Sie können die Budgets für Benutzer und Benutzergruppen verwalten. Sie müssen für jeden Web-Shop mindestens eine Kostenstelle erstellen. Sie müssen jeder Kostenstelle ein Budget zuweisen. Dann weisen Sie mindestens einen Benutzer oder eine Benutzergruppe zur jeweiligen Kostenstelle zu. Für die zugewiesenen Benutzer werden die Preise ihrer Bestellungen vom Budget abgezogen. Sie können für eine Bestellung für den jeweiligen Benutzer oder die jeweilige Benutzergruppe einen Höchstpreis festlegen. Ein Befürworter muss die Bestellung annehmen oder ablehnen, wenn der Preis den Höchstpreis überschreitet. Die Annahme oder Ablehnung gilt nur für den Preis einer gesamten Bestellung. Ein Befürworter kann die Preise der einzelnen Aufträge in einer Bestellung nicht akzeptieren oder ablehnen.
HINWEIS
Wenn der Zahlungsarbeitsablauf aktiviert ist, wird der Arbeitsablauf für die Budgetverwaltung deaktiviert.
In diesem Abschnitt wird die vollständige Konfiguration des Arbeitsablaufs für die Budgetverwaltung beschrieben.
Sie müssen die Kostenstellen im [Konfiguration] -Arbeitsbereich konfigurieren:
Erstellen Sie mindestens eine Kostenstelle pro Web-Shop.
Zuweisen von Kostenstellen zu Benutzern und Benutzergruppen pro Web-Shop
Sie müssen die Einstellungen für die Preisgenehmigung im Arbeitsbereich [Konfiguration] konfigurieren.
Konfigurieren des maximalen Standardpreises einer Bestellung pro Web-Shop
Konfigurieren des maximalen Preises einer Bestellung für Benutzer und Benutzergruppen pro Web-Shop
Sie können den maximalen Preis einer Bestellung für die Benutzer und Benutzergruppen pro Web-Shop konfigurieren. Diese benutzerdefinierten Einstellungen überschreiben den standardmäßigen maximalen Preis einer Bestellung pro Web-Shop.
Sie können alternativ eine Schnittstelle zwischen dem PRISMAdirect- und dem uniFLOW-Server einrichten. Der uniFLOW-Server verwaltet dann die Kostenstellen und den Arbeitsablauf für die Preisgenehmigung.
Sie können das verfügbare Budget ändern und das verwendete Budget zurücksetzen. Das reservierte Budget ist ein Schritt im Genehmigungarbeitsablauf und kann daher nicht zurückgesetzt oder geändert werden.
Verfügbares Budget:
Das Gesamtbudget, das den Benutzern der Website zur Verfügung steht.
Ausgegebenes Budget:
Der Betrag, der bisher von allen Benutzern der betreffenden Kostenstelle ausgegeben wurde. Sie können das verwendete Budget für die einzelnen Kostenstellen manuell zurücksetzen.
Reserviertes Budget:
Ein Benutzer hat eine Bestellung im Wert von 10,- € übermittelt. Der Befürworter muss den Preis der Bestellung akzeptieren oder ablehnen. Beim Warten auf die Annahme oder Ablehnung werden die 10,- € dem reservierten Budget hinzugefügt.
Wenn die Bestellung angenommen wird, gehen die 10,- € auf das verwendete Budget über.
Wenn die Bestellung abgelehnt wird, gehen die 10,- € auf das verfügbare Budget über.
Klicken Sie auf [Web-Shop] - <Web-Shop> - [Preisgestaltung] - [Kostenstellen].
Klicken Sie auf [Neue Kostenstelle], um die Kostenstelle auf oberster Ebene zu erstellen.
Klicken Sie auf das Symbol '+', um eine Kostenstelle hinzuzufügen.
Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Kostenstelle ein.
Sie können die folgenden Zeichen verwenden: 'a - z', 'A - Z', '0 - 9', '_' . Leerzeichen sind für den Namen zulässig.
Legen Sie die E-Mail-Adresse des Befürworters für diese Kostenstelle fest. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen durch ein Semikolon.
Der Befürworter erhält eine E-Mail, wenn das ausgegebene Budget den angegebenen Schwellenwert überschritten hat.
Definieren Sie das verfügbare Budget für die Kostenstelle.
[Warnung bei Schwelle [%] senden:]
Legen Sie einen Prozentsatz für das verfügbare Budget fest. Der Befürworter erhält eine E-Mail, wenn das ausgegebene Budget den angegebenen Schwellenwert überschritten hat. Der Befürworter kann das verfügbare Budget erhöhen oder verringern sowie das ausgegebene Budget zurücksetzen.
Sie können die E-Mail-Nachrichten bearbeiten. Informationen finden Sie unter [Auftragsverarbeitung] - [Arbeitsablaufskonfiguration] - [E-Mail-Vorlagen].
[Um eine Ebene untergeordnete Kostenstelle verwenden:]
Beispielsweise können Sie ein eine Kostenstelle auf oberster Ebene erstellen, die das Gesamtbudget enthält. Anschließend erstellen Sie für jede Abteilung eine Kostenstelle. Die Kostenstellen der einzelnen Abteilungen nutzen eines Teil des Gesamtbudgets. Wenn Sie diese Option für die Kostenstelle auf oberster Ebene aktivieren, können Benutzer eine der Abteilungskostenstellen öffnen.
Wählen Sie die Standardkostenstelle aus.
Wenn einem Web-Shop mehrere Kostenstellen zugewiesen sind, können Sie die Standardkostenstelle für diesen Web-Shop auswählen. Kunden können eine beliebige Kostenstelle des Web-Shops auswählen.
Klicken Sie auf [Speichern].
Klicken Sie zum Zuweisen von Benutzern auf [Benutzerverwaltung] - [Benutzer] - [Kostenstellen] - <Web-Shop>.
Klicken Sie zum Zuweisen von Benutzergruppen auf [Benutzerverwaltung] - [Benutzergruppen] - [Kostenstellen] - <Web-Shop>.
Wählen Sie einen Benutzer aus.
Die verfügbaren Kostenstellen für den Benutzer werden angezeigt.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um dem Benutzer eine Kostenstelle zuzuweisen.
Sie können dem Benutzer mehrere Kostenstellen zuweisen. Die Kostenstellen werden dem [Zugewiesene Kostenstellen] hinzugefügt.
Klicken Sie auf die Anzeigesymbol, um die Konfiguration der Kostenstelle anzuzeigen. Das Symbol wird eingeblendet, wenn Sie den Mauszeiger über eine Kostenstelle bewegen.
Heben Sie die Auswahl der Kostenstellen im Bereich [Verfügbare Kostenstellen] auf, die Sie von dem Benutzer entfernen möchten.
Sie können auch im Bereich [Zugewiesene Kostenstellen] auf das Löschsymbol klicken. Das Symbol wird eingeblendet, wenn Sie den Mauszeiger über eine Kostenstelle bewegen.
Klicken Sie auf [Speichern].
Klicken Sie auf [Web-Shop] - <Web-Shop> - [Preisgestaltung] - [Preisgenehmigungsarbeitsablauf].
Klicken Sie auf [Neue Ebene].
Legen Sie den maximalen Preis einer Bestellung für die aktuelle Ebene fest. Sie können einen Wert in das Drehfeld eingeben.
Legen Sie die E-Mail-Adresse des Befürworters für die aktuelle Ebene fest. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen durch ein Semikolon.
Der Befürworter erhält eine E-Mail, wenn der Preis der Bestellung den Höchstpreis für die aktuelle Ebene überschreitet. Der Befürworter der aktuellen Ebene muss die Bestellung genehmigen oder ablehnen. Wenn der Preis den maximalen Preis der nächsten Ebene überschreitet, muss außerdem ein Befürworter dieser Ebene die Bestellung genehmigen oder ablehnen.
HINWEIS
Der Befürworter der Ebene 1 kann das Genehmigungsformular an den Befürworter der Ebene 2 weiterleiten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Neue Ebene], um den maximalen Preis für die neue Ebene festzulegen. Der maximale Preis der nächsten Ebene müssen höher sein, als der maximale Preis der vorherigen Ebene.
[Dem Befürworter das Akzeptieren im Namen von Befürwortern auf höherer Ebene gestatten]
Wenn Sie diese Option aktivieren, kann jeder Befürworter jederzeit eine Bestellung unabhängig vom Preis genehmigen oder ablehnen.
Klicken Sie auf [Speichern].
Sie können den maximalen Preis einer Bestellung für die Benutzer und Benutzergruppen pro Web-Shop konfigurieren. Diese benutzerdefinierten Einstellungen überschreiben den standardmäßigen maximalen Preis einer Bestellung pro Web-Shop.
So passen Sie die maximalen Preise einer Bestellung für Folgendes an:
Benutzer: Klicken Sie auf [Benutzerverwaltung] - [Benutzer] - [Preisgenehmigungsarbeitsablauf] - <Web-Shop>.
Benutzergruppen: Klicken Sie auf [Benutzerverwaltung] - [Benutzergruppen] - [Preisgenehmigungsarbeitsablauf] - <Web-Shop>.
Wählen Sie einen Benutzer oder eine Benutzergruppe aus.
Klicken Sie auf [Neue Ebene].
Legen Sie den maximalen Preis einer Bestellung für die aktuelle Ebene fest. Sie können einen Wert in das Drehfeld eingeben.
Legen Sie die E-Mail-Adresse des Befürworters für die aktuelle Ebene fest. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen durch ein Semikolon.
Der Befürworter erhält eine E-Mail, wenn der Preis der Bestellung den Höchstpreis für die aktuelle Ebene überschreitet. Der Befürworter der aktuellen Ebene muss die Bestellung genehmigen oder ablehnen. Wenn der Preis den maximalen Preis der nächsten Ebene überschreitet, muss außerdem ein Befürworter dieser Ebene die Bestellung genehmigen oder ablehnen.
HINWEIS
Der Befürworter der Ebene 1 kann das Genehmigungsformular an den Befürworter der Ebene 2 weiterleiten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Neue Ebene], um den maximalen Preis für die neue Ebene festzulegen. Der maximale Preis der nächsten Ebene müssen höher sein, als der maximale Preis der vorherigen Ebene.
[Dem Befürworter das Akzeptieren im Namen von Befürwortern auf höherer Ebene gestatten]
Wenn Sie diese Option aktivieren, kann jeder Befürworter jederzeit eine Bestellung unabhängig vom Preis genehmigen oder ablehnen.
Klicken Sie auf [Speichern].