurar o preço máximo de uma encomenda para os utilizadores e grupos de utilizadores por loja Web. Estas definições personalizadas substituem o preço máximo predefinido de uma encomenda por loja Web.
Para personalizar o preço máximo de uma encomenda para:
Utilizadores: clique em [Gestão de utilizadores] - [Utilizadores] - [Fluxo de trabalho de aprovação do preço] - <loja web>.
Grupos de utilizadores: clique em [Gestão de utilizadores] - [Grupos de utilizadores] - [Fluxo de trabalho de aprovação do preço] - <loja web>.
Selecione um utilizador ou grupo de utilizadores.
Clique em [Nível novo].
Defina o preço máximo de uma encomenda para o nível atual. Pode escrever um valor na caixa giratória.
Configure o endereço de e-mail do aprovador do nível atual. Utilize um ponto e vírgula para separar os vários endereços de e-mail.
O aprovador recebe um e-mail quando o preço de uma encomenda ultrapassar o preço máximo para o nível atual. O aprovador do nível atual tem de aprovar ou rejeitar a encomenda. Se o custo ultrapassar o valor máximo do nível seguinte, a encomenda também terá de ser aprovada ou rejeitada por um aprovador desse nível.
NOTA
O aprovador do nível 1 pode remeter o formulário de aprovação para o aprovador do nível 2.
Clique no botão [Nível novo] para definir o preço máximo para o nível novo. O preço máximo do novo nível tem de ser mais alto do que o preço máximo do nível anterior.
[Permitir a um aprovador a aceitação em nome de aprovadores de nível superior]
Quando ativa esta opção, cada aprovador de custo pode sempre aceitar ou rejeitar uma encomenda, independentemente do seu preço.
Clique em [Guardar].