Vous pouvez gérer les budgets pour les utilisateurs et les groupes d'utilisateurs. Vous devez créer un ou plusieurs centres de coûts pour chaque boutique en ligne. Vous devez attribuer un budget à chaque centre de coûts. Ensuite, vous pouvez attribuer un ou plusieurs utilisateurs et groupes d'utilisateurs à chaque centre de coûts. Pour les utilisateurs affectés, les prix de leurs commandes sont déduits du budget. Vous pouvez fixer un prix maximum pour une commande pour chaque utilisateur ou groupe d'utilisateurs. Un approbateur doit accepter ou rejeter la commande lorsque le prix dépasse le prix maximal. L'acceptation ou le refus ne s'applique qu'au prix d'une commande entière. Un approbateur ne peut pas accepter ou refuser les prix des travaux séparés dans une commande.
REMARQUE
Lorsque le workflow du paiement est activé, le workflow de gestion du budget est alors désactivé.
Cette rubrique décrit la configuration complète du flux de traitement de gestion du budget.
Vous devez configurer les centres de coûts dans l'espace de travail [Configuration] :
Création d'un ou de plusieurs centres de coûts par boutique en ligne
Attribution de centres de coûts à des utilisateurs et des groupes d’utilisateurs par boutique en ligne
Vous devez configurer les paramètres d'approbation des prix dans l'espace de travail [Configuration] :
Configuration du prix maximum par défaut d'une commande par boutique en ligne
Configuration du prix maximum d'une commande pour les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs par boutique en ligne
Vous pouvez configurer le prix maximum d'une commande pour les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs par boutique en ligne. Ces paramètres personnalisés remplacent le prix maximum par défaut d'une commande par boutique en ligne.
Vous pouvez aussi configurer une interface entre le serveur de PRISMAdirect et le serveur de uniFLOW. Le serveur de uniFLOW gère alors les centres de coûts et le cycle de traitement d'approbation des prix.
Vous pouvez modifier le budget disponible et vous pouvez réinitialiser le budget dépensé. Le budget réservé est une étape dans le cycle de traitement d'approbation et ne peut donc pas être réinitialisé ou modifié.
Budget disponible :
Budget total disponible pour les utilisateurs du site web.
Budget dépensé :
Montant dépensé jusqu'à présent par tous les utilisateurs du centre de coûts concerné. Vous pouvez réinitialiser le budget dépensé par centre de coûts manuellement.
Budget réservé :
Un utilisateur a passé une commande d'un montant de 10 USD. L'approbateur doit accepter ou refuser le prix de la commande. En attendant l'acceptation ou le refus, le montant de 10 USD est ajouté au budget réservé.
Lorsque la commande est acceptée, le montant de 10 USD est transféré au budget dépensé.
Lorsque la commande est refusée, le montant de 10 USD est transféré au budget disponible.
Cliquez sur [Boutique en ligne] - <boutique en ligne> - [Tarification] - [Centres de coûts].
Cliquez sur [Nouveau centre de coûts] afin de créer le centre de coûts de niveau supérieur.
Cliquez sur l'icône + pour ajouter un centre de coûts.
Indiquez une description et un nom pour le centre de coûts.
Vous pouvez utiliser les caractères : 'a - z', 'A - Z', '0 - 9', '_' . Les espaces sont autorisés pour le nom.
Définissez l'adresse électronique de l'approbateur pour ce centre de coûts. Utilisez un point-virgule pour séparer plusieurs adresses électroniques.
L'approbateur reçoit un message électronique lorsque le budget dépensé dépasse le seuil spécifié.
Définissez le budget disponible pour le centre de coûts.
[Envoyer un avertissement au seuil [%] :]
Définissez un pourcentage du budget disponible. L'approbateur reçoit un message électronique lorsque le budget dépensé dépasse le seuil spécifié. L'approbateur peut augmenter ou diminuer le budget disponible ou réinitialiser le budget dépensé.
Vous pouvez modifier le message électronique, voir [Traitement des commandes] - [Configuration du cycle de traitement] - [Modèles de messages électroniques].
[Utiliser le centre de coûts de niveau inférieur :]
Vous pouvez, par exemple créer un centre de coûts de niveau supérieur qui contient le budget total. Vous créez ensuite un centre de coûts par service. Le centre de coûts pour chaque service utilise une partie du budget total. Lorsque vous activez cette option pour le centre de coûts de niveau supérieur, les utilisateurs peuvent uniquement sélectionner l'un des centres de coûts du service.
Sélectionnez le centre de coûts par défaut.
Lorsque plusieurs centres de coûts sont affectés à une boutique en ligne, vous pouvez sélectionner le centre de coûts par défaut pour cette boutique en ligne. Les clients peuvent sélectionner n'importe quel centre de coûts de la boutique en ligne.
Cliquez sur [Enregistrer].
Pour attribuer des utilisateurs, cliquez sur [Gestion de l'utilisateur] - [Utilisateurs] - [Centres de coûts] - <boutique en ligne>.
Pour attribuer des groupes d’utilisateurs, cliquez sur [Gestion de l'utilisateur] - [Groupes d'utilisateurs] - [Centres de coûts] - <boutique en ligne>.
Sélectionnez un utilisateur.
Les centres de coûts disponibles pour l'utilisateur apparaissent.
Cliquez sur la case à cocher pour affecter un centre de coûts à l'utilisateur.
Vous pouvez attribuer plusieurs centres de coûts à l'utilisateur. Les centres de coûts sont ajoutés aux [Centres de coûts affectés].
Cliquez sur l'icône visualiser pour afficher la configuration du centre de coûts. L'icône s'affiche lorsque vous passez le pointeur de la souris sur un centre de coûts.
Désélectionnez les centres de coûts que vous souhaitez supprimer pour l'utilisateur dans la section [Centres de coûts disponibles].
Ou vous pouvez cliquer sur l'icône de suppression dans la section [Centres de coûts affectés]. L'icône s'affiche lorsque vous passez le pointeur de la souris sur un centre de coûts.
Cliquez sur [Enregistrer].
Cliquez sur [Boutique en ligne] - <boutique en ligne> - [Tarification] - [Cycle de traitement d'approbation du prix].
Cliquez sur [Nouveau niveau].
Définissez le prix maximum d’une commande pour le niveau actuel. Vous pouvez taper une valeur dans le bouton fléché.
Définissez l'adresse électronique de l'approbateur pour le niveau actuel. Utilisez un point-virgule pour séparer plusieurs adresses électroniques.
L'approbateur reçoit un message électronique lorsque le prix de la commande dépasse le prix maximum pour le niveau actuel. L'approbateur du niveau actuel doit approuver ou rejeter la commande. Si le prix dépasse le prix maximum du niveau suivant, un approbateur de ce niveau doit aussi approuver ou refuser la commande.
REMARQUE
L'approbateur du niveau 1 peut transmettre le formulaire d'approbation à l'approbateur du niveau 2.
Cliquez sur le bouton [Nouveau niveau] pour définir un prix maximum pour le nouveau niveau. Le prix maximum du nouveau niveau doit être supérieur au prix maximum du niveau précédent.
[Autoriser un approbateur à accepter au nom d'approbateurs d'un niveau plus élevé]
Lorsque vous activez cette option, chaque approbateur peut toujours accepter ou refuser une commande, quel que soit le prix.
Cliquez sur [Enregistrer].
Vous pouvez configurer le prix maximum d'une commande pour les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs par boutique en ligne. Ces paramètres personnalisés remplacent le prix maximum par défaut d'une commande par boutique en ligne.
Pour personnaliser le prix maximum d'une commande pour :
Utilisateurs : cliquez sur [Gestion de l'utilisateur] - [Utilisateurs] - [Cycle de traitement d'approbation du prix] - <boutique en ligne>.
Groupes d'utilisateurs : cliquez sur [Gestion de l'utilisateur] - [Groupes d'utilisateurs] - [Cycle de traitement d'approbation du prix] - <boutique en ligne>.
Sélectionnez un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs.
Cliquez sur [Nouveau niveau].
Définissez le prix maximum d’une commande pour le niveau actuel. Vous pouvez taper une valeur dans le bouton fléché.
Définissez l'adresse électronique de l'approbateur pour le niveau actuel. Utilisez un point-virgule pour séparer plusieurs adresses électroniques.
L'approbateur reçoit un message électronique lorsque le prix de la commande dépasse le prix maximum pour le niveau actuel. L'approbateur du niveau actuel doit approuver ou rejeter la commande. Si le prix dépasse le prix maximum du niveau suivant, un approbateur de ce niveau doit aussi approuver ou refuser la commande.
REMARQUE
L'approbateur du niveau 1 peut transmettre le formulaire d'approbation à l'approbateur du niveau 2.
Cliquez sur le bouton [Nouveau niveau] pour définir un prix maximum pour le nouveau niveau. Le prix maximum du nouveau niveau doit être supérieur au prix maximum du niveau précédent.
[Autoriser un approbateur à accepter au nom d'approbateurs d'un niveau plus élevé]
Lorsque vous activez cette option, chaque approbateur peut toujours accepter ou refuser une commande, quel que soit le prix.
Cliquez sur [Enregistrer].